Grundsätzlich: Die Reservierungen laufen auf den anreisenden Gast. Im Fall einer Firmenreservierung gibt es eine Verknüpfung zu einem Firmendatensatz. Dieser löst aus, dass die Rechnung an die Firma geht, statt an den Gast.
Was hat sich bei den Firmenreservierungen geändert?
- Beim manuellen Anlegen einer neuen Reservierung (Menüpunkt "Neue Reservierung") kann man die Option "Firmenreservierung" wählen: Damit wird eine Reservierung mit Gastnamen "NN" und eine Verknüpfung zu "Verrechnen an Firma" erstellt.
- Klare Feldbezeichnungen im Reservierungsformular: "Gastname", "Verrechnen an Firma" - Beide Felder können aus der Reservierung heraus verknüpft werden.
- Der Gast kann aus der Reservierung heraus geändert werden - das musste vorher mit Splitten gemacht werden.
- Firmenreservierungen werden in der Reservierungsliste mit der Gast- und Firmenverknüpfung angezeigt. (Koffersymbol für Firmenreservierungen)
- Am Belegungsplan wird der Firmenname unterhalb des Gastnamens angezeigt (in kleiner Schrift). So erkennt man die Firmen auch am Belegungsplan.
- Im Bereich Gäste kann auf Firmen gefiltert werden. Es gibt beim Gastdatensatz das Attribut "Verrechnungskontakt". Es sorgt dafür, dass der Datensatz bei der Suche vorgereiht wird.
Workflow Alt
- a) Reservierung mit Gast anlegen => Oft problematisch da nur Firmen-Kontakt bekannt ist
- b) Gast Datensatz konnte nicht geändert werden, ausser mit Splitten Funktion
- c) Verknüpfung zu Verrechnungskontakt zur Firma eintragen - oft etwas verwirrend: Wer ist Gast? An wen wird verrechnet?
Workflow Neu:
Es wird ein NN-Gast für jeden Betrieb als Platzhalter für den eigentlichen Gast pro Betrieb angelegt.
- a) "Neue Reservierung" mit Häkchen gesetzt bei "Firmenreservierung" Firmenkontakt eintragen oder bestehender Firmenkontakt auswählen.
- b) Die angelegte Reservierung hat den NN-Gast und Verrechnungskontakt der Firma.
- c) Anreisender Gast wird angelegt und kann dann verknüpft werden, oder ein bestehender Gast kann ausgewählt werden - solange die Rechnung nicht ausgestellt wurde, oder eine Zahlung eingetragen wurde.
Masterbuchung für komplexere Firmenabrechnung
Für komplexere Gruppen gibt es auch die Masterbuchungs-Funktion: Die erlaubt es eine Firmenrechnung über mehrere Reservierungen zu erstellen und auch Einzelrechnungen für die Extras an den individuellen Gast auszustellen.
Jetzt unverbindlich probieren!
Mehr lesen:
