Hotel E-Mail Vorlagen: Angebot, Buchungsbestätigung & Rechnungen

 

Mit Textbausteinen und Vorlagen wird die E-Mail Korrespondenz bei Angeboten, Buchungsbestätigungen sehr effizient gehalten. Die E-Mails lassen sich vor dem Versand personifizieren.

Kundenkorrespondenz

geändert: 05.03.2012, 16:43

Ein Thema ist schriftlich zu klären

Typische Themen bei denen schriftlich und verbindlich kommuniziert werden sollte:

  • Angebote
  • Buchungsbestätigungen
  • Self Checkin Anleitungen mit Codes
  • Beantwortung von Anfragen für Zusatzleistungen oder Individuelle Abmachungen für einen Aufenthalt

Reservierung suchen

Reservierung oder den Kunden Suchen. Es können auch Mails an Kunden, ohne Reservierung geschickt werden. Dabei darf die Vorlage aber keine Reservierungsdaten enthalten.

Vorlage wählen

E-Mail verschicken klicken und E-Mail Vorlage für den aktuellen Geschäftsfall auswählen.

Prüfen ob für diese Reservierung schon ein Kollege oder Mitarbeiter ein E-Mail verschickt hat. (Rechts neben dem Textfeld).

E-Mail personalisieren

Der Text des E-Mails kann vor dem Versand geändert und personalisiert werden. Man kann sich auf eine vorangegangene Konversation beziehen oder andere persönliche Aufmerksamkeiten in den Text einbauen. Das kann bei Angeboten der ausschlaggebende Punkt sein.

Es wird auch vermieden das der Gast mitbekommt, dass es sich um ein Textbausteinbasiertes Massenmail handelt.

E-Mail abschicken

Das verschickte E-Mail wird bei der Buchung angehängt wie auch beim Kundendatensatz und ist in der E-Mail Liste zu sehen. Als Absender wird die E-Mail Adresse aus dem Hotel Stammdaten vorgeschlagen. Man kann diese Adresse aber vor dem Versand überschreiben.

Wenn mehrere Personen Buchungen und Mail Inboxes bearbeiten helfen diese Archivfunktionen um sicherzustellen, dass Anfragen nicht mehfach beantwortet werden.

Gast erhält E-Mail

Der Gast hat ein wohlformatiertes HTML E-Mail erhalten. Es enthält das Logo und die Farben Ihres Betriebes.

Die Darstellung wurde in etlichen E-Mail Software Versionen getestet. Auch beim weiterleiten der E-Mails bleibt die Formatierung & das Logo des Betriebs weitestgehends erhalten.

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Tags: E-Mail CRM Vorlagen Textbausteine Geschäftsprozess

Author: , igumbi.com. Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook.
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