Das Elektronische Gästeblatt: Nur ein einfaches Formular

vor mehr als 1 Jahr

Die Gästeblatt Daten werden beim Einschecken des Gastes in der online Hotelsoftware erfasst und dann per XML Schnittstelle an die Server, die Touristik Center Austria Plattform weitergereicht. Jedes Hotel bekommt dort vom Tourismusverband einen Nummernkreis für die Gästeblätter zugeteilt. Dieser wird in den Hotel-Stammdaten eingetragen, wie auch die Nummer der Gemeinde und des Betriebes und die Zugangsdaten. Dann kann es schon losgehen.

Man sucht eine Reservierung vom Belegungsplan oder von der Ankunftsliste heraus und klickt auf den Reiter "Gästeblatt anlegen". Ein Web-Formular zum vervollständigen der Daten für das elektronische Gästeblatt erscheint. Die Anzahl der Personen in der Buchung werden herangezogen um weitere Felder für die Erfassung aller Personen bereitzustellen.

Die Informationen über die ankommenden Gäste, wie Anrede, Titel, Name, Reisedokument, Beruf & Adresse wird aus den bestehenden Reservierungen und dem Personen-Datensätzen übernommen und kann beim Checkin vervollständigt werden. Das spart viel Zeit und eine doppelte Erfassung der Daten entfällt. Das Web-Formular besticht durch Einfachheit. Es ist aufgebaut wie das klassisches Gästemeldeschein Formular in Papierform.

Viele komplizierte Reiter, für die Eingabe von zusätzlichen ankommenden Personen, wie in anderen online Gästeblatt Lösungen gesehen, gibt es hier nicht. Einfach die wenigen fehlenden Felder ausfüllen und dann die eingegebenen Daten am PDF kontrollieren.

Die Email Adresse des Hauptgastes wird präsentiert und es gibt ein Feld zum ankreuzen um die Zustimmung zum Zusenden von Informationsmaterial im Zuge des Eincheckens entgegen zu nehmen. Damit bekommt man eine wertvolle "E-Mail Marketing Permission". Diese Permission kann in weiterer Folge mit einem E-Mail Marketing Newsletter Programm verwendet werden. igumbi hat eine hervorragende Integration mit dem Mailchimp Newsletter Programm.

Die Daten für das Gästeblatt werden in der Web-Oberfläche erfasst und dann als PDF - im Format eines klassischen Gästeblattes präsentiert. Das Layout ist den vorgedruckten Blätter mit den Durchschlägen, die es in Heftform gibt ,nachempfunden.

Der letzet Schritt: Das Blatt wird aus dem A5 PDF ausgedruckt und dem Gast zum Unterschreiben präsentiert.

Hier gibt es auch das Gästeblatt als PDF Datei

Die Übermittlung an den Server des Tourismusverbandes, in diesem Falle der Touristik Center Austria Server, erfolgt als separater Schritt. Die interne Gästeblatt Nummer, wie auch der Status der Übermittlung zum Server des Tourismusverbandes wird in der igumbi Hotelsoftware gespeichert. So ist jederzeit die Kontrolle der bereits übermittelten Gästeblätter möglich.

Die Festlegung wann die Übermittlung der Gästeblätter an die Gemeinde erfolgt liegt somit vollständig beim Hotel. Die übermittelten Gästeblätter können danach auch im online Zugang der Touristik Center Austria angesehen werden.

Das nächste Meldeschein System das integriert wird ist das Deskline Meldeclient System von Feratel.

Es gibt auch Hotels, die diese Lösung ohne die Übermittlung an einen Gemeindeserver verwenden. Dort werden die Gästeblätter nach dem Unterschreiben des Gastes "nur" in einem Ordner nach der fortlaufenden Nummer abgelegt.