Hotelreservierung: Angebot, Buchungsbestätigung und Rechnung - Vorlage/ Muster
Mit E-Mail Vorlagen/ Textbausteinen die Standard E-Mails automatisieren und vor dem Versand personalisieren

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In der igumbi online Hotelsoftware gibt es E-Mailvorlagen mit Textbausteinen, mit denen Sie Ihre E-Mails für Ihr Hotel, Ihre Apartments oder Ferienwohnungen automatisieren können.

Um Ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern, müssen die Daten der Gäste nur einmal in das Buchungssystem eingegeben werden. Mit Hilfe standardisierter, professioneller E-Mails werden mit wenig Aufwand aus Anfragen fixe Buchungen. Auch das Erstellen und Versenden Ihrer Hotel-, Apartment- oder Ferienwohnung-Rechnungen geht damit rasch. In der App haben Sie stets den Überblick, ob eingehende E-Mail-Anfragen schon beantwortet wurden.

Durch die Organisation der E-Mailvorlagen haben Sie ein System, mit dem Sie sehr schnell und einfach, ohne Sprünge zwischen unterschiedlichen Programmen und ohne Copy-Paste Akrobatik, Ihre Angebote, Buchungsbestätigungen und Rechnungen erstellen und verschicken können.

Die Aufgabe der Mail-Beantwortung können Sie damit gut delegieren, ohne Sorge zu haben, dass die Formulierungen und Formatierungen nicht hundertprozentig passen.

Von der Anfrage bis zur Fixbuchung

Der Ablauf einer direkten Reservierung (E-Mail Anfrage oder Telefonisch) sieht meistens wie folgt aus:

  • Neue Reservierung oder Anfrage im Buchungssystem anlegen
  • Angebot an den Gast schicken
  • Antwort E-Mail: Ihr Gast bucht verbindlich - Sie teilen im igumbi System ein Zimmer zu
  • Reservierungsbestätigungen schicken
  • Gast checkt ein
  • Gast Checkt aus
  • Rechnung schreiben und per E-Mail verschicken

(Bei den fettgedruckten Schritten kommen die E-Mailvorlagen/ Templates mit Textbausteinen zur Anwendung.)

Bei Firmenrechnungen, die per Banküberweisung bezahlt werden sollten, ist manchmal das Senden einer Mahnung/ Zahlungserinnerung notwendig. Auch hierfür gibt es eine E-Mailvorlage.

Textbausteine und E-Mail Vorlagen

In der igumbi Hotelsoftware gibt es standardmäßig Vorlagen mit Textbausteinen auf Deutsch und Englisch für:

  • Vorlage eines Angebots
  • Vorlage einer Buchungsbestätigung/ Vorlage einer Reservierungsbestätigung
  • Vorlage für den Versand einer Rechnung: Mit igumbi können Sie Rechnungen für Ihre Ferienwohnung/ Apartment/ Hotelzimmer erstellen. Die Rechnung können Sie im Anhang einer E-Mail als PDF per Vorlage - ohne Copy & Paste - direkt aus der igumbi WebApp verschicken.
  • Vorlage eines Mahnschreibens/ Vorlage einer Zahlungserinnerung (kann aktiviert werden)

Ablage in der online Hotelsoftware

Die verschickten E-Mails sind in der igumbi Hotelsoftware/ WebApp abrufbar, mit dem Kundendatensatz verknüpft und werden als Kopie an Ihre Absende-Adresse weitergeleitet, damit Sie die gesamte Mailkorrespondenz in Ihren Mailordnern nachlesen können.

Für den Versand von Reservierungsbestätigungen, Angebote, Rechnungen per E-Mail aus der Hotelsoftware.

Um eine E-Mail zu versenden, klicken Sie in der Reservierung oben in der Mitte der Seite den Button "E-Mail senden". Hier kann nun die entsprechende Vorlage ausgewählt werden.

Liste der E-Mail Vorlagen für Hotelreservierungen in der igumbi Hotelsoftware. Mit den Vorlagen wird die Hotel E-Mail Korrespondenz  effizient und in gleichbleibender Qualität abgewickelt: Angebot, Reservierungbestätung und Rechnung versenden

Wie schreibe ich ein Angebot?

Die Vorgänge ein Angebot zu erstellen, eine Buchungsbestätigung zu verschicken oder eine Rechnung zu erstellen und als E-Mail zu verschicken dauert nur mehr wenige Sekunden.

Tipps für die Bearbeitung und dem Anpassen der E-Mail Vorlagen in der igumbi online Hotelsoftware. Textbausteine ändern und Texte anpassen. Funktionsblöcke verschieben. Variablen aus der Reservierung verwenden.

Die Textbausteine können an die Anforderungen Ihres Betriebs angepasst werden. Der Textbaustein, der die Ortstaxe enthält, muss zum Beispiel an die Gegebenheiten Ihres Standortes angepasst werden.

Wichtig ist auch zu überlegen, wie Sie die Korrespondenz strukturieren möchten. Die Textelemente werden in Textbausteine aufgeteilt. Oft verwendete Textbausteine sind zum Beispiel:

  • Anrede
  • Spezielle Information zum Checkin/Checkout: Zeiten, Reinigung - ein wichtiger Textbaustein für ein Angebot
  • Informationen zur Endreinigung und zu Ortstaxen/ Kurtaxe/ Tourismusabgaben - auch ein wichtiger Angebot Textbaustein.
  • Anreiseinformation - Wie findet man Ihren Betrieb?, Link zu Google-Maps, Koordinaten, Informationen zum Parken des Autos
  • Ihre Grußformel
  • Socialmedia Links (Facebook, Twitter, Instagram, etc.)

Zur Textgestaltung: Ihre Textbausteine für Ihre Angebote sollten umfassend sein und so wenige Fragen wie möglich offen lassen. Damit können Sie Rückfragen per E-Mail vermeiden. Die Textbausteine werden in Markdown formatiert. Damit können Sie auch ohne HTML-Kenntnisse die Texte strukturieren und formatieren.

Die Textbausteine sind nummeriert und werden in der Vorlage durch die Textbaustein-Nummer zusammengehalten (z.B.: "tb11347").

Um einen Textbaustein aus der Vorlage zu entfernen bzw. zu löschen, steigen Sie in die Zelle mit dem Inhalt "tb8936 resdetails lineitemstable tb8937..." ein und löschen den entsprechenden Textblock. "tb8936" ist der erste Textbaustein, gefolgt vom Funktionsblock "resdetails" (Erklärung zu Funktionsblöcken: siehe unten)

Textbausteine in anderen Sprachen

Die Vorlagen können in de Sprachen angelegt werden, die Sie für Ihr Hotel definiert haben. Für das Schreiben der Texte in Fremdsprachen ist das Buch Korrespondenz im Hotel: Musterbriefe und Bausteine von Claudia Göckel sehr zu empfehlen. In diesem werden Formulierungen für die Textbausteine neben Deutsch auch auf Englisch, Französisch und Spanisch vorgeschlagen.

Funktionsblöcke - die Daten aus der Reservierung

Des weiteren bestehen die Vorlagen aus sogenannten "Funktionsblöcken". Diese sind Bausteine, die die variablen Daten aus der Reservierung und aus dem Gastdatensatz (Anreise-, Abreisedatum, erfasste Produktzeilen und Produkte) in die E-Mailvorlage einfügen.

Es gibt folgende Funktionsblöcke:

  • resdetails - Eine Tabelle mit einer Zusammenfassung der Reservierungsleistungen und Buchungsdaten
  • lineitemstable - Rechnungszeilen; erfasste Produkte in der Reservierung - also der Block mit den Leistungen für Ihr Angebot
  • dailyresource - eine kompaktere Form der lineitemstable - ideal für Angebote von Tagungsräumen, also nur mit einem Leistungsdatum ohne An-und Abreise Information
  • offeroptions - für Angebote mit unterschiedlichen Optionen - ohne Gesamtsumme darunter. (Verwenden Sie beim erfassen der Positionen in der Reservierung das "Info" Feld: schreiben Sie "oder" hinein)
  • openpos - offene Rechnungen/ offene Posten - für die Mahnung/ Zahlungserinnerungsvorlage
  • productpics - um die Produktbilder (aus den Produktkategorien) in die Vorlage einzufügen - wird meistens bei Angeboten genutzt.
  • roomaddress Bei Anbietern von Apartments oder Ferienwohnungen ist das zugeteilte "Zimmer" in der Hotelsoftware oft ein Apartment dessen genaue Adresse vor der Ankunft an den Gast kommuniziert werden soll. Die genaue Adresse und Hinweise zur Anreise/Lage aus der Zimmerzuteilung in der Reservierung werden damit in die Vorlage gebracht.

Zugangscodes für den Self-Checkin und pre Check-In Email

Für den Check-In Vorgang wird oftmals ein Zugangscode zu einem Schlüsselkästchen/ Schlüsselsafe an der Hauswand kommuniziert. Es gibt einige Varianten der Zugangscodes damit man den Schlüsselsafe an der Hauswand öffnen kann:

  • Zum Zeitpunkt der Buchung kann vom igumbi System ein automatisch generierter vierstelliger Zufallscode verschickt werden, der dann am Anreisetag am Schlüsslsafe eingestellt wird.
  • Datums- und Zimmerbasierte Zeichen- und Ziffernfolgen die sich i.d.R. wöchentlich oder monatlich ändern.

Die Möglichkeit einen Gast zu Empfangen - ohne eine besetzte Rezeption vor Ort ist bei unseren Kunden oft der Prozess der automatisiert und digitalisiert werden soll. In diesem Bereich unterstützen wir Sie sehr gerne und passen unsere Logik für die Codes gerne an Ihr Verfahren an.

So gibt es für das auch für das Ausfüllen des digitalen Meldescheins durch die Gäste eine automatisiertes E-Mail vor der Ankunft damit beim Check-In alle Daten schon gespeichert sind.

Optionen für die E-Mailvorlagen

Es gibt folgende Optionen das Verhalten der Vorlagen anzupassen:

Optionen bei den igumbi Vorlagen E-Mails steuern das Verhalten der Vorlage: Brief Layout, PDF Rechnung anhängen, Google Analytics klick Tracking und das unterdrücken der Bankdaten
  • Brief Layout - Ein briefartiger Kopf in der E-Mail - wenn das Layout nicht gewählt wird, fällt der Kopf der E-Mail weg
  • Rechnung anhängen - Soll eine Rechnung, die aus der Reservierung erstellt wurde, an die E-Mail angehängt werden? Die Rechnung wird im PDF-Format erstellt und beim Versand der E-Mail als Attachment mitgeschickt.
  • GA Click Tracking - Wenn Sie die E-Mailvorlagen verwenden, um Marketing E-Mails zu schicken, kann ein Google Analytics Kampagnen Tracking damit aktiviert werden. An Ihre URLs werden die UTM Kampagnen Tracking Parameter angehängt.
  • ohne Bankdaten - Diese Option findet eher in Marketing E-Mails Anwendung.

Automailer: E-Mail Versand automatisieren

Sie können die Vorlagen E-Mails auch zeitgesteuert mit der Automailer-Funktion autmatisch verschicken:

  • nach Buchungseingang oder
  • vor der Anreise oder
  • nach der Abreise

Der Versand kann zeitgesteuert programmiert werden. Minuten nach dem Buchungeinagn oder täglich zu einem fixen Zeitpunkt für die Ankünfte. Diese Funktion kann Ihnen eine Menge repetitiver Arbeit ersparen.

Wie sehen die E-Mailvorlagen aus?

Hier sehen Sie das Musterangebot für eine Hotelreservierung, das Muster einer Buchungsbestätigung und das Muster für den Rechnungsversand. Diese Vorlagen/ Templates werden automatisch in Deutsch und Englisch bereitgestellt, sobald Sie im igumbi System einen neuen Betrieb anlegen.

Natürlich können Sie noch weitere Sprachen hinzufügen (bei den Hotelstammdaten im Bereich Buchungstool einen weiteren ISO Sprachcode hinzufügen).

Es folgen nun Muster der Vorlagen - so wie Sie angelegt werden, wenn Sie in igumbi Ihr eigenes Hotel anlegen.

Vorlage/ Muster eines Angebots für eine Hotelreservierung

Den Absatz mit "Angebot freibleibend" beachten. Damit ist das Angebot für Sie nicht bindend. Es könnte nämlich bis zum Zeitpunkt an dem der anfragende Gast Ihnen antwortet eine Buchung für den Zeitraum eingehen. Damit sind Sie abgesichert und Sie müssen die Reservierung nicht mehr bindend annehmen.

Betreff: Angebot für Peter Huber Nr.128895

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Hotel am Park
Erdbergstr. 10, 1030 Wien
www.igumbi.com, templates@igumbi.com

Vorlage/ Muster einer Reservierungsbestätigung/Buchungsbestätigung

Mit dieser Vorlage verschicken Sie Ihre Reservierungsbestätigungen.

Betreff: Angebot für Peter Huber Nr.128895

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Hotel am Park
Erdbergstr. 15, 1030 Wien
www.igumbi.com, templates@igumbi.com,

Vorlage/ Muster einer Rechnung des Hotels - Versand als Anhang im HTML E-Mail

Bei dieser E-Mail Vorlage wird die Rechnung für die Vermietung des Apartments, Hotelzimmers oder Ferienwohnung als PDF Attachment mit dem E-Mail als Anhang geschickt.

Betreff: Ihre Rechnung

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Hotel am Park
Erdbergstr. 10, 1030 Wien
www.igumbi.com, templates@igumbi.com,

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook

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