Warum braucht jedes Hotel ein PMS System?

Im Property Management System läuft das Geschäft des Hotels und es sorgt für den effizienten und profitablen Betrieb

 

Im Hotelbetrieb gibt es etliche Abläufe die gute Koordination zwischen verschiedenen Bereichen erfordert, um reibungslos zu funktionieren. Ein Property Management System, PMS oder Hotelsoftware ist eine Softwarelösung, die Hotels und Apartment und Ferienwohnungsvermieter bei der Verwaltung der Reservierungen und Zimmer unterstützt, wie z.B. Reservierungen, Zimmerzuweisung, Rechnungen, Zahlungen eintragen. Es unterstützt die Betriebe mit Zimmercodes, Meldescheinen und E-Mails beim Check-in/ Check-out der Gäste.

Die Einrichtung eines PMS kann dazu beitragen, diese Prozesse mit der Software effizienter abzuwickeln, zu automatisieren und die Dinge insgesamt reibungsloser zu gestalten.

Was ist ein Hotel PMS-System?

Die Hotel PMS Software ist der Kern Ihres Hotels – dort finden Sie alle Reservierungen und Zimmerzuteilungen, Rechnungen, Zahlungen. Das PMS steuert ihre Preise, Buchungsregeln und Verfügbarkeiten nach Ihren Vorstellungen.

Warum ist ein Hotel Property-Management-System für Hotelmitarbeiter erforderlich?

Natürlich kann man einen Betrieb auch mit Papier und Bleistift verwalten oder mit einer veralteten Desktop Software. Aber Sie schöpfen damit nicht das gesamte Umsatzpotenzial aus die Ihr Betrieb erzielen könnte.

Hotelreservierungen werden in der Regel per Telefon, E-Mail, Buchungsportale oder online über die eigene Website vorgenommen. Sobald die Reservierung angefragt oder bestätigt ist, wird sie in das PMS eingetragen. Beim Check-In wird dem Gast ein Zimmerschlüssel gegeben oder Zugangscode für dieses Zimmer ausgestellt.

Durch die integrierten dynamischen Levelpreise kann das igumbi PMS Ihrer Umsatzentwicklung und Auslastung Auftrieb verschaffen. Das System kann durch effektiver datengesteuerter Prognosen und Optimierung mit der Autooptimierung wesentlich Ihre Umsätze steigern.

Das Hotel-PMS vereinfacht und beschleunigt den Check-In und Check-Out. Die jeweils aktuelle Zimmerverfügbarkeit wird anhand der eingetragenen Reservierungen berechnet, Änderungen an bestehenden Reservierungen können vorgenommen werden. Back-Office-Funktionen wie die Planung des Housekeepings können durchgeführt werden.

Mit einem zentralen System können Hoteliers die wichtigsten Kennzahlen, die sie für ihr Geschäft benötigen (ADR z. B. durchschnittlicher Preis pro Tag, Auslastung und RevPAR), besser verwalten und überwachen.

Wie funktionieren Hotel Property Management Systeme?

Das Herzstück eines PMS ist der Belegungsplan auf dem die Reservierungen in die Zimmer eingetragen werden. Der Belegungsplan ist eine tabellarische Darstellung eines Monats und der einzelnen Zimmer. Darauf werden die Reservierungen eingetragen. Aus den Zimmerbelegungen ergeben sich Verkaufte und verfügbare Zimmer. Die nummerische Verfügbarkeit pro Kategorie mit dem angebundenen Channel Manager synchronisiert. Dieser Verteilt diese dann an die angebundenen Portale.

Für die Reservierungen können Rechnungen ausgestellt werden und Zahlungen verwaltet werden.

Ein weiteres Kernelement ist das E-Mail Vorlagen System mit Textbausteinen und Automailer. Mit dem Automailer können Zeit oder Eventbasierte E-Mails aufgesetzt werden die sich mit den Reservierungs-, Zahlungs- und Zimmerzuweisungsdaten angereichert individuelle E-Mails an die Gäste schicken.

Vorteile eines cloudbasierten Lösung

Die Daten Ihrer Reservierungen sind über die Buchungsportale und Channel-Management Lösungen sind ohnehin schon zum Großteil online und in der Cloud. Warum nicht auch die Daten Ihrer Hotelsoftware (PMS)? Es entfällt damit auch der lokale IT-Serverbetrieb.

  • Keine lokale IT Infrastruktur, Lizenzen und Server notwendig
  • Kein Stromverbrauch für Server und Serverraumkühlung
  • Wir kümmern uns um Datensicherheit, Serverbetrieb, Sicherung der Daten
  • Software Updates werden zentral eingespielt. Keine lästigen Software-Update Notifikationen
  • Zugriff von Unterwegs, auch mit iOS App
  • Arbeit im Browser
  • Operationale Flexibilität: Bei schwacher Buchungslage ist manchmal das Besetzen der Rezeption ein Overstaffing. Ihre Mitarbeiter können on Demand in solchen Zeiten arbeiten

Integrationen und Schnittstellen fürs cloudbasierte Hotel-PMS

Eine gute Anbindung an die Systeme in der Umwelt ihres Hotels ist wichtig, um die Automatisierung und den effizienten Datenfluss sicherzustellen.

  • Digitaler Meldeschein: Feratel, AVS, Com-Unity
  • Das Property Management System synchronisiert Ihre Portalanbindungen: Verfügbarkeit, Preise, Buchungsregeln über drei angebundene Channelmanager: Sie können das PMS mit Siteminder, Hotel-Spider und Kognitiv verbinden
  • Airbnb iCal synchronisation: Verfügbarkeit pro Zimmer und einlesen der neuen Buchungen
  • Kreditkartenzahlung via Stripe: Zahlungsformular, Online Buchungstool
  • Buchhaltungsexport (DATEV, BMD, Excel)
  • Schließsysteme: NUKI, FLEXIPASS, Comydo
  • Online Buchungstool für Ihre Website
  • Belegungskalender für Ihre Website: Freie Zimmer pro Kategorie

Unterschiede zwischen PMS für Hotels und Ferienwohnungen

Wenn Sie Ferienwohnungen, Ferienhäuser oder Apartments in einer Region verwalten dann wird das Management der Reservierungen recht umfangreich. Ein Property Management System (PMS) unterstützt Sie dabei die Routineaufgaben wie Anreisen, Meldescheine und Zimmercodes zu automatisieren.

Vorteile eines PMS für die Ferienwohnung-Verwaltung

Manche Ferienwohnungsbesitzer/Betreiber haben nur wenige vermietbare Objekte. Sie haben vielleicht 1 - 3 Ferienwohnungen oder Apartments zum Verwalten. Das ist für manche kein Full-Time Geschäft. Aber die Abläufe eine Reservierung zu verwalten bleiben die gleichen. Diese müssen effizient, wenn möglich voll digitalisiert abgewickelt werden.

  • Angebot oder Buchungsbestätigung schicken
  • Rechnung oder Anzahlungsforderung ausstellen
  • die Zahlung entgegegen nehmen und verbuchen
  • einen Check-In durchzuführen und die
  • Meldescheine/ Gästeblätter auszufüllen

Hier kommen die E-Mail Automatisierungen, besonders für Ferienwohnungen, die oft einen Rezeptionslosen Betrieb sicherstellen müssen, des cloudbasierten PMS zum Vorschein. Die Automatisierungen arbeiten stets leise im Hintergrund und entlasten Sie von Routinetätigkeiten.

Warum sollte jemand ein PMS für Airbnb Buchungen verwenden?

Airbnb ist oft der Einstieg in die Vermietung für kleine Betreiber. Airbnb bietet etliche sehr komfortable Funktionen für die Gästekommunikation. Das ist sehr individuell. Zum Teil ist die Kommunikation auch zeitraubend und anstrengend. Die Fragen die sich bei der Vermietung stellen wiederholen sich immer wieder. Es kommt der Zeitpunkt, wo man diese Fragen in ein Info-Mail zusammenfassen kann und dem Gast einfach schicken kann. Da ist ein PMS mit den Automatisierbaren E-Mail Vorlagen sehr hilfreich.

  • Indviduelle Anreisebeschreibungungen
  • Verfügbarkeiten und Buchungen per iCal Synchroniseren
  • oder +über den Channel Manager Buchungen importieren und auch Preise abgleichen
  • Ortstaxe abrechnen - besonders wenn diese in eine Inklusivpreis Logik hat wie in Wien
  • Meldescheine
  • E-Mail Automatisierung nutzen
  • Portalpräsenz diversifizieren: Booking.com oder Expedia nutzen
  • Provisionsfreie Direktbuchungen: In die eigene Website das Buchungstool mit Zahlungsmöglichkeit integrieren
Author: , igumbi.com. Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook.
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