Priority Check-In — Formular für zum Ausfüllen des Gästeblattes
Per Automailer Ihre Gäste auffordern das Gästeblatt selbst auszufüllen - spart Zeit beim Check-In

Das Hotel Check-In Formular können Ihre Gäste selbst vor der Anreise ausfüllen und damit den Priority Check-In genießen. Der Großteil der Meldeschein Formalitäten ist dann bereits vor der Ankunft erledigt.

Weniger Aufwand mit dem Gästeblatt/ Meldeschein

Mit der Priority Checkin-In Funktion können Sie Ihren Gästen vor der Ankunft ein automatisches E-Mail mit einem Link auf ein Webformular zuschicken, in dem der Gast die persönlichen Daten für das Gästeblatt/ den Meldeschein eintragen kann.

Das spart Ihnen Zeit an der Rezeption bzw. entlastet Sie bei der Ankunft, da in vielen Fällen das Formular zum Einchecke/n Gästeblatt schon durch Ihre Gäste vorausgefüllt ist (bis zu 85% der Gäste füllen es aus). Sie müssen lediglich die eingegebenen Daten auf Korrektheit überprüfen und mit den Reisedokumenten Querchecken.

Der Check-In Vorgang beschleunigt sich und die Zeit, die Ihre Gäste beim Einchecken mit dem Ausfüllen von Formularen verbringen, reduziert sich deutlich. Damit wird der Stress reduziert, den der Gast beim Empfang nach einer anstrengenden Anreise hat.

Check-In E-Mail Vorlage anlegen

Um die E-Mail für den Check-In Vorgang täglich an die zukünftig ankommenden Gäste zu verschicken, legen Sie eine neue E-Mail-Vorlage mit diesen Text(oder ähnlich) im Textbaustein an:

Please complete your data for our priority checkin:

  #{checkin_url}

Die Variable "checkin_url" ist der Platzhalter für den URL zum Ausfüllen der Gästblattdaten, der individuell für jede Reservierung generiert wird.

Der checkin_url wird im laufenden Betrieb unmittelbar vor dem Versand der Automail vor Anreise generiert. Damit wird sichergestellt, dass allfällige Änderungen der An-/Abreisetermine berücksichtigt wurden.

Automailer: Versand automatisieren

Die E-Mail Vorlage wird täglich zur eingestellten Zeit automatisch mit der Automailer-Funktion verschickt. Dafür muss die E-Mail Vorlage als Automail aktiviert werden.

Typische Einstellungen für den Automailer: Die Versandzeit und Tage davor für die Automailer sollten so gewählt sein damit die ankommenden Gästen noch genug Zeit haben um vor der Ankunft das Formular auszufüllen.

Versandzeit und Tage davor für die Automailer Logik. Den ankommenden Gästen genug Zeit geben das Formular auszufüllen.
  • 2 Tage davor
  • Versandzeit 09:30 - Eine Zeit in der die Gäste, evtl. in Öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind
  • Das Sprache Feld wurde leer gelassen - Damit wird das Vorlagen E-Mail an alle Gäste geschickt, egal ob die Sprache DE, EN oder eine ander Sprache ist

Zugriff auf Check-In Datensatz für den Gast

In der E-Mail an den Gast ist ein URL enthalten, der so ähnlich aussieht wie folgender:

https://www.igumbi.net/checkins/aea17fd4f5a45f561dc1cdc3c6466be232012233
Checkin E-Mail wird an den Gast verschickt damit die Meldedaten / Gästeblattdaten vom Gast ausgefüllt werden.

Dieser URL führt zu einem Check-In Webformular zum Ausfüllen für den Gast.

Der Kopf des Check-In Formulars ist mit den Farben Ihre Betriebs und Ihrem Logo gebranded. Im Fußbereich des Formulars befindet sich die Adresse, klickbare Telefonnummer und Website Ihres Betriebes.

Der Gast sollte die fehlenden Datenfelder ausfüllen. Das Formular enthält nur jene Felder, die für das Gästeblatt notwendig sind.

Ihre Gäste haben in igumbi kein Login oder Passwort. Mit dieser Funktion ist es möglich, dass Ihre Gäste die eigenen Daten für das Gästeblatt selbst vervollständigen können. Das gilt auch für jene Gäste, die über Buchungsportale gebucht haben und über einen Channel Manager importiert wurden.

Der Gästeblatt-Datensatz wird nur erstellt, wenn der Gast die eigenen Daten eingibt und erfolgreich speichert. Der Checkin-Datensatz bildet die Brücke zu einem eventuell vom Gast ausgefülltem Gästeblatt-Datensatz.

Falls der Gast die Check-In-E-Mail ignoriert, kann später beim eigentlichen Check-In, wie gehabt durch die Rezeptionsmitarbeiter ein Gästeblatt über das igumbi Backend ausgefüllt werden.

Das Ausfüllen des Gästeblatt Formulars über das igumbi Backend sperrt auch den Zugang zum Check-In Formular für den Gast.

URL mit Verfallsdatum

Wenn der URL generiert wird, wird ein Verfallsdatum im Checkin-Datensatz hinterlegt. Dieses ist Mitternacht des geplanten Ankunftsdatums in der Reservierung. Somit kann der Gast die Daten auch nach der Ankunft auf seinem eigenem Gerät ausfüllen

Aus Datenschutz-Gründen wird das Zeitfenster für den Zugriff auf die Check-In Daten so gering wie möglich gehalten.

Wenn der Gast die Daten für das Gästeblatt ausfüllt, kann es beim Abspeichern der Daten zu Warnmeldungen kommen, weil der Gast einige Felder nicht vollständig ausgefüllt hat. Wenn die Gästeblattdaten erstmals vollständig und ohne Warnmeldungen gesichert wurden, wird die Frist für den Zugriff auf 2 Stunden nach der vollständigen Dateneingabe reduziert.

Die Check-In URLs, die per E-Mail an den Gast geschickt werden, verleiben oft in den Mail-Programmen am Computer oder am Smartphone des Gastes. Mit der zeitlichen Beschränkung des Zugriffes soll sichergestellt werden, dass sich nach der Anreise die Daten nicht mehr ändern und unbefugter Zugriff zu den Gästeblattdaten weitestgehend ausgeschlossen werden kann.

Webformular für die Gäste

Der Gast bekommt dieses Web-Formular zum Ausfüllen präsentiert:

Priority Checkin Formular der igumbi Hotelsoftware am Desktop Browser

Auch am Smartphone/ iPad/ Tablet ist das Formular zum Einchecken durch ein responsives Layout bequem ausfüllbar:

Durch Responses Layout ist das Check-In Formular auch am Smartphone ausfüllbar.

In der Rezeption

Meldeblätter kontrollieren

Wenn die Gäste die Daten für die Meldeblätter selbst ausgefüllt haben, wird in igumbi noch keine fortlaufende Nummer Gästeblattnummer vergeben.

Rufen Sie dafür den Gästeblatt-Datensatz auf, kontrollieren Sie die Dateneingabe des Gastes und speichern Sie den Datensatz. Dies löst die Vergabe der fortlaufenden Gästeblattnummer aus.

Gast unterschreibt bei Ankunft

In der Regel wird das Gästeblatt in der Rezeption ausgedruckt und für den Gast beim Check-In zum Unterschreiben vorgelegt.

Die Daten werden mit den Reisedokumenten verglichen und das unterschriebene Gästeblatt wird archiviert.

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook

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