Anzahlungen für Reservierungen verwalten

Anzahlungen für Buchungen von Ferienwohnungen, Apartments, Hotels verwalten. Zahlungsforderung eintragen, Anzahlung eintragen, Anzahlungsbestätigung verschicken. Bei der Rechnungserstellung den um die Anzahlung verminderten Betrag als Restzahlung als offenen Betrag darstellen.

Was ist eine Anzahlung im Hotel?

Für die Abwicklung von Reservierungen bei Hotels, Apartments und Ferienwohnungen werden oftmals zum Zeitpunkt der Reservierung Anzahlungen verlangt. Meistens überweist der buchende Gast den Betrag per Banküberweisung. Die geleistete Anzahlung (engl.: Deposit) soll zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung abgezogen werden.

Oft ist die Anzahlung auch jener Betrag, den sich der Betrieb laut Stornorichtlinie einbehält, für den Fall, dass die Reservierung innerhalb einer gesetzten Frist vor der Anreise storniert werden sollte.

Um diese Anzahlungen zu erfassen und zu verwalten, wird in der igumbi Hotelsoftware folgendes Verfahren angewandt. Die Anzahlungsfunktion wird auf Anfrage für Ihren Betrieb freigeschaltet.

Anzahlungen - der Ablauf

Anzahlungsforderung erstellen

Die Reservierung, in der die Produktzeilen mit den Leistungen (inkl. Umsatzsteuer) eingetragen sind, ist die Basis für die Anzahlung.

In der Reservierung wird eine Anzahlungsforderung eingetragen. Der Anzahlungsbetrag ist einzutragen und die Fälligkeit der Anzahlung ist standardmäßig eine Woche später, kann aber bei der Eingabe geändert werden.

Eine Anzahlungsforderung in der Hotel Reservierung erfassen

Wenn die Anzahlung von einer Kreditkarte über Ihr Terminal abgebucht wird, sollte auch eine Anzahlungsforderung eingetragen werden.

Die Zahlungsforderung wird in der Reservierung so dargestellt: Die Anzahlungsforderung kann solange storniert werden, bis eine Zahlung gegen die Forderung erfasst wurde.

Es kann auch ein PDF-Beleg mit der Anzahlungsforderung abgerufen werden, um einen Beleg mit der Forderung der Anzahlung an den Gast per E-Mail zu schicken.

Die Anzahlungsforderung in der Hotel Reservierung als PDF Beleg abrufen

PDF-Datei mit der Anzahlungsforderung

Anzahlungsforderung PDF für eine Hotel / Ferienwohnungs Reservierung. Teilzahlung unmittelbar nach der Buchung per Banküberweisung einheben.

Zahlung der Anzahlungsforderung eintragen

Wenn eingehende Zahlungen auf dem Bankkonto bearbeitet werden können Zahlungen gegen Anzahlungsforderungen dabei sein. Diese Zahlungen sollten mit der Zahlungsart "Überweisung" eingetragen werden.

  • Reservierung mit Nummer oder Name Suchen
  • Zum Zahlungsforderungen gehen und auf den Zahlungsbutton klicken
  • Anzahlung mit Zahlungsart "Überweisung" eintragen

Der offene Betrag in der Reservierung wird um die Anzahlung vermindert.

Anzahlungsbestätigung (Quittung) schicken

Wenn die Zahlung der Anzahlungsforderung eingetragen wurde, können Sie eine Quittung im PDF-Format abrufen und eine Anzahlungsbestätigung per E-Mail verschicken.

Die Anzahlung kann im Falle einer Rückzahlung der Anzahlung/ Rücküberweisung/ Refundierung einer Kreditkartenzahlung "storniert" werden.

Die Quittung für die Anzahlung in der Hotel Reservierung abrufen.
Die Anzahlungsforderung, der Zahlungsbeleg und Zeitpunkt der Zahlungserfassung wird ausgegeben.

Eine PDF-Datei der Quittung kann abgerufen werden.

Eine PDF Quittung für die bezahlte Anzahlungsforderung für die Hotelreservierung aus der igumbi Hotelsoftware ausstellen.

In weiterer Folge wird es möglich sein mit Hilfe der E-Mail-Vorlagen die PDF-Quittung als Anhang für die Anzahlungsbestätigung zu verschicken.

Während des Aufenthalts: Zusätzliche Leistungen erfassen

Während des Aufenthalts können in der Reservierung zusätzliche Leistungen eingetragen werden. Typischerweise sind dies Konsumationen wie Gebäck oder Nutzung der Einrichtungen vor Ort: z.B. Sauna, Miete von Fahrrädern.

Diese zusätzlich erfassten Leistungen erhöhen den Rechnungsbetrag und den offenen Betrag in der Reservierung.

Zusätzliche Leistungen vor dem Ausstellen der Rechnung  in der Reservierung erfassen.

Rechnung ausstellen

Beim Ausstellen der Rechnung wird der noch zu bezahlende offene Betrag ermittelt. Das ist die Rechnungssumme abzüglich der bereits geleisteten Anzahlung.

Die Zahlungsart für den noch offenen Betrag kann nun erfasst werden.

Beim Ausstellen der Rechnung wird der Restzahlungsbetrag, nach Abzug der Anzahlung ausgewiesen.

Wenn keine Zahlung beim Checkout erfolgt - die Rechnung wird später bezahlt, z.B. per Überweisung - so tragen Sie keine Zahlung im Zuge der Rechnungsausstellung ein. Die Zahlung kann später erfasst werden.

PDF Rechnung mit Anzahlung: Auf der ausgestellten Rechnung werden die zwei Zahlungen (die Anzahlung und die Zahlung zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung) ausgewiesen.

Auf der Rechnung stehen dann zwei Zahlungszeilen: Die Anzahlung und die Zahlung zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung.

Offener Betrag der Rechnung

Auf der Rechnungsliste ist zu sehen, ob die Rechnung schon vollständig bezahlt wurde oder noch Beträge offen sind.

Auf der Rechnungsliste ist die Rechnung als ausgeglichen zu sehen. Der offene Betrag ist 0.

Es besteht auch die Möglichkeit die Rechnungsliste zu filtern und nur die offenen Rechnungen anzeigen zu lassen. Das ist eine kompakte offene-Posten-Liste.

Wenn Sie viele Rechnungen auf Ziel ausstellen, meistens an Firmenkunden, so können von dieser Liste aus Mahnungen verschickt werden.

Zahlungen später eintragen

Die Zahlung kann auch später eingetragen werden, zum Beispiel wenn der Betrag überwiesen wird. Die ist oft bei Firmenkunden der Fall.

Suchen Sie hierfür die Rechnung in der Rechnungsliste, geben Sie in das Suchfeld die Rechnungsnummer ein und klicken Sie bei der entsprechenden auf den Button "Zahlung".

Nun können Sie die Zahlungsdaten (Betrag, Zahlungsart, Zahldatum) der Rechnung eintragen. Das Datum der Zahlung lässt sich bis zum Datum des letzten Kassenabschlusses rückdatieren. Dies kann notwendig sein bei der Erfassung von Überweisungen anhand des Bankkontenauszuges.

Storno mit vollständiger Rückzahlung der Anzahlung

Rückabwicklung: Zahlung der Anzahlungsforderung stornieren

Eine Reservierung wird vor Ende der Stornofrist storniert. Die gesamte Anzahlung soll zurückbezahlt werden.

Es wurde eine Zahlungsforderung in einer Reservierung eingetragen

Anzahlungsforderung in der Reservierung ist erfasst

Eine Zahlung gegen die Anzahlungsforderung wurde erfasst.

Die Anzahlung kann an den Gast zurück überwiesen werden.

Zur Rückabwicklung

Eine Rechnung wurde noch nicht ausgestellt. Es wurde lediglich eine Zahlung gegen die Anzahlungsforderung verbucht. Die Anzahlung soll zurück überwiesen werden.

  • Die betroffene Reservierung suchen
  • In der Reservierung auf "Storno" bei der Anzahlungsforderung mit einer verbuchten Zahlung klicken
  • Es wird bei der eingetragenen Zahlung eine Gegenbuchung/Storno erzeugt und die Anzahlungsforderung ist wieder offen.
Anzahlungsforderung deren  Zahlung storniert wurde

Der PDF-Anzahlungsbeleg sieht danach so aus:

Anzahlungsbeleg wenn eine Anzahlungsforderung zurückbezahlt wurde.

Stornogebühr vor Anreise

Stornogebühr Produkt

Wenn Sie Stornogebühren verrechnen, so sollten Sie dafür ein Produkt anlegen.

Dieses Produkt sollte den UST-Satz von 0% haben.

(Teil-) Rücküberweisung der Anzahlung

Wenn schon eine Anzahlung für eine Reservierung geleistet wurde und die Anzahlungssumme höher ist als die Stornogebühr (ist eher unüblich), dann gehen Sie wie folgt vor:

  • Erfassen Sie in der Reservierung das Stornoprodukt.
  • Stellen Sie eine Rechnung aus. Da die Rechnungssumme niedriger ist als die Anzahlung, erfassen Sie eine Zahlung mit einem negativen Betrag.
  • Die Bezahlungsart ist wahrscheinlich "Überweisung", da Sie den Betrag zurück an den Gast überweisen.
Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook
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