Anzahlungen für Hotel Reservierungen

Zahlungen gegen die Anzahlungsforderung verbuchen und die spätere Rechnung sauber abwickeln

 

Für die Abwicklung von Reservierungen bei Hotels, Apartments und Ferienwohnungen werden oftmals zum Zeitpunkt der Reservierung Anzahlungen verlangt. Die geleistete Anzahlung soll zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung abgezogen werden.

Aufbau

Oft ist die Anzahlung auch jener Betrag den sich der Betrieb laut Stornorichtlinie einbehält, falls die Reservierung innerhalb einer gesetzten Frist vor Anreise storniert wird.

Um diese Anzahlungen zu erfassen und zu verwalten, wird in der igumbi Hotelsoftware folgendes Verfahren angewandt. Die Funktion wird auf Anfrage für Ihren Betrieb freigeschaltet.

Anzahlungen: der Ablauf

Anzahlungsforderung erstellen

Die Reservierung, in der die Produktzeilen mit den Leistungen (inkl. Umsatzsteuer) eingetragen sind, ist die Basis für die Anzahlung.

In der Reservierung wird eine Anzahlungsforderung eingetragen. Der Anzahlungsbetrag ist einzutragen und die Fälligkeit der Zahlung ist standardmäßig eine Woche später, kann aber geändert werden.

Eine Anzahlungsforderung in der Hotel Reservierung erfassen

Wenn die Anzahlung von einer bestehenden Kreditkarte über Ihr Terminal abgebucht wird, dann sollte die Anzahlungsforderung auch eingetragen werden.

Die Zahlungsforderung wird in der Reservierung so dargestellt:

Die Anzahlungsforderung in der Reservierung: Es kann eine Zahlung erfasst werden oder die Forderung kann storniert werden.

Zahlung der Anzahlung eintragen

Wenn Sie Ihr Bankkonto prüfen und eine Anzahlung eingegangen ist, dann die Reservierung suchen (Eingabe Reservierungsnummer oder Name in das Suchfeld). Steigen Sie in die Reservierung ein und erfassen Sie die Zahlung. (den blauen Button "Zahlung" klicken)

Es wird ein eigener Anzahlungsbeleg erstellt. Dieser stellt eine Zahlung für eine noch nicht geleistete Leistung dar.

Bei Kreditkartenzahlungen die sofort über ein Kreditkartenterminal abgebucht werden, kann die Zahlungsinformation sofort eingetragen werden.

Die Zahlung der Anzahlungsforderung  erfassen.

Anzahlungsbestätigung schicken

Wenn die Anzahlung eingetragen wurde, dann können Sie mit Hilfe der E-Mail Vorlagen eine Anzahlungsbestätigung verschicken.

Zusätzliche Leistungen erfassen

Beim Aufenthalt können in der Reservierung zusätzliche Leistungen eingetragen werden.

Zusätzliche Leistungen vor dem Ausstellen der Rechnung  in der Reservierung erfassen.

Rechnung ausstellen

Beim Ausstellen der Rechnung wird der noch zu bezahlende offene Betrag ermittelt. Das ist die Rechnungssumme abzüglich der geleisteten Anzahlung.

Die Zahlungsart für den noch offenen Betrag wird auch erfasst.

Beim Ausstellen der Rechnung wird der Restzahlungsbetrag, nach Abzug der Anzahlung ausgewiesen.

Wenn keine Zahlung bei Checkout erfolgt - die Rechnung wird später bezahlt, z.B. per Überweisung - dann keine Zahlung im Zuge der Rechnungsausstellung eintragen.

Die Rechnung mit Anzahlung: Auf der ausgestellten Rechnung werden die zwei Zahlungen (die Anzahlung und die Zahlung zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung) ausgewiesen.

Auf der Rechnung stehen dann zwei Zahlungszeilen: Die Anzahlung und die Zahlung zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung.

Offener Betrag der Rechnung

Auf der Rechnungsliste sieht man ob die Rechnung schon vollständig bezahlt wurde, oder ob noch Beträge offen sind.

Auf der Rechnungsliste ist die Rechnung als ausgeglichen zu sehen. Der offene Betrag ist 0.

Zahlungsausgleich später eintragen

Die Zahlung kann auch später eingetragen werden (Wenn z.B. der Betrag aufs Konto überwiesen wird).

Die Rechnung in der Rechnungsliste suchen, in das Suchfeld die Rechnungsnummer eingeben und auf den Button "Zahlung" klicken.

Dann können Sie die Zahlungsdaten zur gefundenen Rechnung eintragen.

Author: , igumbi.com. Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook.
Jetzt unverbindlich probieren!

Testen Sie die igumbi Hotelsoftware für 30 Tage.
Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.