Nuki Smartphone Schließsystem mit der Hotelsoftware verbinden
Zutrittsberechtigungen für Ihre Gäste per Knopfdruck vergeben und entfernen

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Voraussetzung für den Betrieb

  • Sie haben ein oder mehrere Nuki Smartphone Schlösser installiert und mit Ihrem Smartphone verbunden.
  • Sie haben die Nuki Schlösser über die Nuki Bridge eingebunden und können die Schlösser über das Nuki Web-Interface ansprechen und verwalten.
  • Optional haben Sie die Nuki Keypads mit eingebunden.

Bei den Einstellungen und Möglichkeiten die Sie beim Nuki Schloss nutzen sollten Sie sehr konservativ vorgehen. Nuki richtet sich auch an Privatanwender die bei der Lösung Funktionen wie Auto-Unlock nutzen. Davon raten wir im Vermietungsbetrieb ab.

  • In den Reservierungen der ankommenden Gäste haben Sie die E-Mail Adresse im Personendatensatz. Die maskierten E-Mail Adressen, die u.a. Booking.com vergibt, funktionieren auch.

API Key eintragen, Check-in/out Zeiten festlegen

In igumbi Die Nuki Funktion freischalten lassen.

In Nuki Web im rechten Menü einen Nuki API Token generieren. Der API Token wird nur einmal angezeigt. Sie sollten diesen in die Zwischenablage kopieren.

Wenn die Nuki Funktion in igumbi freigeschalten ist dann können Sie beim Menü "Setup" den Nuki API Token eintragen. Damit ist ein automatischer Zugriff von igumbi auf Ihr Nuki Web Interface möglich.

Legen Sie auch die Standard Check-In und Check-Out Zeiten fest.
Typische Zeiten wären: Check-In ab 15:00 und Check-Out bis 11:00.

Zimmer mit Schloss verbinden

Gehen Sie in igumbi zu Zimmer> Alle Zimmer bearbeiten. In der Rechten Spalte können Sie die Zimmer mit den NUKI Schlössern verbinden. Die Namen der angelegten Schlösser werden aufgelistet.

Wenn Sie diese Schritte gemacht haben dann können Sie über igumbi die Zugangscode mit den richtigen Zeiten und Zimmerzuordnungen per Button Klick generieren.

Zutrittsberechtigungen für Gäste verwalten

Liste der Ankünfte abrufen: Zutrittsberechtigungen vergeben

Im Menüpunkt "Zutrittsberechtigungen" sehen Sie eine Liste der Gäste die demnächst ankommen oder heute angekommen sind. Wenn die Zimmernummer blau hinterlegt ist dann kann eine Zutrittsberechtigung generiert werden.

Mit einer Testreservierung den Ablauf durchspielen

Bevor Sie bei einer echten Reservierung die Übertragung zu Nuki anstoßen (Es wird von Nuki E-Mails an den Gast geschickt) schlagen wir vor dass Sie eine Testreservierung anlegen (Ankunftstag heute oder in den nächsten paar Tagen und den Ablauf einmal durchspielen.

Sie brauchen auch eine E-Mail Adresse und das Smartphone eines Kollegen/ Bekannten der die NUKI App noch nicht auf seinem Smartphone installiert hat.

Smartphone Zugang erstellen

Durch das Klicken auf den Button wird eine Zugangsberechtigung generiert. Das würden Sie typisch 2-3 Tage bis vor der Ankunft machen. Ob Sie dies an die Kondition knüpfen dass der Aufenthalt schon voll bezahlt ist obliegt Ihren internen Abläufen.

Es wird dazu ein "Benutzer" bei Nuki angelegt. Es wird nur die E-Mail Adresse und die Sprache an Nuki übertragen.

Danach wird die Zutrittsberechtigung angelegt mit den zeitlichen Einschränkungen und Funktionseinstellungen die für den Vermietungsbetrieb sinnvoll sind. Die Zutrittberechtigung wird am Schloss abgelegt und eine Kommunkation von igumbi über den Nuki Web API zur Nuki Bridge und dann zum Schloss findet statt.

Das Anlegen der Zutrittsberechtigung kann ein paar Sekunden dauern. Unsere Schnittstelle fragt alle 10 Sekunden lang 1 x pro Sekunde nach ob die Berechtigung im Schloss angekommen ist und speichert den Berechtigungscode und die Check-In/Out Datum / Uhrzeiten in igumbi.

Nummercode für Keypad

Geplant ist dass auch ein Nummerncode, der an den optionalen Nuki Keypad eingegeben wird, zu dem Zeitpunkt übertragen wird.

Nomenklatur für Benutzer und Zugänge

Das Namensfeld in Nuki wird so befüllt damit Sie schnell erkennen können in welchem Zimmer, für welchen Zeitraum und welche Personen der Zugriff eingerichtet wurde.

Ein Namensfeld sieht z.B. so aus:

8:0331-0405-GruberStefan-623341

Darin ist Kodiert:
Zimmernummer(n): 8, wenn es mehrere Zimmer sind dann wird per Punkt getrennt.
Anreisedatum: 31.3. Abreisedatum: 5.4. Nachname: Gruber
Vorname: Stefan Reservierungsnummer: 623341

Checkout: Smartphone Zugang & Code löschen

Das Nuki Schloss kann 100 Zutrittsberechtigungen speichern. Auch im Sinne der Übersicht und Risikominimierung sollten Sie nach dem Check-Out und der Abreise der Gäste die Zutrittsberechtigungen wieder löschen.

Das können Sie in der Liste Zutrittsberechtigungen durch das Klicken des Löschsymbols machen. Damit haben Sie eine kompakte Übersicht der Berechtigungen die im Umlauf sind.

Es wird bei Nuki Berechtigung gelöscht. Daraufhin geht ein E-Mail von Nuki an den Gast mit der Info dass die Zutrittsberechtigung entfernt wurde. Anschließend wird der Benutzerdatensatz entfernt. Das passiert alles in einer Aktion die in igumbi durch das Löschen getriggert wird.

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook

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