Schritte die in der Hotelsoftware beim Checkout des Gastes durchgeführt werden: Rechnungen erstellen, Rechnungen splitten und zusammenführen und den offenen Betrag vom Gast kassieren.
Falls notwendig kann auch eine Gutschrift ausgestellt werden, falls die Rechnung falsch war.
Gast Checkout
geändert: 28.08.2012, 18:10
Gast checkt aus
Reservierung finden
Reservierung des Gastes über das Suchfeld finden, oder über die An- und Abreiseliste anklicken, oder auch über den Belegungsplan die Reservierung finden
Rechnungszeilen prüfen
Im Reservierungsdatensatz prüfen ob die Nächte und Anzahl der abzurechnenden Zimmer stimmt.
Prüfen das beim Aufteilen auf mehrere Rechnungsempfänger alle Positionen abgerechnet wurden.
Gibt es Zusatzleistungen, wie Parkplätze, Tourist Cards, Leihräder, Minibar zu verrechnen? Prüfen ob alle Zusatzleistungen erfasst sind.
Rechnung erstellen
Auf den Link "Rechnung" gehen um das Ausstellen einer Rechnung anzustoßen.
Es folgt ein Formular bei dem der Kunde an den verrechnet werden soll noch geändert werden kann. Wenn geklärt ist dass die Kunden Daten an wen zu verrechnen korrekt ist dann wird die Rechnung als PDF erstellt.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer wird vergeben.
Rechnung korrekt?
Ist die Rechnung für Sie und den Gast richtig?
Gutschrift erstellen
Beim Erstellen einer Gutschrift werden die Positionen der gutgeschrieben Rechnung umgekehrt. Eine Gutschrift ist somit immer eine Spiegelung einer ausgestellten Rechnung.
In Folge ist eine weitere Rechnung mit dem korrekten Positionen auszustellen.
korrekte Rechnungspositionen erfassen
Die "richtigen" Rechnungspositionen werden erneut erfasst. Dann wird die korrekte Rechnung ausgestellt.
Offenen Betrag kassieren
Offenen Betrag vom Gast kassieren: auf Rechnung, Bar, Kreditkarte oder Maestro Kasse je nachdem welche Zahlungsarten Sie Ihren Gästen anbieten.
Gast abgerechnet / ausgecheckt
optional können Sie auch den Status der Reservierung auf ausgecheckt setzten. Vor allem größere Häuser mit mehreren Mitarbeitern nutzen diese Funktion um den Kollegen den Status der Reservierung im Belegungsplan zu signalisieren.
Tags: Hotelsoftware Checkout Abreise Rechnung PDF Export für Buchhaltung Hotel Frontdesk Rezeption PMS
