Riesenrad in Wien, Prater

Ortstaxe in Wien für Airbnb Vermieter

Vermieter die Ihre Apartments in Wien auf Airbnb (und ähnlichen Plattformen wie Wimdu, 9 Flats, etc.) anbieten, sehen sich nun mit der Frage um die Berechnung und Ablieferung der Wiener Ortstaxe konfrontiert.

Wenn Sie mehrere Apartments besitzen und das Geschäft mit der Airbnb Vermietung (oder anderen Buchungsplattformen) läuft gut, dann ist der jetzige Zeitpunkt ein ideal um sich über die generelle online Vertriebsstrategie Gedanken zu machen.

Das werden etliche andere auch tun, bei dem Angebot von mehr als 6000 Wohnungen in Wien (laut dem Trend Artikel). In Salzburg sollen es 800 Angebote sein, in Innsbruck 600 und in Graz 450.

In Wien verspricht sich die Stadt Mehreinnahmen von 740.000 EUR pa. durch das Einheben der Ortstaxe. Wobei das Angebot auf Airbnb im letzten Jahr um 130% gewachsen ist. Der heimliche Gewinner wird wohl der Finanzminister sein, denn etliche werden werden die Grenze übersteigen und anfangen Umsatzsteuer zu bezahlen.

So wie die Stadt Wien agiert, scheint es darauf hinauszulaufen, dass jeder für sich selbst sorgen sollte, dass er im Rahmen des Rechts und des Gesetzes agiert. Wir denken dass es kaum zu einer engen Umarmung mit den Buchungsplattformen wie in Brüssel oder Paris kommen wird. Da stehen viele andere Themen, wie leistbarer Wohnraum und Gentrifizierung, auch noch am Tableau.

Die Stadt Wien hat auch eine "Checkliste" bereitgestellt während Airbnb vorsorglich die Österreichische Niederlassung geschlossen hat, um keine Nutzerdaten herausgeben zu müssen. Graz überlegt auch schon ob man dem Wiener Vorbild folgt.

Im Grunde könnte man meinen: "The party is over". Zimmer- und Apartment-Vermietung ist ein Geschäft wie jedes andere, "sharing-economy" - hin oder her. Und es sind für diese Geschäftstätigkeit über die verwendete Infrastruktur und Systeme, um das Geschäft abzuwickeln, Entscheidungen zu treffen.

Man sollte sich in der jetzigen Situation neben den Fragen Zum Recht und darüber hinaus einige grundsätzliche Fragen zur online Vertriebsstrategie für die Apartmentvermietung stellen:

  • Ist Airbnb der einzige lohnende Vertriebskanal oder gibt es andere Alternativen, die vielleicht besser performen?
  • Wie stellt man es an, dass man die Apartments anderwertig vermietet, stets den Überblick hat, und dann auch im Rahmen des Rechts agiert? Stichwort Ortstaxe, Meldewesen, Statistik.
  • Kann man durch dynamische Preise für die Übernachtungen die Umsätze etwa gar noch steigern? Stichwort: Yieldmanagement, Revenuemanagement, dynamische Zimmerpreise.

Ist die Party also wirklich vorbei, oder wird es vielleicht eine ganz andere Party?

Buchführungspflicht für die Ortstaxe

Hier mal der trockene Gesetzestext zum Thema Ortstaxe in Wien:

§ 16. Die Inhaber und Inhaberinnen der im § 11 genannten Unterkünfte haben, abgesehen vom Fall der Pauschalierung der Ortstaxe, die geschäftlichen Aufzeichnungen (§ 13 Abs. 2) derart zu führen, dass alle Beherbergungen sowie das für jede einzelne Beherbergung vereinnahmte Entgelt zuverlässig ersichtlich ist.

Das bedeutet Sie brauchen ein System um Aufzeichnungen über die Aufenthalte Ihrer Gäste zu führen. Vor allem weil Sie belegen sollen können, dass es für manche Aufenthalte Ausnahmen zur Ortstaxenpflicht gibt:

Minderjährige, die sich in Wien zum Schulbesuch oder zur Berufsausbildung oder in Jugendherbergen aufhalten, Studierende an Wiener Hoch- und Fachschulen und Personen, die in einer Privatunterkunft länger als drei Monate ununterbrochen Aufenthalt nehmen, sind von der Entrichtung der Ortstaxe befreit.

Derartige Informationen werden ausgiebig auch im Meldeschein / Meldezettel erfasst, dessen Ausfüllen auch Pflicht ist.

Wiener Ortstaxe berechnen, aber wie?

Ausgangslage ist das "Beherbergungsentgelt", das ist der Betrag, den der Gast an Sie bezahlt, also der Betrag den Sie von Airbnb bekommen plus den Betrag den Sie an Airbnb als Buchungsprovision abliefern.

Hier die infos der MA6 zur Berechnung der Wiener Ortstaxe

Höhe der Ortstaxe: 3,2 Prozent des Beherbergungsentgeltes (ohne Umsatzsteuer, Frühstück und 11 Prozent Pauschalabzug

Also man kann bei der Berechnung der Wiener Ortstaxe 11% abziehen, früher gab es noch Abzug fürs Heizen im Winter (aber mittlerweile haben wir ja alle Fernwärme, oder so ähnlich).

Dann kommt es darauf an ob Sie Umsatzsteuer bezahlen oder nicht. Ausgangslage: wahrscheinlich eher nicht, aber das könnte im Zuge der Änderungen, die für Sie anstehen, auch eine Überlegung wert sein. Dann können Sie alle Ikea Rechnungen für den Ausbau der nächsten Apartments oder die Umsatzsteuer Ihrer Miete gegenrechnen. Das Thema besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Höhe der Ortstaxe: 3,2 Prozent des Beherbergungsentgeltes (ohne Umsatzsteuer, Frühstück und 11 Prozent Pauschalabzug) Berechnung der Ortstaxe mittels Schlüsselzahl:

Die Ortstaxen Schlüsselzahl ist ohne Umsatzsteuer: 2,7691 Prozent Bei 10 Prozent Umsatzsteuer: 2,5237 Prozent (bis 30. April 2016 gültig) Bei 13 Prozent Umsatzsteuer: 2,4584 Prozent (ab 1. Mai 2016 gültig)

Hier können wir Sie gut unterstützen, die Wiener Ortstaxe ist bei uns als Rechenregel hinterlegt, und kann bei Inklusivpreisen (also inkl. Ortstaxe und Umsatzsteuer) gesetzeskonform in den Rechnungen aufgezeichnet werden. Denn bei der Berechnung muss vom Bruttozimmerpreis (aka "Beherbergungsentgelt") zuerst die Ortstaxe abgezogen werden und dann erst die Umsatzsteuer vom Restbetrag ermittelt werden.

Bei der manuellen Berechnung der Ortstaxe hilft es wenn man die Schlussrechnung beherrscht. Oder man hat ein System, das diese Berechnung erledigt: Mit igumbi können Sie saubere und gesetzeskonforme Rechnungen ausstellen.

So sieht die Gliederung der Mehrwertsteuer und der Ortstaxe auf den Rechnungen die mit der igumbi Hotelsoftware erstellt wurden aus:

Hotelrechnung mit der Ortstaxe Wiener Ortstaxe einem eignen Block am Fuße der Rechnung ausgewiesen.

Es wird lediglich der Nächtigungsbetrag und ggfls. die Endreinigung den die Gäste bezahlen auf die Rechnung an den Gast auf die Rechnung gesetzt. Wenn Sie Ust. pflichtig sind, dann verrechnen Sie die Nächtigung und Reinigungsposte mit der anwendbaren Mehrwertsteuer. Die Airbnb "Service-Gebühr" zahlt der Gast direkt an Airbnb, und Airbnb weist dafür auch die Mehrwertsteuer aus. Diese sollte nicht auf die Rechnung da Airbnb diese dem Gast in Rechnung stellt.

Darüber hinaus steht ihnen ein Excel Download aller Rechnungsdaten zur Verfügung in dem die Ortstaxe in einer extra Spalte ausgewiesen wird. Mit dieser Excel Liste können Sie rasch die monatliche Schuld der Ortstaxe für die MA6 einfach und schnell ermitteln.

Pro & Contra Airbnb

Jetzt vielleicht ein paar grundsätzliche Gedanken und Fragen. Wenn sie sich schon neu Aufstellen müssen, dann gibt es vielleicht ein paar Dinge die man jetzt betrachten und hinterfragen sollte:

  • Airbnb behält das Geld der Gäste ein bis kurz nach der Anreise des Gastes. Das bedeutet das Geld, das schon seit Wochen oder Monaten auf Ihrem Konto liegen könnte, arbeitet für Airbnb. Das ist zwar fesch in der Anfangsphase wenn Sie in Ihrer Wohnung ein oder zwei Zimmer vermieten. Wenn Sie aber mehrere Objekte betreiben und Ihr Portfolio erweitert haben, dann müssen Sie erstmal einiges an Investitionen vorfinanzieren. Gut dass dieses Geschäft so profitabel ist.

  • Manche Airbnb Gäste sind etwas betreuungsintensiv und Wünschen sich Wohnen mit Familienanschluss. Das mag in der Anfangsphase recht neuartig und recht nett gewesen sein. Aber irgendwann wären einfach zu handhabende Gäste eine Wohltat. Diese Art von Gästen sind einerseits Stammgäste und andererseits Gäste die von traditionellen Buchungsplattformen wie Booking kommen.

Alternative: eigene Website mit online Buchungstool

Sie haben sich bisher gescheut eine eigene Website einzurichten aus Angst dass es dann ein "offizielles Business" wird. Nun, wie wir festgestellt haben, wird es ohnehin so kommen. Sie haben mit der Vermietung eigentlich gutes Geld verdient haben, und es ist besser Sie agieren statt reagieren.

Vor allem erlaubt Ihnen Ihre eigene Website Ihre Gäste besser an Ihren Betrieb zu binden. Einfach in die Wohnung eine Visitenkarte oder Flyer mit Ihren Kontaktdaten (und dem URL Ihrer Website) zum mitnehmen auflegen. Nutzen Sie die Gästekontakte beim Aufenthalt um Weiterempfehlungen für zukünftige Buchungen zu generieren.

Auf Ihrer eigenen Website können Sie ihre Apartments mit den selben schönen Bildern, die sie auf Airbnb verwenden, darstellen (und natürlich auch mehr). Wir empfehlen für die halbwegs technisch Versierten WordPress als Plattform für die Apartment Website.

Und dann wäre es super wenn Ihre Gäste auf Ihrer Website sofort, direkt und provisionsfrei buchen könnten. Dafür bieten wir unser online Buchungstool an. Ein schnelles, einfaches Buchungstool. Für WordPress gibt es dafür ein fertiges Plugin.

E-Mail Marketing als Traffic-Bringer

Stammkunden und Weiterempfehlungen sind gut, und der Dreh- und Angelpunkt ist Ihre Website. Verstärken können Sie diesen Kommunikationskanal durch den Aufbau eines Newsletter Verteilers. Wir bieten dafür die Integration mit dem E-Mail Tool Mailchimp an.

In igumbi können Sie ihren Gästen Interessen (das Reisemotiv) zuweisen und später in Ihren Mailings stark segmentierte E-Mail Newsletter verschicken. Mit den Mailing lotsen Sie Ihre Gäste auf Ihre Website, die dann dort provisionsfrei buchen.

E-Mail Marketing ist im Zeitalter von Facebook und anderen Social Media Plattformen sträflich unterschätzt. Tun Sie das nicht.

Sie sehen: die Party geht ganz wo anders weiter.

Weitere Buchungsplattformen

Vielleicht haben Sie sich schon überlegt auf anderen Buchungsplattformen präsent zu sein. Das wäre dann lohnend, wenn Sie sich von den anderen Plattformen die Ansprache weiterer, nicht durch Airbnb abgedeckten Kundensgmente erhoffen.

Abgehalten hat Sie bis jetzt die Frage wie man die Verfügbarkeiten mit einer Buchungsplattform wie booking.com synchron hält ohne zum menschlichen Computer zu werden.

Grundsätzlich ist bei den Buchungsplattformen zu unterscheiden ob diese Airbnb-artige Plattformen sind (mit iCal Schnittstellen) oder traditionelle Buchungsplattformen wie Booking mit denen Buchungen, Verfügbarkeiten und Preise über sogenannte Channel Management Programme ausgetauscht werden können. Das kann für Sie recht mächtig sein. Airbnb unterstützt Sie zwar beim Preis-Micro-Management. Wir sehen das eher als einen Mechanismus seitens Airbnb um günstig zu attraktiven, buchbaren Inventar zu kommen. Crowdsourcing eben.

Wir bieten Ihnen mit in igumbi mit der Levelpreis-Logik einen Mechanismus bei dem Ihre Preise bei höherer Auslastung automatisch steigen. Das funktioniert sehr gut mit traditionellen Buchungsplattform Anbietern wie Booking.com, Expedia, Venere, HRS, die über unsere Zwei Weg Channel Management Schnittstelle angebunden sind. Diese Buchungsplattformen stoßen mit der Aufnahme von Apartmentvermieter mit 2-3 Einheiten mehr oder weniger in das Airbnb Segment vor. Mit der igumbi Levelpreis Logik werden die Preisänderungen, automatisch nach dem Eintragen oder dem Löschen der Buchungen, ohne Ihr Zutun, an die Buchungsplattformen geschickt.

Die igumbi Plattform unterstützt auch den Austausch der Verfügbarkeiten via ical Kalender Feed und das Einlesen der Buchungen via ical Kalender mit Airbnb. Das basiert auf dem regelmäßigen Auslesen von iCal Kalender URLs. Buchungen werden automatisch eingetragen und Airbnb (oder andere Plattformen wie Wimdu, 9Flats, etc.) erhalten stets die aktuelle Verfügbarkeit: Buchungen die über andere Quellen eingetragen werden (sei es über den Channel Manager eingelesen oder manuell angelegte Buchungen die übers Telefon oder per E-Mail kamen) werden als belegt / blockiert im iCal Feed dargestellt, ohne Details über die Buchungen an Airbnb zu übermitteln.

Meldezettel

Zu guter letzt müssen Ihre Gäste auch Meldezettel ausfüllen. In den Gesetz steht folgendes:

InhaberInnen von gewerblichen und privaten Beherbergungsbetrieben müssen zur Erfüllung der Meldepflicht ein Gästeverzeichnis (§ 10 Meldegesetz 1991) führen.

Jeder Gast ist – ohne Rücksicht auf die Aufenthaltsdauer – unverzüg- lich (jedenfalls aber innerhalb von 24 Stunden) nach seinem Eintreffen, durch Eintragung in ein Gästeblatt (künftig Gästeverzeichnis) anzumelden und bei seiner Abreise entsprechend wieder abzumelden.

Anders als in vielen Bundesländern in Österreich ist in Wien die Ortstaxe nicht an den Meldeschein gekoppelt (der in den Tourismusorten meisten an den Fremdenverkehrsverband abzuliefern ist), sondern dient in erster Linie als Vollstreckung des Meldegesetzes. Die Polizei könnte vorbeischauen um Einblick in Ihre gesammelten Meldeblätter zu nehmen.

igumbi (online Hotelsoftware) erlaubt die Möglichkeit Meldescheine im System zu erfassen und diese als PDF auszudrucken. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass die Meldezettel von den Gästen unterschrieben werden und sauber in Ordnern abgelegt werden.

Hier wird es auch noch zu "Gesprächen" mit Airbnb kommen müssen, damit Sie vorab vollständigere Gastdaten übermittelt bekommen, wie dies bei anderen Buchungsplattformen wie Booking.com der Fall ist.

Clever holen wir uns mit der Unterschrift auf dem Meldezettel auch gleich die "Permission" fürs E-Mail Marketing.

Beherbergungstatistik

Auch die Daten für die Beherbergungstatistik kann als Excel Datei pro Monat abgerufen werden und für die Übermittlung an die MA23. Also ja - es ist noch eine weitere Magistratsabteilung involviert.

Die Herkunftsstatistik,auch Beherbergungstatistik genannt, auch als Excel Tabelle pro Monat zum Download, in der igumbi Hotelsoftware.

Der Gesetzestext sagt folgendes:

Gewerbliche und private Beherbergungsbetriebe sind durch die bundesweite Tourismusstatistik-Verordnung 2002 verpflichtet, die Zahl ihrer Gäste und deren Übernachtungen monatlich an die Gemeinde zu übermitteln. Ankunfts- und Nächtigungszahlen sind nach dem Herkunftsland der Gäste aufzuschlüsseln.

Fazit

Wir können ihnen mit der igumbi Hotelsoftware jetzt sofort eine online Software Lösung anbieten die Sie in Ihrer jetzigen Situation unterstützt um gesetzeskonform zu agieren:

Weiters ist die Ausrichtung auf den Direktvertrieb und die Tools, die das unterstützen (Buchungstool, Mailchimp Synchronisation, Channel Management) eine strategische Option um Ihren Zimmervertrieb günstiger und unabhängiger zu machen.

Mit der Channel Management Anbindung können Sie weitere Buchungsplattformen anbinden. Dabei haben Sie keinen Stress beim Verwalten der Verfügbarkeiten und Preise in den unterschiedlichen Plattformen. Die Buchungen werden automatisch importiert.

Es gibt auch eine iOS (iPhone & iPad) App mit der Sie die Buchungen unterwegs verwalten können, Belegungsplan ansehen Reservierungen eintragen und Angebote oder Reservierungsbestätigungen verschicken. Das ist vor allem dann hilfreich wenn Sie Ihre Buchungen per Telefon oder E-Mail entgegen nehmen, und in Ihrem Tagesjob in einem Meeting sitzen: Während der Kollege schwadroniert, könnte man ja ein Angebot verschicken.

Sie sehen: Die Party fängt jetzt erst so richtig an.

Author: Roland Oth. Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook

igumbi Hotelsoftware - jetzt unverbindlich probieren

igumbi Hotelsoftware Demo System Übersicht

igumbi ist eine online Hotelsoftware mit einem einfachen und schnellen Buchungstool für Ihre Website.

Wir steigern Ihre provisionsfreien Direktbuchungen. Sie sparen Zeit und haben auch mit der iPhone App Zugriff auf Ihre Daten.

  Demo ansehen
1-300x250-see-bp-hotel

Tags: Ortstaxe airbnb Meldeschein Endreinigung iCal