Mehrspachige Hotel E-Mail Vorlagen und Textbausteine

Testen Sie igumbi kostenlos für 30 Tage. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.

Sie bekommen sehr viele Anfragen pro Tag? Es ist ganz schön stressig den Überblick zu behalten, nicht wahr?
Das Schreiben von E-Mails an Ihre Gäste wie Angebote, Ankunftsinformationen, Reservierungsbestätigungen oder CRM Mailings nach dem Checkout kann ganz einfach mit flexiblen und mehrfach verwendbaren Textbausteinen und E-Mail Vorlagen / Templates funktionieren. Das spart Ihnen viel Zeit und wird Ihnen mehr angenommene Angebote bringen.

Sie wollen vermeiden, dass Sie die Daten Ihrer Reservierungen in mehreren Systemen erfassen müssen? Dann geben Sie die Reservierungsdaten einmalig in das igumbi System ein, und schicken dann vom igumbi Reservierungssystem die E-Mails an Ihre Kunden. Sie brauchen nicht zu Outlook oder in ein anderes Mail Programm wechseln. Fehleranfälliges copy-paste entfällt. Sie bleiben in der igumbi Webapp um die E-Mail zu erstellen. Dort werden die E-Mails auch archiviert und mit den Reservierungen verknüpft. So haben Sie die E-Mail Angebot und die Buchungsbestätigung und alle anderen verschickten E-Mails übersichtlich zusammengefasst.

Sie können Vorlagen in mehreren Sprachen erstellen und bauen den gesamten Text der Vorlage auf, in dem Sie die Textbausteine einfach in den Vorlagenbereich hineinziehen. Sie können später die einzelnen Textbausteine überarbeiten und die Textbausteine sind in allen zukünftigen Dokumenten angepasst. Die definierten Textbausteine können Sie in mehreren Vorlagen verwenden. Sie können auch Variablen (oder Textfelder) in Ihren Textbausteine hineinschreiben, damit können im Fliesstext die Informationen aus der aktuellen Reservierung oder aus Ihren Hotel Stammdaten verwendet werden. Das ist ein mächtiges, flexibles und zeitsparendes Textvorlagen System. Und Sie können sehr einfach Ihre typischen vier bis fünf Standardszenarien in mehreren Sprachen definieren und verwenden. Einmal definiert sparen Sie enorm viel Zeit und schonen Ihre Nerven bei der Abwicklung Ihrer Reservierungs-Anfragen. Der Text jeder einzelnen E-Mail kann vor dem Abschicken im Browser geändert und personalisiert werden. So gehen Sie direkt auf das Anliegen Ihrer Kunden ein und erhöhen, z.B. bei Angeboten die Wahrscheinlichkeit dass der Kunde sich für Sie entscheidet.

Funktionsblöcke gibt es auch. Das sind Daten-Bausteine, wie zum Beispiel die Reservierungsdetails oder die erfassten Leistungen. Diese werden auch einfach in die Vorlage mit hineingezogen, und sie holen ziehen sich beim Schreiben der einzelnen E-Mails die Daten aus der erfassten Reservierung oder Anfrage.

Natürlich sind die Vorlagen nicht nur auf Anfragen und Angebote und das Handling der Buchungsanfragen limitiert. Sie können die Vorlagen auch verwenden um an Ihre Kunden ein Mailing mit den neuesten Angeboten zu schicken, oder ein Danke-Schreiben für eine freundliche Hotelbewertung. Auch für die Neukundengewinnung kann man die Vorlagen heranziehen. Und damit Sie noch mehr von Ihrer Zeit haben können Sie auch ihr Selfcheckin Verfahren erklären.

Wie funktioniert denn das genau?

E-Mail Vorlage anlegen

Neue igumbi E-Mail Vorlage anlegen - E-Mails direkt aus der online Hotelsoftware
Die Textbausteine in die igumbi E-Mail Vorlage reinziehen.
Die igumbi E-Mail Vorlagen ziehen die Daten aus der Reservierung in das Vorlagen E-Mail.
  • "Vorlage anlegen" klicken, Name der Vorlage und E-Mail Subject festlegen (Variablen mit #{feld} einbinden)
  • Die Textbausteine in den Vorlagenbereich hineinziehen, oder neue Textbausteine anlegen (und die Sprache festlegen)
  • Funktionsblöcke hinzufügen und speichern

.. fertig ist Ihre E-Mail Vorlage!

E-Mail an Ihren Kunden schicken

igumbi E-Mail mit Vorlage schreiben ausgehend von der Reservierung
E-Mail mit Vorlage schreiben in der igumbi online Hotelsoftware: Bearbeiten und personalisieren des Textes vor dem Versand ist im Browser Editor möglich
Liste der verschickten Vorlagen E-Mails aus der igumbi Hotelsoftware
  • Zur Reservierung gehen, und auf "neue E-Mail" klicken
  • Im Drop Down Feld die gewünschte Vorlage auswählen
  • Im E-Mail Textfeld Inhalte bearbeiten: löschen oder persönliche und individuelle Sätze hinzufügen.

.. und E-Mail abschicken. Dabei geht eine Kopie an Ihre Inbox.

Die verschickten E-Mails können chronologisch abgerufen werden und sind auch mit dem Kundendatensatz verknüpft. Sie haben jederzeit im System die Übersicht welche Informationen und Preise Sie Ihren Kunden geschickt haben. Das hilft besonders wenn mehrere Personen die Reservierungen und Anfragen bearbeiten, oder wenn Sie von unterwegs mit Ihrem Smartphone zugreifen.

Wenn Sie vom Kunden die fixe Buchung bekommen dann, suchen Sie die Reservierung anhand der Nummer schnell heraus und machen die Buchung fix durch Zuteilung im Belegungsplan.

Mit den E-Mail Vorlagen werden aus Ihren Anfragen fixe Buchungen

UPDATE: Hier gibt es die ersten Resultate

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook

igumbi Hotelsoftware - jetzt unverbindlich probieren

Hotelsoftware Demo: System Übersicht der Funktionen

igumbi ist eine online Hotelsoftware mit einem einfachen und schnellen Buchungstool für Ihre Website.

Wir steigern Ihre provisionsfreien Direktbuchungen. Sie sparen Zeit und haben auch mit der iPhone App Zugriff auf Ihre Daten.

Testen Sie igumbi für 30 Tage. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.

1-300x250-hand-bp-hotel

Diese Artikel könnten Sie auch interessieren:

Kommentare

Bading,Sven
vor 8 Monaten

bitte um weitere Informationen. Wir betreiben eine kleine Pension.

Vielen Dank im Voraus. Mit freundlichen Grüßen Sven Bading

Kommentar hinzufügen

 erforderlich

 erforderlich, wird nicht publiziert


Cookies helfen uns bei der Bereitstellung unserer Dienste. Durch die Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies setzen. Datenschutzerklärung & Cookies