Hotelsoftware für kleine Hotels | igumbi

Hotelsoftware für kleine Hotels: zentral und einfach steuern

Für kleine Hotels eignet sich eine cloudbasierte Hotelsoftware, die Reservierungen, Belegungsplan, Rechnungen, Buchungsportale und Direktbuchungen in einem System verbindet. Wichtig sind eine einfache Bedienung, die Synchronisierung von Verfügbarkeiten und Preisen sowie Funktionen, die ein kleines Team ohne IT-Projekt nutzen kann.

igumbi ist eine cloudbasierte Hotelsoftware und ein Property Management System (PMS) für die gesamte Steuerung Ihres Betriebes. Die webbasierte Hotelsoftware ist ideal für kleine Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen, Ferienhäuser, Chalets, Privatzimmervermieter, Boutique-Hotels, Bauernhöfe, Kleinbetriebe und gewerbliche Anbieter auf Vermietungsplattformen wie Booking.com, Agoda, Expedia sowie Airbnb.

Erleben Sie igumbi kostenlos — Starten Sie Ihre 30-Tage-Demo ohne Kreditkarte.

Welche Funktionen braucht eine Hotelsoftware für kleine Hotels?

Eine passende Hotelsoftware bündelt die täglichen Abläufe an einem Ort. So bleiben Reservierungen, Zimmerbelegung, Rechnungen und die Verfügbarkeit auf Buchungsportalen aktuell, ohne dass sie mehrfach gepflegt werden müssen.

Das einfachste Hotelprogramm: Komplexität adé

Viele Hoteliers scheuen sich vor Hotelsoftware, weil sie befürchten, dass sie zu kompliziert wird. Das ist bei igumbi anders. Das System ist bewusst einfach aufgebaut — ohne versteckte Features, ohne Menüs in Menüs, ohne monatelange Schulungen.

Sie sehen sofort nach dem Einloggen den Belegungsplan, Ihre Buchungen, die Preise. Mit wenigen Klicks erstellen Sie Rechnungen, erfassen Gästedaten, versenden E-Mails. Die Automation läuft im Hintergrund: Verfügbarkeiten synchronisieren sich mit den Buchungsportalen, Preise werden dynamisch angepasst, Reservierungen eingelesen — alles ohne manuelles Zutun.

Die Einfachheit ist das Geheimnis: Je übersichtlicher das Programm, desto weniger Fehler, desto schneller der Alltag. Genau deshalb vertrauen kleine Hotels, Pensionen und Ferienwohnungen igumbi. Sie möchten kein IT-Projekt, sondern ein Werkzeug, das Arbeit spart.

Für kleine Hotels entwickelt: die passende Software für Ihre Betriebsgröße

Das Problem: Sie sind Hotelier mit 5–50 Zimmern. - Hotelsoftware für Großketten ist viel zu komplex - Veraltete Lösungen = zu viel manuelle Arbeit, keine Automatisierung möglich - Kleine Systeme können nicht mit Buchungsportalen synchronisieren — Doppelbuchungen sind vorprogrammiert - Sie sitzen zwischen den Stühlen.

Die Lösung mit igumbi:

• Für kleine und mittlere Hotels entwickelt: kein überladenes System, aber alle wichtigen Abläufe an einem Ort
• Automatisierte Preissteuerung reduziert die manuelle Pflege von Preisen und Verfügbarkeiten
• Synchronisierung mit Buchungsportalen wie Booking.com, Airbnb und Expedia hilft, Doppelbuchungen zu vermeiden
• Cloudbasiert: kein eigener Server und kein aufwendiges IT-Setup im Betrieb

Ideale Software für kleine Hotels und Pensionen

Mit der webbasierten Hotelsoftware verwalten Sie alle Ihre Reservierungen, egal ob diese per Telefon, E-Mail, online über Buchungsportale oder mit dem Buchungstool (IBE) auf Ihrer Website eingegangen sind. Das clevere webbasierte Hotel Buchungsprogramm ist einfach zu bedienen, ohne verwirrende Optionen und Schnickschnack.

Sie haben Ihre Reservierungen stets im Griff, Sie verpassen keine Buchung mehr

• Die telefonischen und per E-Mail eingegangenen Reservierungen erfassen Sie in der Web-App.
• Hotelbuchungen, die über den Channel Manager oder das online Buchungstool eingehen, werden automatisch in die Hotelsoftware eingetragen.
• Die Reservierungen werden im online Belegungsplan den Zimmern zugeteilt.
• Reservierungen können Sie aufteilen (bei Gruppen, wenn die Namensliste bekannt wird, oder ein Teil einer Gruppe den Aufenthalt verlängert).
• Standardisierte E-Mails können Sie direkt aus der Web-App mit Ihren individuell anpassbaren E-Mail Vorlagen und Textbausteinen an Ihre Gäste verschicken: Angebot, Reservierungsbestätigung, Informationen zum Check-in und Rechnung (mit Rechnung als PDF im Anhang). Vor dem Abschicken kann die einzelne E-Mail noch personalisiert und der Text angepasst werden. Das spart Zeit beim Beantworten von Anfragen und Erstellen von Angeboten und macht einen professionellen Eindruck.
• Mit dem Automailer verschicken Sie zeitgesteuert die Vorlagen E-Mails automatisch an Ihre Gäste: nach dem Buchungseingang, vor der Anreise oder nach der Abreise.
• Gästeblätter/Meldescheine werden von den Reservierungsdaten abgeleitet, als PDF aufbereitet und an das elektronische Meldesystem der Gemeinden per XML-Schnittstelle geschickt (Feratel Meldeclient, TCA (Touristic Center Austria), Thaler-EDV, e-gaesteblatt.at von Comm-Unity, AVS).

Rechnungen Ausstellen und Zahlungen anfordern und verarbeiten

Erfassen Sie schon zum Zeitpunkt der Buchung die Leistungs- bzw. Rechnungszeilen, geht die Abrechnung am Abreisetag sehr zügig. Wenn Sie den Zahlungsanbieter Stripe verwenden, können Sie die Zahlung im Online-Buchungstool abwickeln oder mit einer Anzahlung arbeiten und die zweite Zahlung vor der Anreise mit der hinterlegten Karte einziehen.

• Sie können die Anzahlungen Ihrer Gäste erfassen. Die geleistete Anzahlung (z.B. bei Banküberweisung) wird bei der Rechnungserstellung vor der Anreise oder bei der Abreise in Abzug gebracht.
• Ihre Rechnungen stellen Sie als PDF aus – mit Ihren Farben und Ihrem Logo integriert.
• Zusatzleistungen wie Gastro-Konsumation, Parkplätze, Leihräder etc. können Sie erfassen und fakturieren.
• Sie können eine Firma als Rechnungsempfänger eintragen, während die Reservierung auf den anreisenden Gast läuft.
• Aus einer Reservierung können mehrere separate Rechnungen erstellt werden, um Firmenrechnungen und privat zu zahlende Leistungen zu trennen.
• Leistungen aus verschiedenen Reservierungen können Sie in einer Rechnung zusammenlegen.
• Die ausgestellte Rechnung können Sie bequem per Vorlagen-E-Mail versenden.
• Rechnungen können auch für Gäste ausgestellt werden deren Bezahlung über ein Portal wie Booking.com/Expedia abgewickelt wird. Es ist lediglich die Zahlungsart für die Portalüberweisung einzutragen.
• Die Karten- und Barzahlungen der Rechnungen werden in der integrierten Registrierkasse RKSV-konform erfasst: Auf der Rechnung wird die Signatur und der QR-Code aufgedruckt (Option für österreichische Betriebe ab April 2017).
• Mit dem Online-Buchungstool und Stripe als Zahlungsanbieter kann bei Vollzahlung die Rechnungserstellung und Bezahlung automatisiert werden.
• Bei Vollzahlung bei Portalbuchungen (Non-Ref Raten/ Nicht stornierbare Rate) kann auch die Rechnung unmittelbar nach dem Import aus dem Channel Manager automatisch erstellt und das Zahlungsformular an den Gast geschickt werden.
• Bei Standardraten (Flexible Rate bei Portalbuchungen) kann eine Anzahlung mit dem Zahlungsformular eingezogen werden, und die Rechnungserstellung sowie der Einzug vor der Anreise automatisiert werden.

Statistiken und Auswertungen für Ihre Übersicht und Planung

Für das Management Ihres Hotels bietet igumbi zahlreiche Listen und Statistikfunktionen für eine bessere Übersicht:

• Managementreport mit monatlicher und täglicher Entwicklung von Umsatz, ADR, Auslastung, RevPar und Aufteilung der Nächtigungen auf die Levels
• An- und Abreiseliste zum Ausdrucken
• Haushaltsliste mit Informationen zum Zimmerstatus
• Planungsliste für Mahlzeiten (Frühstück, Vollpension, Halbpension)
• Herkunftsstatistik
• Umsatz- und Auslastungsstatistik, mit freier Wahl des Auswertungszeitraums
• Gastdaten und Filterung nach Stammgästen
• Excel-Export der Rechnungs-, Reservierungs- und Gästedaten
• PDF Export der Rechnungen in einer Datei für einen Zeitraum (z.B. für die Buchhaltung)

Das Besondere an igumbi: die integrierte Preissteuerung und das schlanke Buchungstool

igumbi bietet eine intelligente Preisermittlung mit dynamischen Preisen pro Tag des Aufenthalts. Durch die zeitnahen Updates der Verfügbarkeiten und der dynamischen Preise in den Buchungsportalen wie Booking.com, Expedia etc. ist eine Auslastung- und Umsatzsteigerung erzielbar.

Das Online-Buchungstool (IBE) fragt die Verfügbarkeit der Zimmer in Echtzeit ab. Überbuchungen durch mangelhaft gepflegte Verfügbarkeiten in den Buchungsportalen sind damit weitestgehend vermeidbar – es kann bis zum letzten verfügbaren Zimmer online verkauft werden – auf der eigenen Website sogar provisionsfrei.

Das Online-Buchungstool kann mit dem Zahlungsdienstleister Stripe kombiniert werden. Dadurch lassen sich Buchungen mit Zahlung per Kreditkarte oder Sofort-Überweisung abwickeln. Die Rechnung oder die Anzahlungsforderung wird gleich ausgestellt und automatisch mit der E-Mail-Buchungsbestätigung als PDF-Anhang mitgeschickt. Die Reservierung kann auch nur mit einer Karte besichert werden, sodass Sie später manuell eine Belastung der Kreditkarte durchführen können.

Ein Baustein von igumbi ist das sogenannte Nesting und die Level-Logik. Damit lassen sich mit einer auf Upselling ausgelegten Preisstruktur übersichtlich und schnell die dynamischen Hotelpreise steuern – ohne starre Saison-Logik. Diese Funktion basiert auf den Revenue-Management-Ansätzen, wie sie Fluglinien verwenden. Diese Logik wurde für die dynamischen Hotelpreise abgewandelt und auf die Bedürfnisse von Hoteliers ausgelegt.

Nicht nur die Auslastung ist steuerbar, auch die Ermittlung eines Mischpreises im Rahmen einer Buchung ist damit möglich.

Ist die Nachfrage groß, verkauft man Verfügbarkeit, ist sie gering, verkauft man Produkte und Pauschalen.

Die Preise und Verfügbarkeiten werden über unsere Zwei-Wege-XML-Schnittstelle an drei angebundene Channel Manager fast in Echtzeit ausgespielt. Die Reservierungen, Stornierungen und Änderungen werden automatisch eingelesen.

Kostenlos testen — Transparente Preise, keine versteckten Gebühren

igumbi bietet ein 30-Tage-Trial kostenlos, ohne Kreditkarte erforderlich. Sie erhalten sofortigen Zugang zu allen Features — Belegungsplan, Preissteuerung, Rechnungserstellung und dynamische Levelpreise.

Im Gegensatz zu vielen Alternativen zahlen Sie bei igumbi keine versteckten Gebühren für Schulung, Migrationsunterstützung oder einfache Konfiguration. Unser einfaches, modulares Preismodell ist transparent und fair kalkuliert — und Support ist inkludiert.

Jetzt kostenlos testen

Cloud Hotelsoftware: Keine IT-Probleme, Zugriff von unterwegs

igumbi ist eine webbasierte Cloud-Hotelsoftware. Die Daten werden auf unseren Servern in Deutschland gehostet. Wir kümmern uns um das Backup und die Spiegelung der Datenbanken.

Sie haben Zugriff von unterwegs auf das Hotelprogramm in der Cloud: mit verschiedenen Computern oder über die iPhone/iPad-App oder Android App.

Das bietet viele Vorteile für Ihren Betrieb.

So funktioniert die igumbi Hotelsoftware

1. Erfassung der Buchungen

Alle Anfragen Ihrer Gäste, die telefonisch oder per E-Mail eingehen, werden einmalig als Buchungen in der Hotelbuchungssoftware erfasst.

2. Zuteilung der Preise und Produkte

Ihre Zimmerarten (sei es Einzelzimmer, Doppelzimmer, Familienzimmer oder Appartements/Suiten) werden als Produktkategorie zusammengefasst.

Sie können eine unlimitierte Anzahl an Preisen und Produkten in der Hotelsoftware anlegen. Sie haben auch die Möglichkeit, Promotionen und Packages (Specials) mit einer minimalen/maximalen Aufenthaltsdauer anzubieten.

3. Einfache und schnelle Korrespondenz mit dem E-Mail-Vorlagenservice

Sobald die Buchung erfasst ist, können Sie ein Angebot oder eine Reservierungsbestätigung mittels E-Mail-Vorlage versenden. Diese HTML-Mails lassen sich mit Ihrem Firmenlogo und Ihren Firmenfarben versehen. Sie können vor dem Versand den Text noch personalisieren. Nicht relevante Textpassagen können Sie vor dem Versand aus dem Vorlagentext löschen.

4. Zuteilung des Zimmers im Belegungsplan

Die Daten der Belegung werden automatisch aus dem online Belegungsplan ausgewertet. Damit haben Sie den Überblick, welche Zimmernummern für die Dauer des Aufenthalts frei sind. Selbstverständlich können Sie auch direkt im Belegungsplan nachsehen und ein Zimmer auswählen.

Erst wenn ein Zimmer im Belegungsplan zugeteilt ist, gilt das Zimmer in der online Hotelbuchungssoftware als verkauft und wird von der Anzahl der verfügbaren Zimmer abgezogen. Wenn die Reservierung im Bereich darunter liegt, handelt es sich um eine noch nicht zugesagte Reservierung (d.h. Anfragen, die noch in Schwebe sind oder in der Warteliste).

5. Ausstellung von Rechnungen

Sie können Rechnungen direkt aus der Reservierung der webbasierten Hotelsoftware erstellen. Neben der Übernachtung können Sie auch Zusatzleistungen wie Gastro-Konsumationen, Parkplatz etc. ganz bequem und ohne Mehraufwand auf die Rechnung setzen.

Außerdem können Sie Gutschriften ausstellen und mehrere Rechnungen für eine Reservierung erstellen oder die Leistung von mehreren Reservierungen auf einer Rechnung zusammenfassen.

6. Daten-Export für die Buchhaltung

Die Daten der ausgestellten Rechnungen können Sie periodisch als Excel-Datei aus der online Hotelbuchungssoftware herunterladen. Somit können Sie die Hotelrechnungsdaten aus der Excel-Datei in Ihre Buchhaltungssoftware importieren oder an Ihren Steuerberater übergeben.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche Funktionen braucht eine Hotelsoftware für kleine Hotels?

Eine Hotelsoftware für kleine Hotels sollte Reservierungen, Belegungsplan, Rechnungen, Buchungsportale und Direktbuchungen verbinden. igumbi bündelt diese Aufgaben in einem Cloud-PMS und ergänzt sie um automatisierte E-Mails, Preissteuerung und mobilen Zugriff. Zimmerarten, Preise und Produkte lassen sich dabei zentral verwalten.

Wie verhindert Hotelsoftware Doppelbuchungen?

Hotelsoftware gleicht Verfügbarkeiten und Preise mit angebundenen Buchungsportalen ab und liest neue Reservierungen automatisch ein. igumbi verbindet sich dafür über einen Channel Manager mit Booking.com, Expedia, HRS, Feratel und weiteren Portalen. Damit werden manuelle Übertragungen reduziert und Doppelbuchungen weitgehend vermieden.

Gibt es eine mobile App für iPhone und iPad?

Ja, die kostenlose App „igumbi Hotelsoftware" ist im App Store und im Play Store erhältlich. Sie ermöglicht Ihnen, von unterwegs Buchungen zu verwalten, den Belegungsplan zu prüfen und Gäste zu kommunizieren.

Kann ich automatisch Rechnungen erstellen und Zahlungen abwickeln?

Ja, mit Stripe als Zahlungsanbieter können Rechnungen und Zahlungen vollautomatisch abgewickelt werden. Im Buchungstool beim Buchungsabschluss wird die Rechnung ausgestellt und die Kartenzahlung verarbeitet – ideal für Online-Buchungen ohne manuelle Eingriffe. Es gibt auch Anzahlung oder Besicherung, und Sie kassieren vor Ort

Wie lange dauert die Einrichtung von igumbi?

Die Grundkonfiguration dauert 1–2 Stunden: Zimmerarten, Preise und erste Reservierungen und Gästedaten eintragen. Die Cloud-Software ist sofort einsatzbereit, ohne IT-Aufwand oder Server-Setup. Unser Support hilft Ihnen beim Setup.

Ist die Cloud-Hotelsoftware sicher und wird mein Backup durchgeführt?

Ja, igumbi ist eine sichere Cloud-Lösung mit Servern in Deutschland. Wir kümmern uns automatisch um tägliche Backups und Datenbankspiegelung – Sie müssen sich um nichts kümmern.

Was ist der Unterschied zwischen Hotelsoftware, PMS, Channel Manager und Buchungstool?

Eine Hotelsoftware beziehungsweise ein PMS verwaltet Gäste, Zimmer, Rechnungen und Betriebsabläufe. Ein Channel Manager synchronisiert Preise und Verfügbarkeiten mit Buchungsportalen. Ein Buchungstool (IBE) ist die Reservierungsfunktion auf Ihrer Website. igumbi verbindet PMS und Buchungstool in einer Lösung und arbeitet mit angebundenen Channel Managern zusammen.

Eignet sich igumbi für kleine Pensionen und Hotels mit wenigen Zimmern?

Ja. igumbi ist für kleine Hotels, Pensionen, Ferienwohnungen und ähnliche Beherbergungsbetriebe ausgelegt. Die Software verbindet die tägliche Reservierungsverwaltung mit Rechnungen, Gästekommunikation, Preissteuerung und der Anbindung an Buchungsportale. Für den Einstieg lassen sich auch klassische Saisonpreise verwenden.

Kann ich von einem anderen Hotelprogramm zu igumbi wechseln?

Ja, unser Support-Team unterstützt Sie bei der Migration Ihrer Gästedaten, Reservierungen aus Ihrem alten System — ohne zusätzliche Kosten.

Wie geht es weiter?

Einbau des Online-Buchungstools

Sobald sich der interne Ablauf mit der Online-Hotelsoftware eingespielt hat und sich Ihre Preis- und Upselling-Strategie bewährt hat, ist es Zeit, das Online-Buchungstool in Ihre Hotel-Website zu integrieren.

Für den Einbau des Buchungstools in Ihre Website gibt es auch das WordPress-Buchungssystem-Plugin oder ein Joomla-Modul, falls Sie Ihre Website mit einem dieser Content-Management-Systeme betreiben.

Damit steigern Sie Ihre provisionsfreien Direktbuchungen, denn ein Teil Ihrer Gäste wird ab dann die gesamte Buchung ohne Ihr Zutun über Ihre Hotel-Website abwickeln.

Sie freuen sich über die neuen Buchungen, die direkt in Ihre E-Mail-Inbox eintreffen.

Ertragsoptimierung durch Revenue-/Yieldmanagement

Die Revenue-/Yieldmanagement-Funktionen sorgen im Hintergrund dafür, dass Sie stets alle verfügbaren Zimmer online anbieten können.

Die aktuellen dynamischen Preise und Verfügbarkeiten werden an den integrierten Channel Manager in Echtzeit weitergereicht. Eingehende Reservierungen, Änderungen und Stornierungen werden automatisch eingelesen – eine echte Arbeitserleichterung.

Mit den dynamischen Levelpreisen und der Nesting-Logik stellen wir sicher, dass Ihre verfügbaren Kontingente bis zum letzten Zimmer zum optimalen Preis angeboten werden. Ihre Zimmerpreise werden damit wettbewerbsfähiger, Sie erhalten mehr Buchungen und steigern Umsatz und Gewinn.

iOS / Android App für den Zugriff unterwegs am iPhone, Android Smartphone, am iPad oder Tablet

Wir wollen Ihr Leben einfacher und mobil machen. Dank der iPhone/iPad App und der Android App sind Sie als Hotelier für die Buchungsverwaltung auch nicht mehr an den Computer in der Rezeption Ihres Betriebes gebunden.

Sie können auch unterwegs den Status Ihrer Buchungen und den Belegungsplan (Belegungskalender) einsehen und neue Reservierungen eintragen. Sogar Angebote können Sie mit Hilfe der E-Mail-Vorlagen verschicken.

igumbi ist eine clevere und komfortable Hotelsoftware, um systematisch Ihren Umsatz und Ihre Auslastung zu erhöhen.

igumbi funktioniert auf allen Betriebssystemen, auch auf dem Mac. Details für Apple-Nutzer finden Sie bei der Hotelsoftware für Mac.

Reports & Controlling: Ihren Erfolg verstehen

Mit igumbi haben Sie volle Transparenz über Ihre Hotelbuchungen und Ihren Geschäftsbetrieb. Erfahren Sie mehr über die integrierten Reporting- und Analysefunktionen:

• Auswertungen & Statistiken aus der Hotelsoftware — Dashboards, Monatsvergleiche, Nachfrageprognosen und Trends

Online Buchungen aufbauen: Voraussetzungen & Strategie

Bevor Sie durchstarten: Welche Voraussetzungen sollten Sie erfüllen, um online Buchungen zu maximieren? Erfahren Sie in unserem Artikel über die Voraussetzungen für mehr online Buchungen über Ihre Homepage — von Website-Optimierung über Buchungsportal-Präsenz bis Analytics.

Warum vertrauen kleine Hotels igumbi?

Automatisierung reduziert Routinearbeit Preis- und Verfügbarkeitsupdates sowie wiederkehrende E-Mails lassen sich automatisieren.

Dynamische Preise unterstützen die Umsatzsteuerung Mit Levelpreisen können Sie Preise und verfügbare Kontingente an Nachfrage und Auslastung anpassen.

Weniger IT-Aufwand Die Cloud-Software ist im Browser und über die mobilen Apps erreichbar; Backups und der Betrieb der Infrastruktur werden zentral betreut.

Kostenlos testen — 30 Tage, keine Kreditkarte erforderlich

Erleben Sie selbst, wie igumbi Ihren Betrieb unterstützen kann:

• Vollständiger Zugang — Alle Features freigeschaltet: Belegungsplan, Preissteuerung, Rechnungen, dynamische Levelpreise
• Keine Zahlungsdaten nötig — Kostenlos ausprobieren, ganz ohne Kreditkarte
• Mit eigenen Daten testen — Legen Sie Zimmer, Kategorien, Preise und Reservierungen an und erleben Sie, wie igumbi Ihren täglichen Arbeitsablauf unterstützt
• Jederzeit kündbar — Keine versteckten Bedingungen, kein Abo-Zwang

Jetzt unverbindlich probieren und profitieren

Jetzt ist der Moment gekommen, selbst zu erleben, wie igumbi Ihren Betrieb verändern kann. Mit unserer unverbindlichen Demoversion haben Sie die Möglichkeit, alle Funktionen unserer Software in der Praxis zu testen und zu sehen, wie sie Ihren Arbeitsalltag erleichtern und Ihre Abläufe automatisieren kann.

Warten Sie nicht länger, nehmen Sie die Zukunft Ihres Hotels in Ihre Hand:

Probieren Sie igumbi jetzt unverbindlich aus und sehen Sie sich die Demoversion für Ihren Betrieb an. Entdecken Sie selbst, wie Sie mit Ihren eigenen dynamischen Levelpreisen Ihren Umsatz und Ihre Auslastung steigern können.

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