Ein Neues Hotel in der Hotelsoftware anlegen

neues Hotel anlegen

geändert: 21.08.2012, 03:08

Ihr Hotel ist im igumbi System hinzugekommen.

Die Stammdaten, die Zimmerkonfiguration die Preise und Produkte werden im System angelegt und an die Gegebenheiten Ihres Betriebes angepasst.

Ihre Adresse und Telefonnummer prüfen.

Link zur Hotelwebsite prüfen. Dieser Link wird bei den Vorlagen E-Mails im Adressblock und in der Signatur verwendet.

Link zur Lage-Seite prüfen: Das ist jene Seite, die Sie verwenden um Ihren Gästen die Lage und Anfahrt zu erklären.

Die igumbi Hotelsoftware verschickt E-Mails im Namen Ihres Hotels: Buchungsbestätigungen bei Online Buchungen und HTML E-Mails die Ihre Geschäftsprozesse unterstützen: Sie verschicken diese mit Textbausteinen und Vorlagen direkt aus dem Browser.

E-Mail Signatur prüfen. Manche igumbi Kunden inkludieren hier ihre Social Media URLs: Facebook, twitter, usw.

Das Hotel Logo laden: Es wird in den Rechnungen und bei ausgehenden E-Mails, die mit Vorlagen und Textbausteinen verschickt werden, verwendet.

CI Farbe festlegen: Die Schmuckfarbe die Sie in Ihrer E-Mail Korresondenz verwenden wollen (Geben Sie den sechsstelligen hexadezimalen Farbcode ein.

Legen Sie fest mit welchem Namen und mit welcher E-Mail Adresse Ihre E-Mails signiert werden: Diese Adresse wird bei den Buchungsbestätigungen, der online Buchung und bei den Mails, die per Vorlagen generiert werden, verwendet.

Gleichartige Zimmer werden zu einer Gruppe (Produktkategorie) zusammengefasst, damit sie im online Buchungstool angeboten werden können.
Typische Produktkategorien sind: Einzelzimmer, Doppelzimmer, Dreier Appartement, Junior Suite, Superior Room - nicht zu spezifisch - so wenige Gruppen wie möglich. Das macht es einfacher in der Darstellung der Verfügbarkeit im Buchungstool und in den Buchungsportalen.

Laden Sie ein Produktbild hoch. Das Bild sollte Ihr Zimmer/Apartment- Produkt im Online Buchungstool so darstellen, dass eine Differenzierung zu den anderen Produktkategorien für Ihre Gäsete ersichtlich wird. Damit werden auch Ihre Upselling Ziele unterstützt.

Sie können auch Pläne/ Grundrisse hochladen - diese werden in späterer Folge im Online Buchungstool dargestellt. Das ist eher für Apartments und Ferienhäuser interessant.

Legen Sie die Produktkategorien in aufsteigender Wertigkeit ein. Legen Sie fest ob man von einer Produktkategorie in die andere upgraden kann. Durch die Upgrading Logik schaffen Sie virtuelle Kapazitäten. So kann es bei einem Stadthotel sein, dass unter der Woche vorwiegend Einzelzimmer Nachfrage besteht. Es wird dann die Kapazität der Doppelzimmer der Einzelzimmernachfrage zugänglich gemacht und lediglich der Minimum-Preis, der für den Tag, der durch die Level-Logik dynamisch errechnet wird, ist entscheidend ob ein Produkt angeboten wird oder nicht.

Bei manchen Häusern gibt es Pools von Zimmern, bei denen ein automatisches Upgrading von einer Produktkategorie in die nächste nicht automatisch gewünscht ist: z.B Suiten und normale Zimmer.

Beschreiben Sie Ihre Zimmer, geben Sie die Zimmernummer, den Namen und die Lage der Zimmer im Haus an. Teilen Sie die Zimmer den Produktkategorien zu.

Legen Sie Ihre Produkte an: Das sind Ihre Preise die Sie für Ihre Zimmer anbieten

Sie können folgende Attribute bei einem Produkt/Preis festlegen:

• Gültigkeit von/bis
• Belegung des Zimmers: Die Personenanzahl für die der Preis gilt. Wenn Sie Ihr Zimmer mit Zusatzbett anbieten, oder ein Doppelzimmer mit Einzelbelegung anbieten, dann legen Sie ein weiteres Produkt an. Um dies effizient zu machen hilft Ihnen die klonen Funktion.
• Wochenende: Es gibt die Optionen allweek, midweek, weekend. "weekend" sind Preise die Freitag- und Samstags-Nacht inkludieren.
• Basispreis: Das ist der Preis der im online Buchungstool als durchgestrichener "Statt- Preis" angezeigt wird.
• Minimum Aufenthalt: Legen Sie Produkte mit Minimum Aufenthalt an. Damit lassen sich sehr gut abgestufte Preiskonzepte mit Tagespreisen, Wochenpreisen und Monatspreisen realisieren. Das ist vor allem bei Apartments und Ferienwohnungen interessant.
• Specials: Sie können die Leistungen von Paketen im online Buchungstool beschreiben.

Produkte / Preise kann man frei anlegen und es gibt keine Mengenbeschränkung bei den Produkten. Wenn die Grundstruktur der Produkte angelegt wurde, ist es ganz einfach ein Produkt zu klonen um eine Variation davon anzulegen: Sei es für eine andere Saison oder für einen Aktionszeitraum.

Um eine Produktübersicht zu erhalten kann man die Produkte auch als Excel Datei exportieren.

Nach der Anlage eines Produkts kommen Sie immer auf die Preisraster - Darstellung.
Der Preisraster hilft Ihnen die Übersicht über Ihre Produkte und Ihre Upselling Strategie zu bekommen. Auf der rechten Seite werden die Level Schwellwerte abgebildet. Diese sind über den Hotelstammdatensatz zu änderbar.

Jetzt kommt der anfangs am schwierigsteen und gewöhnungsbedürftigste Teil:
Sie sollten die Level Schwellwerte so anpassen, damit die richtigen Produkte in die Verfügbarkeit kommen, die im Zusammenspiel mit den tagesaktuellen Levels berechnet werden, wirtschaftlichen Sinn ergeben. Man strebt ein ausgewogens Verhältnis der Menge an Produkten in einem Level zu haben damit eine preisliche Steuerung bei den eingehenden Anfragen im online Buchungstool stattfindet. Die Level Schwellwerte sind keine exakten Preise, sondern gedachten Preisgrenzen bei denen der Preissprung und somit ein Steuerungseffekt eintreten soll.

Dieses Dokument erklärt das Zusammenspiel von Produkten, Levels und der Nesting Logik, die der Level Berechnung zugrunde liegt.

Prüfen Sie Ihre Änderungen bei Produkten und Level -Schwellwerten im Online Buchungstool. Sehen Sie nach wie sich die Änderungen auf die Angebotsdarstellung bei Buchungsanfragen auswirkt.

Das Buchungstool sehen Sie auch über den Menüpunkt "Verfügbarkeit" in der App.

Legen Sie die bestehenden Reservierungen, die Sie schon für zukünftige Termine haben, an. Übertragen Sie diese aus Ihren manuellen Aufzeichnungen, E-Mails oder aus Ihrer bestehenden Hotelsoftware.

Wenn die Reservierung in elektronischer Form vorliegen (z.B. Export aus Ihrer bestehenden Software oder als Excel Datei) dann kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen die Reservierungen zu importieren.

Wenn Sie die ersten Erfahrungen mit den Abläufen und den E-Mails, die durch das igumbi System verschickt werden, gemacht haben, ist es Zeit das Online Buchungstool in Ihre Hotel Website einzubauen.

In Vorbereitung sollte geprüft werden ob ausreichend Platz für den Buchungsdialog auf Ihrer Website vorhanden ist und ob Anpassungen an das Styling Ihrer Website notwendig sind. Typisch ist das Anpassen der Buttons an Ihr Farbschema oder die Breite des Dialogs.

Hier gibt es eine Beschreibung wie das online Buchungstool in Ihre Hotelwebsite eingebaut wird.

Die Texte der Kreditkarten-, Checkin- und Stornobedingungen sollten Sie an die Bedürfnisse Ihres Betriebs anpassen.

Passen Sie die Textbbausteine und E-Mail Vorlagen an Ihre Abläufe und Bedrürfnisse an. Legen Sie neue Vorlagen an, die mit Ihren bestehenden Abläufen gut zusammenspielen.

Ändern Sie eventuell den Ton und die Ansprache der Texte. Vielleicht sind die Standardtexte ein wenig zu formell.

Im Ton der Geschäftskorrespondenz können Sie sich gegenüber Ihrer Mitbewerber positiv differenzieren.

Ihr Hotel ist im igumbi System produktiv und Sie nehmen online Buchungen über Ihre Hotelwebsite entgegen.

Das System ist Ihr Hauptsystem zur Verwaltung Ihrer Reservierungen und zum Managen Ihrer Kunden E-Mail Korrespondenz.

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Tags: Stammdaten Hotelsoftware