Die Abläufe im Tagesgeschäft mit dem igumbi-Reservierungssystem in Kombination mit der Steingress-Gastrokasse werden hier beschrieben: Der reguläre Check-in und die Abrechnung bei anwesenden Gästen sowie der Umgang mit Stornierungen kurz vor Anreise.
Reguläre Nächtigungs-Gäste: 95% der Fälle.
Wenn das System mit der Steingress-Gastrokasse im Betrieb ist, läuft der reguläre Ablauf so:
- Bei der Ankunft die Reservierung über den Belegungsplan, die An-/Abreiseliste oder die Reservierungssuche aufrufen.
- Kontrollieren, ob ein Gästeblatt/Meldeschein ausgefüllt und unterschrieben wurde (wenn Priority Check-In aktiv ist).
- Eine Gästekarte vergeben - so viele, wie die Gäste angeben, separat zu bezahlen. z.B.: 6er Gruppe mit 3 Pärchen => 3 Karten. Die Karten scannen und den Namen eintragen. Der taucht dann später in der Steingress-Kasse auf. Es können auch frei vergebene Nummern eingetragen werden.
Bestellung der Speisen und Getränke am Tisch: z.B. Bier, Linsen, Schnitzel, Apfelstrudel, Curry.
*Abrechnen über die Steingress-Kasse oder an die Steingress-Kasse angebundenen Orderman:
a) Gastro-Positionen über die Gästekarte aufs Zimmer schreiben. Diese müssen vorher übertragen sein. b) Mit der "Split"-Funktion in der Steingress-Kasse die Zahlung anstoßen.
c) Gastro-Positionen und Teilmengen der Nächtigungen (d.h. von 6 Matratzenlagern & Ortstaxen werden nur jeweils 2 selektiert).
d) Rechnung und Zahlung erfassen - es wird in igumbi dafür ein "Rechnungsduplikat" mit den Gastro-Positionen als "Durchläufer - DL" generiert.
Abrechnung Noshow/Storno innerhalb der Frist vor Anreise
Ausgangslage: Gebucht wurde online über das Buchungstool. Die
Stornogebühr ist fällig. In der Reservierung sind die Positionen der Buchung
erfasst (Nächtigungen, Ortstaxe, ggf. Frühstück). Es wurde noch keine Rechnung
für die Leistungen erstellt.
Dieser Vorgang wird nur in igumbi durchgeführt, ohne die Steingress-Kasse.
- Reservierung öffnen ("Reservieung bearbeiten")aussuchen und zum Leistungsblock gehen - es sollte noch keine Rechnung und Zahlung eingetragen worden sein bei einer Online Buchung mit Besicherung.
- Verifizieren, ob eine in Stripe hinterlegte Kreditkarte vorhanden ist: Eine Stripe Customer ID ist befüllt ("cus_....") und rechts sieht man die letzten 4 Stellen der Kreditkarte mit Gültig bis Datum.
- Die Position in der Reservierung bereinigen, um nicht stornogebührenpflichtige Positionen (Ortstaxe und Frühstück) zu löschen.
- Statt der Nächtigungen eine Leistungszeile mit dem Produkt "Stornogebühr" eintragen und die Nächtigungen löschen. Die Stornogebühr hat einen Mehrwertsteuersatz von 0%.
- Die Rechnung ausstellen (ohne Zahlung) und zum Menüpunkt Rechnungen gehen. Der oberste Eintrag ist die soeben ausgestellte Rechnung.
- In der Liste der Rechnungen auf Zahlung klicken: Betrag einsetzen (vollen Betrag übernehmen), unten rechts sieht man "Stripe Customer ID". Das ist die Referenz zur hinterlegten Kreditkarte.
- Zahlung durchführen.
Bei Fehler => Zahlungen und oben in der Mitte dem grünen Button: Stripe Transaktionen.
Diese Zahlungen werden über Stripe an das hinterlegte Bankkonto ausbezahlt (typischerweise eine Woche später).
