Rechnungen und Gutschriften

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Rechnungen in der online Hotelsoftware erstellen: für Privatkunden und Firmenkunden, Zahlungen erfassen und Rechnung als PDF per E-Mail verschicken. Was passiert bei einer Beanstandung des Kunden mit der Rechnung? Gesamte Rechnung gutschreiben (Stornorechnung). Wie geht man mit bereits erfolgten Zahlungen um?

Produktzeilen prüfen

Rufen Sie die Reservierung über den Belegungsplan oder mit der Suche auf.

Bei Reservierung oder im Laufe des Aufenthaltes die Rechnungszeilen erfassen bzw. Löschen - vor dem Ausstellen der Rechnung

Prüfen Sie in der Reservierung, ob alle Produktzeilen richtig erfasst wurden. Wenn ein Aufenthalt verlängert oder verkürzt wurde, dann werden die Rechnungszeilen nicht automatisch angepasst.

Mit dem Häkchen "verr?" wählen Sie, welche Produktzeilen auf die nächste Rechnung kommen. Mit dieser Option können Sie mehrere Rechnungen aus einer Reservierung erstellen (z.B. bei getrennter Zahlung der Logis Leistung und der Gastro Konsumation für Mitarbeiter einer Firma). Achten Sie darauf, dass alle notwendigen Produktzeilen für die auszustellende Rechnung angehakt sind.

Wenn Sie weitere Informationen zur Produktzeile eintragen wollen, so können Sie ein Häkchen in der Spalte "Info" setzen und eine Textzeile geht auf. Diese Zeile wird auch in der PDF-Rechnung ausgegeben. Die Zeile wird oft verwendet, um die Namen von Mitarbeitern bei Firmenbuchungen einzutragen oder um einen Preisnachlass zu dokumentieren.

Rechnung ausstellen

Wenn Sie auf "Rechnung ausstellen" klicken, entweder oben rechts in der Reservierung oder bei den Produktzeilen, so werden alle Produktzeilen, die mit "verr?" markiert wurden, für die nächste Rechnung herangezogen. Sie sehen dann eine Zusammenfassung der Positionen, die auf die nächste Rechnung kommen.

Prüfen ob alle Rechnungspositionen für die Rechnung herangezogen werden, Zahlung eingeben oder Rechnungsvorschau abrufen.

Sie können das Rechnungsdatum ändern und einen anderen Kundendatensatz, an den die Rechnung gerichtet sein soll, wählen (praktisch bei Firmengästen).

Sie haben auch die Möglichkeit eine Rechnungs-Vorschau abzurufen. Wenn Sie vermuten, dass es Diskussionen zu den Rechnungspositionen geben könnte, sollten Sie die Rechnungs-Vorschau ausdrucken und mit Ihren Gästen durchgehen.

Wenn alles passt, klicken Sie auf "Rechnung erstellen".

Zahlung erfassen

Wenn die Option der Anzahlungen und Zahlungserfassung oder die Registrierkasse aktiv ist, können Sie auch Zahlungen während der Rechnungsausstellung erfassen.

Erfassen Sie eine Zahlung vor dem Rechnungsversand

Erfassen Sie den Betrag und die Zahlungsart (Bar, Überweisung, Kreditkarte, bzw. die von Ihnen bei den Hotelstammdaten eingegebenen Zahlungsarten).

Wenn bereits eine Anzahlung geleistet wurde, dann wird die Position aufgelistet und vom offenen Zahlungsbetrag abgezogen.

Sie können mit "Zahlung später" die Bezahlung der Rechnung vorerst offen lassen. In dem Fall steigen Sie nachher in die Rechnungsliste ein, filtern auf "offene Rechnung" und tragen dann die Zahlung für die jeweiligen Rechnungen ein.

Weitere Zahlungsarten können angelegt werden.

Rechnung als PDF verschicken

Die Rechnung wird als PDF Datei generiert. Die Rechnungszeilen sind ab dem Zeitpunkt nicht mehr änderbar.

Produktzeilen in der der ausgestellten Rechnung

Das Rechnungs-PDF können Sie drucken oder als Anhang per E-Mail mit den E-Mail Vorlagen an den Gast schicken. Nutzen Sie dies als Gelegenheit um die E-Mail Adresse des Gastes zu erfassen. Gehen Sie nach der PDF Ansicht der Rechnung mit dem Zurück Button Ihres Browsers auf das Formular und klicken Sie auf "E-Mail senden". Sie kommen in die E-Mail Vorlage zum Rechnungsversand.

Rechnung als PDF Anhang mit den E-Mail Vorlagen verschicken

Rechnung in anderer Sprache abrufen

Wenn die Rechnung an den Gast in einer anderen Sprache versandt werden soll, ändern Sie im Datensatz des Gastes die Korrespondenzsprache.

Klicken Sie oben rechts auf die Flaggen und ändern die Sprache. Somit kann das Rechnungs-PDF in der anderen Sprache (z.B. Englisch) abgerufen werden.

Rechnungsliste / offene Rechnungen

Wenn die Option der Anzahlungen und Zahlungserfassung aktiv ist, dann sehen Sie in der Rechnungsliste den offenen Rechnungsbetrag.

Wenn Sie auf Zahlung klicken können Sie gegen die offene Rechnung eine Zahlung erfassen. Sie müssen dabe die Zahlungsart und den Betrag (könnte anders sein als der offene Rechnungsbetrag bei einer Teilzahlung) auswählen und eintragen.

Liste der Rechnungen mit offenen Zahlungen, Offene Posten

Sie können auch die Liste der Rechnungen filtern, damit Sie nur die offenen Rechnungen sehen. (oben rechts). Von dort aus können Sie auch den Versand einer Mahnung per E-Mail anstoßen.

Adresse des Gastes ändern

Falls die Anschrift oder der Firmenwortlaut des Gastes nach dem Ausstellen der Rechnung geändert werden soll, so muss lediglich der Gast-/Kunden-Datensatz bearbeitet werden und das Rechnungs-PDF erneut abgerufen werden.

Eine Neuausstellung der Rechnung ist nicht notwendig.

Firmenreservierungen / Firmenrechnungen

Es besteht die Option Firmenrechnungen zu aktivieren (per E-Mail an support@igumbi.com). Es kommt ein weiteres Adressenfeld zur Reservierung: die Firmen-Rechnungsadresse.

In der Reservierung wird weiterhin der anreisende Gast eingetragen. Die Rechnung kann aber an die Firmenadresse gestellt werden. Diese Funktion kann auch verwendet werden, wenn die Einzelrechnung an ein Reisebüro oder einen Reisveranstalter geht.

So gehen Sie vor:

Wenn die Firma/ der Veranstalter noch nicht in der Kundenliste vorhanden ist, legen Sie die Firmenadresse über den Menüpunkt "Kunden anlegen". ("+" Symbol oben rechts) an. Dann kann die Firmenadresse mit der Reservierung verknüpft werden und diese wird dann als Rechnungsadresse beim Ausstellen der Rechnung verwendet.

Beim Erfassen einer neuen Reservierung gehen Sie wie folgt vor:

  • Die Personendaten bei der Eingabe der Reservierung beziehen sich auf den Gast.
  • Die Firmenadresse (Reisebüro / Veranstalter) kann in der Reservierung hinzugefügt bzw. wieder entfernt werden.
  • Wenn eine Firmenverknüpfung in der Reservierung besteht, wird die Rechnung auf die Firmenadresse ausgestellt.

Gastname unterdrücken (Firmenrechnung)

Im Kundendatensatz gibt es ein Häkchen, dass gesetzt werden kann, um den Gastnamen auf einer Firmenrechnung zu unterdrücken.

Wenn dieses gesetzt ist, erscheint der Name des Gastes nicht auf der Rechnung.

Sammelrechnungen für Firmen/ Gruppen

Die Zimmerzuteilungen und Rechnungszeilen, die in der Reservierung hinterlegt sind sind kaum gekoppelt. Damit ist es möglich die Rechnungserstllung und Abrechnung sehr flexibel zu gestalten.

Manchmal wollen Gäste oder Firmen nur eine Rechnung für Leistungen die in anderen Reservierungen eingetragen wurden - eine Sammelrechnung. Man kann entweder alle Leistungen die in den anderen Reservierung enthalten sind bei der "Verrechnungs"- Reservierung erfassen und die anderen Reservierungen leer lassen.

Wenn die Splitten Funktion aktiv ist können die Rechnungszeilen in andere Reservierungen verschoben werden.

Oder wenn die Option "Splitten" aktiviert ist, dann gibt es beim Splitten Dialog die Möglichkeit erfasste, noch nicht verrechnete Rechnungszeilen zu markieren und auf die "Verrechnungs"-Reservierung zu verschieben. Nutzen Sie eventuell die Infozelle bei den Rechnungszeilen um die Namen der Personen oder Zimmernummern einzutragen.

Gutschrift / Rechnungsstorno / Stornorechnung

Gutschrift/ Storno einer Rechnung erstellen

Falls ein Gast eine Rechnung beeinsprucht und Sie wollen Positionen auf einer bereits ausgestellten Rechnung ändern, gibt es dafür zwei Varianten:

  • Eine (Teil-)Gutschrift erstellen und von der Rechnung abziehen
  • Die "falsche" Rechnung gesamt gutschreiben und die Rechnung erneut ausstellen

Die Variante der Teilgutschrift führt oft zu Verwirrung. Buchhaltungsabteilungen von Firmen wollen/ bestehen auf eine "saubere"Rechnung.

Daher wird von igumbi die zweite genannte Variante angewandt: Gesamtgutschrift der "falschen" Rechnung und die Rechnung erneut ausstellen.

So gehen Sie konkret vor:

Klicken Sie in der Rechnungsliste auf "Gutschrift": Es wird eine Gutschrift / Stornobeleg / Stornorechnung mit einem Verweis auf die Original-Rechnung erstellt. Diese dreht die Produktzeilen um (die Beträge werden mit -1 multipliziert). Die Gutschrift saldiert somit die davor ausgestellte Rechnung.

Danach erfassen Sie die richtigen Positionen erneut in der bestehenden Reservierung und stellen eine zweite Rechnung aus.

Sie haben somit 3 Rechnungsnummern / Belegsnummern, die an der Reservierung hängen: die ursprüngliche Rechnung, die Gutschrift / Stornorechnungen und die zweite richtige Rechnung.

Rechnungskorrektur: Gutschrift mit vorher erfolgter Zahlung

Wenn Sie eine Rechnung gutschreiben, für die schon eine Zahlung erfasst wurde, dann prüfen Sie folgendes:

Ist die Zahlung tatsächlich eingegangen oder haben Sie diese nur auf Verdacht erfasst? Wenn letzteres der Fall ist, dann stornieren Sie die Zahlung vor dem Ausstellen der Rechnungsgutschrift.

Wenn es beim Ausstellen der Rechnung tatsächlich eine Zahlung gegeben hat (z.B. eine Überweisung oder eine Kreditkartenbuchung), dann lassen Sie diese drinnen. Die Zahlung, die an der gutgeschriebenen Rechnung hängt, wird in eine Anzahlung, die an der Reservierung hängt, umgewandelt. Sie reduziert in der Folgerechnung, der Korrigierten Rechnung, den Zahlungsbetrag.

Wenn der Rechnungsbetrag niedriger ist, so zahlen Sie dem Gast den Differenzbetrag aus (meistens eine Überweisung oder eine Barauszahlung).

Erfassen Sie den Differenzbetrag als Zahlung beim Ausstellen der zweiten Rechnung.

Rechnungsstorno und Auszahlung / Rücküberweisung des bezahlten Betrages

Wenn ein Rechnung storniert wird, werden nicht automatisch die damit verbundenen Zahlungen storniert. Die Grundannahme ist: es handelt sich beim Stornieren einer Rechnung um eine Reservierung, bei der die Rechnung zu korrigieren ist.

Falls die Rechnung storniert werden soll und der bereits bezahlte Betrag wieder auszuzahlen ist, gehen Sie wie folgt vor, um den Fall ordentlich rückabzuwickeln:

  • Zahlung suchen
  • Zahlung stornieren (und Geld bar ausbezahlen, rückbuchen oder zurück überweisen)
  • Rechnung suchen
  • Rechnung stornieren / Gutschrift klicken

Falls gegen die Rechnung noch keine Zahlung verbucht wurde, dann einfach nur die Rechnung stornieren. In der Rechnungsliste werden die Beträge (Rechnungsbetrag und der offener Betrag) auf null saldiert. Die Beträge heben sich gegenseitig auf.

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook

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