Mit Masterbuchungen können Gruppenaufenthalte/Firmenbuchungen flexibel verwaltet und trotzdem sauber abgerechnet werden.
Ideal für Fälle, in denen man individuelle Reservierungen braucht (z. B. für Gastro/Extras oder Verlängerungen), aber eine gemeinsame Rechnung für die Logis an die Firma über mehrere individuelle Reservierungen hinweg erstellen möchte.
Die Masterbuchung ist die Klammer, die mehrere individuelle Reservierungen zusammenhält.
Was ist eine Masterbuchung?
Eine Masterbuchung ist keine einzelne Reservierung, sondern eine übergeordnete Buchung, die mehrere individuelle Reservierungen bündelt.
Jede dieser Einzelreservierungen:
- bleibt eigenständig bearbeitbar (z. B. Verlängerung, Anpassung, Zusatzleistungen),
- kann eigene Leistungen (z. B. Gastro, Extras) enthalten,
- gehört aber abrechnungstechnisch zur Masterbuchung.
- hat Verrechnungszeilen, die der Masterbuchung zugeordnet sind.
Zusätzlich kann über die Masterbuchung: - eine gemeinsame Firmenrechnung für die Logis über mehrere Reservierungen hinweg erstellt werden.
Platzhalter-Gast „NN“ für noch unbekannte Namen
Gerade bei Firmen-, Monteur- oder Gruppenbuchungen passiert es oft, dass die Firma Zimmer vorab blockiert, die Gästennamen aber erst später liefert.
Dafür können Sie bei den Reservierungen den Platzhalter-Gast „NN“ verwenden:
- Reservierungen werden mit Gastname „NN“ angelegt → Zimmer sind geblockt
- Sobald die echten Namen bekannt sind → „NN“ Gast wird mit einem vorher angelegten Gast ersetzt
- Alle Reservierungs-, Leistungs- und Abrechnungsdaten bleiben erhalten
Wann sollten Sie Masterbuchungen verwenden?
Typische Anwendungsfälle:
- Firmen- und Monteurbuchungen: Namen sind anfangs noch nicht bekannt
- Seminar- und komplexe Reisegruppen
- Hochzeiten - bei denen ein Teil der Logis-Rechnungen vom Brautpaar bezahlt wird und ein Teil selbst bezahlt und manche Personen früher oder später an-/abreisen
- Gruppen mit unterschiedlichen An-/Abreisedaten
- Wenn Logis gesammelt, aber Extras individuell verrechnet werden sollen
Wichtig: Nicht jede Gruppenbuchung braucht eine Masterbuchung. Homogene Gruppen mit gleichen An-/Abreisedaten können einfacher als Reservierung mit vielen Zimmern abgewickelt werden.
Auch Firmenreservierungen mit Rechnung an die Firma, aber unterschiedlicher anreisender Gast kann in einfachen Fällen nur mit den Firmenbuchungs-Funktionen abgewickelt werden. Masterbuchungen brauchen Sie dann, wenn sie erwarten dass bei den einzelnen Teilnehmmern einer Gruppe weitere Leistungen hinzukommen oder sich die Reisetermine ändern - Sie aber eine gemeinsme Firmenrechnung für alle Teilnehmer brauchen.
Abrechnung: Was landet wo?
Logis (Nächtigungen)
→ kann über die Masterbuchung gesammelt verrechnet werden (eine Rechnung über mehrere Reservierungen)Zusatzleistungen (z. B. Gastro, Extras)
→ bleiben auf den einzelnen Reservierungen und können dort individuell verrechnet werden
Step-by-Step: Masterbuchung anlegen und verwenden
1) Masterbuchung erstellen
- Öffnen Sie den Bereich Masterbuchungen
- Klicken Sie auf Neue Masterbuchung
- Tragen Sie die wichtigsten Daten ein (z. B. Firmen-Verknüpfung, Gruppenname, Notizen)
- Speichern Sie die Masterbuchung
Ergebnis: Die Masterbuchung existiert als Klammer, hat aber noch keine (oder noch nicht alle) individuellen Reservierungen.
2) Reservierungen aus Angebot erzeugen (Zimmer blockieren)
- Öffnen Sie die Masterbuchung
- Klicken Sie auf "Reservierung anlegen" - statt einer Person wird die Masterbuchung verwendet.
- Lassen Sie ein Angebot für die Termine, Zimmer und Personenanzahl berechnen - das ist wichtig, denn es wird danach für jedes Zimmer eine individuelle Reservierung erstellt.
- Prüfen Sie die erzeugten Reservierungen (Anreise/Abreise, Zimmer, Personenanzahl)
- Wenn Gästenamen bereits bekannt sind, legen Sie einen Gastdatensatz an. Wählen Sie diesen danach in der Reservierung aus.
3) Zusatzleistungen (z. B. Gastro) individuell hinzufügen
- Öffnen Sie die jeweilige individuelle Reservierung
- Fügen Sie die gewünschten Leistungen/Leistungszeilen hinzu (z. B. Gastro, Parkplatz, Seminarpauschale)
- Speichern
Wichtig: Extras bleiben auf der jeweiligen Reservierung (damit sie individuell verrechnet/zugeordnet werden können).
4) Einzelne Reservierung verlängern (wenn jemand z.B. länger bleibt)
- Öffnen Sie die betreffende individuelle Reservierung
- Passen Sie das Abreisedatum an (Verlängerung)
- Passen Sie die Verrechnungszeilen dementsprechend an
Vorteil: Das ist bei Masterbuchungen möglich, weil es echte Einzelreservierungen sind (im Gegensatz zu klassischen Gruppenbuchungen).
5) „NN“-Gast später durch echte Gästenamen ersetzen
Sobald die Firma/Gruppe die Gästeliste liefert:
- Öffnen Sie die jeweilige Reservierung mit dem NN-Gast
- Ersetzen Sie den NN-Gast durch den echten Gastdatensatz (bzw. erstellen Sie zuerst den Gastdatensatz und wählen Sie ihn anschließend aus)
- Speichern
- Wiederholen für alle Reservierungen
Ergebnis: Historie, Leistungen und Abrechnung bleiben intakt, nur die Referenz zum anreisenden Gast wird aktualisiert.
6) Gemeinsame Logis-Rechnung über mehrere Reservierungen für die Masterbuchung erstellen
- Öffnen Sie die Masterbuchung
- Klicken Sie auf den Button "Rechnung erstellen".
- Prüfen Sie die Positionen (Logis über mehrere Reservierungen)
- Erstellen Sie die neue Rechnung für die Masterbuchung (Logis gesammelt)
- Erstellen Sie die Rechnung und senden Sie diese wie gewohnt zu
- Eventuell die Zahlung Debitor eintragen - falls die Debitor Funktion aktiviert ist.
Hinweis: Individuelle Zusatzleistungen (z. B. Gastro) bleiben weiterhin auf den einzelnen Reservierungen und können separat aus den jeweiligen Reservierungen abgerechnet werden, falls gewünscht.
Vorteile auf einen Blick
- Einzelreservierungen bleiben flexibel (Änderungen, Verlängerungen)
- Logis kann gesammelt verrechnet werden (eine Rechnung für die Firma)
- Extras können pro Person/ Reservierung individuell zugebucht werden
- Platzhalter „NN“ ermöglicht frühes Blocken trotz fehlender Namen
