Der Meldeschein in Hotels und Pensionen in Österreich

Der Gästemeldeschein in österreichischen Hotels ist gesetzliche Pflicht. Er dient zur Anmeldung des Gastes und es werden persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum, Wohnort, Nationalität und Pass- oder Ausweisnummer abgefragt. In vielen Gemeinden ist das die Basis für die Abrechnung der Ortstaxe/ Kurtaxe.

Es werden die persönlichen Daten aller Reisenden erhoben, außer es handelt sich um eine Gruppe (ab 8 Personen). Bei Gruppen müssen lediglich der Name und Nationalität der Gäste erhoben werden und nur die Personendaten des Reisleiters.

Behördeneinsicht

Die Polizei und die Meldebehörde haben das Recht auf Wunsch die Meldeblättersammlung zu sichten. Die Aufbewahrungsfrist für die Gästemeldescheine ist drei Jahre.

Basis für die Verrechnung der Ortstaxe/ Kurtaxe

In einigen Orten dient der Gästemeldeschein auch zur Verrechnung und Einziehung der Kurtaxe/ Ortstaxe. Nicht so in Wien, hier gibt es eine umsatzabhängige Berechnung der Ortstaxe die an die MA6 abgeführt werden muss.

Dafür gibt es auf den Meldescheinen bei jedem Gast die Wahl, ob der Gast "pflichtig" oder nicht "pflichtig" für die Abführung der Ortstaxe ist. Oftmals gibt es Ausnahmen für Kinder, Schüler, Lehrlinge oder Arbeiter, deren Aufenthalte nicht pflichtig sind. Diese Festlegungen sind jedoch auf Gemeindeebene geregelt. Der Fremdenverkehrsverband gibt Ihnen die für Ihren Ort anwendbaren Gästecodes und Altergruppen aus.

Gästemeldeschein in Hotelsoftware vorbereiten

In etlichen Gemeinden, besonders in Westösterreich, verlangt die Gemeinde, dass die Daten der Gästemeldescheine an einen Gemeindeserver übertragen werden. Die Gemeinden verwenden dafür einen der Elektronischen Gästeblatt-Anbieter: Feratel Meldeclient (ist besonders in Tirol weit verbreitet), E-Gästeblatt der Firma Comm-Unity, Touristik Center Austria (TCA), Thaler EDV oder andere Anbieter.

Die Hotels, Pensionen und Beherbergungsbetriebe erhalten in der Regel eine Betriebsnummer, Login-Daten und einen oder mehrere Nummernkreise für die auszufüllenden Gästemeldescheine.

Damit ist es möglich mit der igumbi online Hotelsoftware die Meldescheine vorzubereiten. Ein Großteil der Personendaten ist schon bei der Buchung bekannt gegeben worden. Diese Daten werden herangezogen und müssen nicht neu befüllt werden.

Die fortlaufende Meldescheinnummer wird in der Hotelsoftware vergeben. Nach dem Ausfüllen werden die Daten an den Server der Gemeinde übermittelt.

Der Gast unterschreibt den PDF-Meldeschein und das unterschriebene Formular sollte in einem Papierordner abgelegt werden.

XML Schnittstelle

Die Übermittlung an den Gemeindeserver passiert durch eine XML Schnittstelle in der online Hotelsofware. Der igumbi Server baut eine Verbindung zum Gemeindeserver auf und übermittelt den Datensatz im XML Datenformat. Falls Felder fehlen oder die Daten fehlerhaft ausgefüllt wurden, gibt es sofortiges Feedback. Hier das Verfahren mit dem Feratel Meldeclient.

Solche Schnittstellen gibt es zum Feratel Meldeclient, TCA, Thaler-EDV und E-Gästeblatt.

Wann wird das Gästeblatt an den Server übermittelt?

Bei Hotels mit typischerweise kurzen Aufenthalten (1-2 Nächten) passiert die Übermittlung meist am Tag des Checkins. (Es sollte spätestens 24 Stunden nach dem Eintreffen des Gastes passieren).

Die Meldescheine werden nicht automatisch an den Server der Gemeinde übermittelt. Jede Übertragung muss in der igumbi Hotelsoftware angestoßen werden. Die Rückmeldung vom Gemeindeserver wird gespeichert.

Falls die Gäste den Aufenthalt verlängern oder früher abreisen, so muss der Datensatz am Tag der Abreise durch das Eintragen des tatsächlichen Abreisedatums aktualisiert bzw. verifiziert werden.

Beim Feratel Meldeclient ist es notwendig die Daten erneut bei der Abreise mit dem Status abgereist und dem tatsächlichen Abreisedatum erneut zu übermitteln.

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