Für die Abwicklung von Reservierungen bei Hotels, Apartments und Ferienwohnungen werden oftmals zum Zeitpunkt der Reservierung Anzahlungen verlangt. Die geleistete Anzahlung soll zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung abgezogen werden.
Aufbau
Oft ist die Anzahlung auch jener Betrag den sich der Betrieb laut Stornorichtlinie einbehält, falls die Reservierung innerhalb einer gesetzten Frist vor Anreise storniert wird.
Um diese Anzahlungen zu erfassen und zu verwalten, wird in der igumbi Hotelsoftware folgendes Verfahren angewandt. Die Funktion wird auf Anfrage für Ihren Betrieb freigeschaltet.
Anzahlungen: der Ablauf
Anzahlungsforderung erstellen
Die Reservierung, in der die Produktzeilen mit den Leistungen (inkl. Umsatzsteuer) eingetragen sind, ist die Basis für die Anzahlung.
In der Reservierung wird eine Anzahlungsforderung eingetragen. Der Anzahlungsbetrag ist einzutragen und die Fälligkeit der Zahlung ist standardmäßig eine Woche später, kann aber geändert werden.
Wenn die Anzahlung von einer bestehenden Kreditkarte über Ihr Terminal abgebucht wird, dann sollte die Anzahlungsforderung auch eingetragen werden.
Die Zahlungsforderung wird in der Reservierung so dargestellt:
Zahlung der Anzahlung eintragen
Wenn Sie Ihr Bankkonto prüfen und eine Anzahlung eingegangen ist, dann die Reservierung suchen (Eingabe Reservierungsnummer oder Name in das Suchfeld). Steigen Sie in die Reservierung ein und erfassen Sie die Zahlung. (den blauen Button "Zahlung" klicken)
Es wird ein eigener Anzahlungsbeleg erstellt. Dieser stellt eine Zahlung für eine noch nicht geleistete Leistung dar.
Bei Kreditkartenzahlungen die sofort über ein Kreditkartenterminal abgebucht werden, kann die Zahlungsinformation sofort eingetragen werden.
Anzahlungsbestätigung schicken
Wenn die Anzahlung eingetragen wurde, dann können Sie mit Hilfe der E-Mail Vorlagen eine Anzahlungsbestätigung verschicken.
Zusätzliche Leistungen erfassen
Beim Aufenthalt können in der Reservierung zusätzliche Leistungen eingetragen werden.
Rechnung ausstellen
Beim Ausstellen der Rechnung wird der noch zu bezahlende offene Betrag ermittelt. Das ist die Rechnungssumme abzüglich der geleisteten Anzahlung.
Die Zahlungsart für den noch offenen Betrag wird auch erfasst.
Wenn keine Zahlung bei Checkout erfolgt - die Rechnung wird später bezahlt, z.B. per Überweisung - dann keine Zahlung im Zuge der Rechnungsausstellung eintragen.
Die Rechnung mit Anzahlung: Auf der ausgestellten Rechnung werden die zwei Zahlungen (die Anzahlung und die Zahlung zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung) ausgewiesen.
Offener Betrag der Rechnung
Auf der Rechnungsliste sieht man ob die Rechnung schon vollständig bezahlt wurde, oder ob noch Beträge offen sind.
Zahlungsausgleich später eintragen
Die Zahlung kann auch später eingetragen werden (Wenn z.B. der Betrag aufs Konto überwiesen wird).
Die Rechnung in der Rechnungsliste suchen, in das Suchfeld die Rechnungsnummer eingeben und auf den Button "Zahlung" klicken.
Dann können Sie die Zahlungsdaten zur gefundenen Rechnung eintragen.
