Check-in eines Gastes und Gästeblätter / Meldescheine ausfüllen

In etlichen Gemeinden ist das Ausfüllen der elektronischen Gästeblätter Pflicht: igumbi verwendet die vorhandenen Reservierungsdaten, um viele der notwendigen Informationen für das Gästeblatt vorab auszufüllen.

Mit oder ohne Gemeindeserver

Die igumbi Gästeblätter können in Verbindung mit einem Gästeblattserver, den meist die Gemeinde oder der Tourismusverband betreibt, genutzt werden.

Die Gästedaten werden an den Server via XML Schnittstelle übertragen.

Es funktioniert auch der Betreib ohne einen Gemeindeserver. Die Gästeblätter werden aus den Reservierungen abgeleitet und es gibt Felder, um fehlende Daten zu ergänzen. Das Gästeblatt/ der Meldeschein wird als PDF generiert, gedruckt, vom Gast unterschrieben und abgelegt.

Zugangsdaten zum Gästeblattserver

Um die Gästeblätter/ Meldescheine in igumbi zu erfassen, muss zuerst igumbi mit dem Server des Tourismusverbandes verbunden werden.

Fordern Sie hierfür die Daten vom Tourismusverband an. Ein Beispiel: Der Feratel-Meldeclient ist ein online System, das in Westösterreich weit verbreitet ist (Anleitung für die Anbindung des Feratel Meldeclient)

Es gibt Schnittstellen zu folgenden Gästeblatt-Systemen:

  • Feratel Meldeclient
  • TCA (Touristic Center Austria)
  • Thaler-EDV
  • e-gaesteblatt.at von Comm-Unity

Folgende Informationen werden für die Anlage der Gästeblattfunktion in igumbi benötigt:

  • Zugangsdaten: Benutzer, Passwort, Gemeinde und Betriebsnummer
  • Meldeschein Nummernkreis - die Meldescheinnummern werden in Zukunft von igumbi generiert.
  • Kennzeichnung der Gastarten (z.B. pflichtig, frei, berufstätig, ermäßigt) Die Kennzeichnungen der Gastart sind in den unterschiedlichen Regionen/ Orten verschieden.

Von Feratel kommen die Zugangsinformationen zum Feratel Meldeclient Server (Informationen, die wir in der igumbi Hotelsoftware bei den Gästeblatt-Stammdaten eintragen).

Schweizer Meldeschein

Das Format des Schweizer Meldescheins kann vom igumbi Gästeblatt-System auch generiert werden.

Beim Check-in

Check-in: Gästeblatt erfassen

Die Gästeblätter werden beim Check-in aus der bestehenden Reservierung abgeleitet und nur noch wenige Felder, deren Informationen nicht in der Reservierung vorhanden sind, müssen für das Gästeblatt erfasst werden.

Gästeblatt aus der Reservierung erfassen.

Bei der Reservierung rechts oben auf den Button "Gästeblatt anlegen" klicken.

Im Gästeblatt die Gastdaten erfassen

Weitere Personen, die mit anreisen (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit), müssen erfasst werden.

Sie können auch mit "PDF zum Vervollständigen" ein PDF mit den teilerfassten Daten abrufen und dieses Ihren Gästen vorlegen. Ihre Gäste können darauf die fehlenden Daten eintragen, die Sie später ins System eingeben.

Der Aufwand für die Erfassung der wenigen fehlenden Felder im Vergleich zur Vollerfassung in den Webformularen der bestehenden Gästeblattsystemen ist wesentlich geringer und erspart Zeit bei den Nacharbeiten an einem starken An- und Abreisetag.

Gästeblatt drucken

Das Gästeblatt wird als PDF-Datei zum Ausdrucken generiert. Die Feldnamen sind auf dem österreichischen Gästeblatt in Deutsch und Englisch angedruckt.

Die Gäste unterschreiben die Meldeblätter, die als PDF generiert, ausgedruckt und in Folge abgelegt werden.

Die Gästeblätter beinhalten im oberen rechten Eck auch das Logo des Betriebes.

Gästeblatt per XML Schnittstelle übertragen

Mit dem Button "Übertragen" werden die Gästedaten über die online XML Schnittstelle an den Gemeindeserver geschickt. Der Gemeindeserver ist das Meldesystem, das die Gemeinde oder der Tourismusverband betreibt.

Die Rückmeldung vom Server wird in der Liste gespeichert.

Gästeblattliste mit dem Button Übertragen um die Daten per XML Schnittstelle an den Gemeindeserver zu schicken

Es wird darauf geachtet, nur die notwendigen Daten an den Gemeindeserver zu übermitteln. Die E-Mailadresse des Gastes wird nicht übermittelt.

Sie können das System auch nutzen ohne die Daten an einen Gemeindeserver zu schicken. Dann werden die Gästeblätter/ Meldescheine lediglich ausgedruckt, unterschrieben und in Papierordnern abgelegt.

Gästekarte aus Gemeindesystem ausdrucken

Falls es in Ihrer Region Gästekarten gibt: Wenn die Daten übertragen wurden, kann die Gästekarte aus dem Gemeindesystem ausgedruckt werden.

Meistens geht es zum Feratel Meldeclient login, den Gast im Meldeclient System suchen und das Blatt ausdrucken.

Check-out: Tatsächliches Abreisedatum übermitteln

Suchen Sie beim Checkout des Gastes das Meldeblatt heraus, klicken Sie auf das Symbol Check-out (Symbol einer Tür) und erfassen Sie das tatsächliche Abreisedatum.

Auf Auschecken klicken um das tatsächliche Abreise Datum im Gästeblatt zu erfassen

Das Gästeblatt mit dem aktuellen Abreisetag muss erneut an den Gemeindeserver geschickt werden, das Abreisedatum könnte sich verändert haben. Klicken Sie erneut auf "Übertragen" in der Liste der Gästeblätter. Die Daten werden am Gemeindeserver aktualisiert.

Gut zu wissen

Gästeartkennzeichen

Die Gemeinden verwalten die "Gästeartkennzeichen" auf regionaler oder pro Gemeinde selbst. Das bedeutet dass die Gemeinde vorgibt welche Arten von Gästeartkennzeichen es gibt. Meist hängen Regeln/ Ausnahmen der Ortstaxenpflicht daran.

Typisch sind Ausnahmen für Kinder, Geschäftsreisende oder Arbeiter. Diese zahlen eventuell keine Ortstaxe oder einen Verringerten Satz. Erkundigen Sie sich über die Bedeutung der Kennzeichen und passen Sie beim Erfassen der Gästeblätter.

Neuer Gästeblatt Nummernkreis

Wenn Sie die Gästeblätter an einen Gemeindeserver übertragen, bekommen Sie einen Nummernkreis für die Gästeblätter zugeteilt.

Wenn im aktuellen Nummernkreis nur mehr wenige Nummern zur Verfügung stehen, dann bekommen Sie einen neuen Nummernkreis von der Gemeinde. Meistens machen das die Mitarbeiter der Gemeinde proaktiv.

Teilen Sie uns den neuen Nummernkreis mit per Mail an support@igumbi.com mit. Wir können Ihnen den Nummernkreis einrichten. Der Sprung in den neuen Nummernkreis erfolgt automatisch wenn die letzte Nummer im aktuellen Nummernkreis vergeben wurde.

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook

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Tags

Gästeblatt Hotelsoftware Meldeschein Schnittstelle Automatisierung

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