Finalisierte Rechnungen werden automatisch gesperrt — Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Steuersätze lassen sich nicht mehr ändern. Adressänderungen nach der Rechnungsstellung werden dokumentiert: mit Benutzer, Zeitstempel und Grund. Jede Änderung ist nachvollziehbar.
Was sind revisionssichere Rechnungen?
Eine ausgestellte Rechnung ist unveränderbar — das ist kein neuer Grundsatz, sondern ein klassisches Prinzip der ordnungsmäßigen Buchführung. Ihr Rechnungssystem muss sicherstellen, dass nach Ausstellung einer Rechnung die wesentlichen Daten nicht ohne Audit-Trail geändert werden können.
Wenn Sie eine Rechnung in igumbi finalisieren, werden automatisch folgende Felder und Positionen gesperrt:
- Geschützte Rechnungsfelder: Rechnungsnummer, Datum, Hotel, Gast — können nicht geändert werden
- Geschützte Positionen: Preis, Menge, Nächte, Steuersatz, Beschreibung — können nicht gelöscht werden
- Unverlöschbare Rechnung: Eine finalisierte Rechnung lässt sich nicht löschen; Korrektionen laufen über eine Gutschrift
- Flexible Zahlungsverfolgung: Zahlungsfelder (offener Betrag) bleiben aktualisierbar
Adressänderungen nach Rechnungsstellung
Typischer Fall: Ein Gast meldet sich nach der Abreise, dass die Firmierung oder Abteilung auf der Rechnung nicht stimmt. Können Sie das noch korrigieren?
Ja — aber nur, wenn das Original erhalten bleibt und jede Änderung dokumentiert wird (wer, wann, was, warum).
Wenn Sie eine Rechnung finalisieren, friert igumbi die Rechnungsadresse als Snapshot ein. Ändert sich danach der Gast-Datensatz, zeigt die Rechnungsansicht einen Hinweis: „Gastdaten haben sich geändert" mit einer Gegenüberstellung (alt → neu). Sie können dann pro Rechnung entscheiden:
- „Adresse aktualisieren" — übernimmt die neue Adresse; ein Pflicht-Begründungsfeld wird mit Benutzer und Zeitstempel protokolliert
- „Wie bisher belassen" — die Rechnung behält ihren ursprünglichen Stand
Beide Optionen bewahren die ursprüngliche Rechnung und ermöglichen gleichzeitig notwendige Korrektionen.
Änderungsprotokoll und Audit-Trail
Alle Adresskorrektionen werden in einem Revisionslog auf Betriebsebene erfasst. Navigieren Sie zu:
Rechnungen → Navigation → „Rechnungsadressänderungen"
Dieses Log zeigt alle Adresskorrektionen Ihres Hotels: welche Rechnung geändert wurde, was sich geändert hat (alt → neu), wer es geändert hat, wann und warum. Prüfer können nachvollziehen, dass alle Korrektionen nach ordnungsgemäßen Verfahren erfolgten.
Warum ist das wichtig?
- Compliance-ready: Rechnungen sind automatisch geschützt; keine manuellen Schritte erforderlich
- Audit-Transparenz: Jede Änderung ist mit Kontext protokolliert — keine versteckten Modifikationen
- Gasterservice: Sie können Fehler trotzdem noch korrigieren, ohne neue Rechnungen auszustellen
- Rechtssicherheit: Unveränderbarkeit + Dokumentation = nachvollziehbare und defensible Buchführung
Wenn Sie eine Adressänderung vornehmen, dokumentieren Sie den Grund — und erhalten dafür eine revisionssichere Version der Rechnung mit vollständigem Audit-Trail. Das ist der Gewinn: Rechnungen bleiben nachweislich korrekt, alle Änderungen sind nachvollziehbar und vertretbar dokumentiert.
