Oft wenn ich Hoteliers frage : was ist denn ihr Stundensatz, damit ich den Wert der eingesparten Zeit errechnen kann, ernte ich ein müdes Lächeln. Typische Antworten sind: „Na, eh nichts“ oder „Weniger als die Putzfrau“ und ähnliche Statements.
Hoteliers arbeiten oft 60 bis 80 Stunden die Woche. Sie sind dafür aber selbständig. Das bedeutet: „sie arbeiten selbst und ständig.“ und raunzen unentwegt. Wirte eben.
Es ist immer viel zu tun
Es gibt die vielen Anrufe, Mails, Anfragen, Buchung in System eintragen oder copy & pasten ins Outlook, Kontrolle ob eh die richtigen Daten im copy & paste Buffer waren, dazwischen fluchen, dann dem Herrgott danken - man könnte es schlimmer erwischt haben, umstellen der Verfügbarkeiten in zig externen Buchungssystemen, Rechnungen ausstellen, Gästen nachlaufen damit das Gästeblatt ausgefüllt wird, Ablage der Rechnungen und der Gästeblätter, Gäste begrüssen, Auskunft zu den Ausflugszielen in der Umgebung geben, Personal motivieren. Eben extrem viel! Und der Tag hat nur 24 Stunden, fad wird einem selten.
Ist schon anstrengend, oder?
Jetzt haben wir aber genug um Mittleid gesuhlt. Selbstmitleid ist eines der Dinge in die man laut Tom Robbins Charakter in "Fierce Invalids Home from Hot Climates" nicht verfallen darf: "Moreover, given the unpleasant option of having to associate with either the self-satisfied beautiful or the self-pitying plain, he'd choose the former every time because beauty could sometimes transcend smugness whereas self-pity just made ugliness all the more unattractive."
Zeit einmal zu überlegen ob die Art wie gearbeitet wirklich optimal ist Oder wie sagt Michael Gerber in Emyth: "Work ON your business not IN your business"
Wer sind die Zeitdiebe in Ihrem Hotel?
Als erstes gilt es im bestehenden Workflow die Zeitdiebe zu identifizieren. Hoch im Kurs steht oft Outlook, unzählige Excelsheets, Word und ärgern mit dem Formattieren von Dokumenten, peinliche Copy & Paste Fehler, doppelte Datenerfassung in redundanten Systemen, nicht existente oder unzureichende Schnittstellen. Dazwischen wird der Rechner immer wieder mal gebootet - und man wartet und geht einen Kaffee trinken. Das sind nur einige der Quellen des Zeitverlusts.
Mit einer suboptimalen IT Infrastruktur geht viel Zeit verloren. Wenn ihre Arbeitsumgebung ein Stand-PC ist, dann sind Sie an Ihren Bürotische gefesselt. Sie haben kaum die Möglichkeit von unterwegs eine Reservierungsanfrage zu beantworten. Dadurch entgehen Ihnen wahrscheinlich auch noch Buchungen.
Stehlen wir unsere Gästen die Zeit?
Die Frage die wir uns auch stellen sollten: „Stehlen wir den Gästen beim Buchen die Zeit? Ist die Buchungsmöglichkeit auf der Website schnell zu finden oder ist der Punkt in einem Textmenü versteckt. Haben Sie langsame und überladene Buchungstools - mit zu vielen Details und Optionen? Präsentieren Sie gar nur ein Anfrageformular, bei dem der Gast gar keine Ahnung hat wann er möglicherweise eine Antwort von Ihnen per E-Mail bekommt?
Letztens hörte ich einen Zimmervermieter mit 4 Zimmern -. Na da müsste ich ja täglich ins E-Mail schauen! Ich war fassungslos - Ich sagte - „stündlich wäre angesagt in der heutigen Zeit. Heute erwarten Gäste schnelle Antwortzeiten.“
Wie sieht die optimale Lösung aus?
Ziel ist es eine webbasierte, hoch integrierte und mobil zugängliche Lösung für die Verwaltung Ihres Hotels zu haben. Damit man auch auf der Couch mit dem iPhone, iPad oder Android Handy Buchungen bearbeiten kann. Es soll schnell und nahtlos gehen. Keine langen Bootup Zeiten.
Viele Ihrer Gästeanfragen kommen ohnehin übers Web, und immer mehr Besuchen Ihre Website mobile mit iPhones und Android Smartphone oder iPads. Werfen Sie einmal einen Blick in die Analytics Daten ihrer Hotel Website. Wie hoch ist der Anteil der mobilen Zugriffe? Sie werden sehen Ihre Kunden sind schon längst mit mobilen Geräten auf Ihrer Website dort und es kommen Buchungen und Anfragen kommen von dort.
Verlagern sie auch die Basis Ihrer Operation dorthin: Ihre Kunden sind mobil, seien Si es auch. Wenn wir schon dabei sind: Eliminieren Sie auch die Zeitdiebe. Mühsame Abläufe und menschlische Schnittstellen werden obsolet.
Nutzen Sie eine schlanke Systemarchitektur!
Zum Beispiel: eine Schnittstellen zur Telefonanlage: Rethink: Wie viel Umsatz machen Sie denn noch mit der Telefonie, Na eben. Macht es nicht eventuell Sinn den Gästen ein Prapaid Handy zu borgen und das Guthaben abzurechnen?
Less is More!
Carpe Diem!
Die gewonnene Zeit verwenden für die Erstellung von hochwertigen Content für Ihre Website: z.B. Blog Beiträge über lokale Events die Ihre Gäste interessieren. Nutzen Sie die gewonnen Zeit um Ihr Hotel nachhaltig besser zu vermarkten. Machen Sie Folder, recherchieren & schreiben Sie über Events, gestalten Sie Produkte für die nachfrageschwache Zeit, planen Sie die Preise für die Peak Saison.
Gute und Interessante Inhalte auf Ihrer Website wirken langfristig für Sie. Schreiben Sie einen Blog-Post in Ihrem Hotel Blog. Promoten Sie den Post auf Ihrer Facebook Seite. Beantworten Sie und stellen Sie Fragen Ihrer (potentiellen?) Gäste auf Twitter oder Facebook. Seien sie online präsent! Hören Sie zu und Antworten Sie auf Anliegen.
Das steigert mittelfristig die Zugriffe auf Ihre Website und verbessert ihr Google Ranking für die organische Suche. Damit bekommen Sie mehr Besuche (ohne Adwords zu schalten) die Sie dann mit dem gut funktionierenden und schnellem online Buchungstool in provisionsfreie Direktbuchungen umwandeln können.
Wenn Sie alles entschlackt haben dann ist Zeit zum relaxen und genießen. Machen Sie einen Ausflug und absentieren Sie sich ein paar Stunden oder Tage von Ihrem Betrieb. Tanken Sie Energie und erweitern Ihre Perspektiven!
Genießen Sie das Leben!
