Das große Problem bei ausgebuchten Terminen: Wenn Sie eine Reservierung vom Zimmer A ins Zimmer B verschieben, wird Zimmer A kurzzeitig in den Portalen (Booking.com, Airbnb) sichtbar – und der nächste Gast kann es buchen. Das ergibt eine Überbuchung. Nicht gut. Mit dem Zimmer-Tausch-Feature lösen Sie das in einem Schritt: Mehrere Reservierungen werden gleichzeitig verschoben, ohne dass Überbuchungen entstehen. Perfekt für volle Häuser und kritische Termine.
Reservierungen & Zimmer tauschen per Drag & Drop
Mit dem Belegungsplan verwalten Sie Reservierungen per Drag & Drop: aufziehen, verschieben oder Zimmer zwischen mehreren Reservierungen tauschen – ohne Überbuchungen in den Portalen. Diese Anleitung zeigt alle Funktionen.
Neue Reservierungen am Belegungsplan per Drag & Drop aufziehen
Neue Reservierungen und Anfragen können am Belegungsplan aufgezogen werden.
So geht es: Die blaue Reservierung oberhalb des Belegungsplans an das Datum und das gewünschte Zimmer verschieben. Am Ende des Reservierungsbalken kann die Dauer der Reservierung eingestellt werden. Alternativ kann die Dauer der Reservierung durch Klicken auf die Anzahl der Tage festgelegt werden.
Das An- und Abreisedatum und die Anzahl der Nächte wird beim Verschieben und verlängern angegeben.
Durch Klick auf die positionierte Reservierung kommt man zum Formular zum Erfassen der Reservierung. Der Termin und das gewünschte Zimmer ist dabei schon eingetragen. Wenn ein Angebot berechnet wird, dann wird nur die gewünschte Produktkategorie des Zimmers herangezogen. Erfassen Sie die Reservierung mit den notwendigen Gast und Reservierungsdetails.
Wenn der Gast schon in der Kundenliste eingetragen ist, so erscheint der Kundendatensatz nach eintippen der E-Mail oder des Gastnamens.
Beim Speichern wird das gewünschte Zimmer zugeteilt.
Einzelne Reservierung verschieben/ Zimmer am Belegungsplan tauschen
Man kann das Zimmer einer Reservierung am Belegungsplan durch Verschieben der Reservierung tauschen.
Wenn man eine Reservierung mit der Maus markiert, dann kann diese in ein anderes Zimmer mit demselben Termin verschoben (nur vertikal) werden. Es wird geprüft, ob das Verschieben für den Termin von der Belegung her plausibel ist. Wenn ja, dann gibt es eine Erfolgsmeldung und der Belegungsplan wird erneut geladen. Bei einem Konflikt kommt eine Warnmeldung und der Tausch wird nicht durchgeführt.
Reservierungen zweier Zimmer tauschen.
Man kann mehrere Reservierungen, die in Serie in zwei Zimmer gebucht sind, mit einer Transaktion tauschen. Das ist besonders praktisch wenn Sie zu den Terminen voll gebucht sind. Da wäre es nicht vorteilhaft dass die Zimmer in den Buchungsportalen, die via Channel-Manager angebunden sind, kurzfristig geöffnet wären. Durch den Tausch in einem Schritt wird das Risiko minimiert.
Wenn man auf den "Tausch" Button klickt, dann geht der Tauschmodus auf. Sie können dabei mehrere Reservierungen in 2 Zimmern auswählen. Durch Klicken der CTRL (am Mac CMD/ Command Taste) können im einem Zimmer mehrere Reservierungen gewählt werden. Diese Reservierungen sollten einen gleichen Zeitraum abdecken. Lücken sind dabei erlaubt.
Beim Klicken auf "Send" wird der Tausch durchgeführt.
Wenn der Tausch möglich ist, dann wird der Belegungsplan erneut geladen.
Wenn es einen Konflikt beim Tausch eines der Zimmer gibt, dann wird die gesamte Tauschtransaktion zurückabgewickelt und es wird eine Warnung ausgegeben.
Durch die kompakt durchgeführte Tauschaktion werden die Aktualisierungen des Channel-Managers und die Portale im Vergleich zur Bearbeitung einzelner Reservierungen minimiert. Das Risiko dabei, dass bei ausgebuchten Terminen kurzfristig verfügbare Zimmer in den Portalen sichtbar werden, wird dadurch wesentlich reduziert.
Am Belegungsplan eine Woche Springen
Eine weitere Verbesserung ist die Navigation am Hotel Belegungsplan. Es kamen die Optionen hinzu um eine Woche vor oder zurückzuspringen. Das ist für Zeiten wie der Ferienbeginn oder Weihnachten/ Neujahr eine Hilfe um den besseren Überblick über den Zeitraum zu haben.
