Mit der Serienbuchung wird aus einer bestehenden Reservierung oder Masterbuchung eine wiederkehrende Reihe: Datumsabstände, Aufenthaltsdauer und Preise werden automatisch übernommen. Statt jede Woche oder jeden Monat von Neuem zu buchen, prüfen Sie die komplette Reihe in der Vorschau, bevor auch nur eine Reservierung entsteht.
Was ist die Serienbuchung?
Ohne Serienbuchung kostet das Anlegen einer wiederkehrenden Buchungsreihe schnell Stunden. Jede Reservierung wird einzeln erstellt, Zimmer, Daten und Preise werden jedes Mal neu eingetippt oder mühsam kopiert. Das ist nicht nur langsam, sondern fehleranfällig: Ein falsches Datum, ein vergessener Termin oder ein abweichender Preis fallen oft erst Wochen später auf, wenn die Rechnung schon raus ist.
Die Serienbuchung löst genau dieses Problem. Aus einer bestehenden Reservierung oder Masterbuchung wird eine wiederkehrende Reihe generiert. Datumsabstände, Aufenthaltsdauer und Preise werden automatisch von der Quellbuchung übernommen. Aus Stunden Handarbeit werden wenige Minuten, und jede Reihe lässt sich vollständig prüfen, bevor auch nur eine einzige Reservierung entsteht.
Wann brauchen Sie Serienbuchungen?
Die Serienbuchung eignet sich für zwei grundsätzlich unterschiedliche Muster: wöchentlich wiederkehrende Einzelbuchungen und monatliche Dauermieten. Beide Muster lösen ein eigenes, sehr konkretes Problem.
Wöchentlich wiederkehrende Buchungen: Firmen, Monteure, Schulungen
- Firmenbuchungen: Wird dieselbe Reservierung jede Woche von Hand neu angelegt, stimmt irgendwann ein Zimmer, ein Preis oder ein Datum nicht mehr mit der Vorwoche überein. Die Serienbuchung übernimmt Zimmerkategorie, Personenanzahl und Preis unverändert aus der Quellreservierung. Für die Firmenabrechnung ist außerdem relevant: Für B2B-Firmenkunden ist die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format seit 1.1.2025 verpflichtend, auch für Rechnungen aus geklonten Reservierungen. Mehr dazu im Artikel E-Rechnung für Hotels in Deutschland: ZUGFeRD XML/PDF-Format.
- Monteurzimmer: Bei mehrwöchigen Projekten wird leicht eine Woche vergessen oder versehentlich doppelt angelegt. Genauso wichtig wie das automatische Anlegen ist dabei die Flexibilität danach: Jede geklonte Reservierung bleibt einzeln bearbeitbar und stornierbar, ein einzelner Termin lässt sich also jederzeit anpassen, ohne die restliche Reihe zu berühren (siehe FAQ unten).
- Schulungen und Seminare: Eine starre Serie, die eine ganze Gruppe fix zusammenhält, ist unbrauchbar, sobald ein Teilnehmer früher anreist oder verlängert. Deshalb wird bei Schulungen die Masterbuchung geklont: Die Gruppe entsteht gemeinsam, aber jede Einzelreservierung darin bleibt danach unabhängig bearbeitbar.
Monatliche Dauermieten: Boardinghouse, Mitarbeiterwohnungen, Studentenapartments
- Boardinghouses, Serviced Apartments und Mitarbeiterwohnungen: Bei mehreren parallelen Dauermieter-Verträgen ist die größte Sorge nicht der Zeitaufwand, sondern Abrechnungsfehler durch unterschiedlich lange Monate. Für Betriebe, die Zimmer als Mitarbeiterwohnungen oder Corporate Housing an Firmen vermieten, ist verlässliches Wohnen auf Zeit zudem längst mehr als reine Verwaltung: Angesichts des Fachkräftemangels ist eine zuverlässig organisierte Unterkunft ein handfester Vorteil im Werben um Fachkräfte und Führungskräfte.
- Studentenapartments: Die Zimmer sollen während des Semesters fix an Studierende vermietet sein, in den Semesterferien und im Sommer aber wieder normal als Hotelzimmer zur Verfügung stehen. Eine Serie, die endlos weiterläuft, wäre hier das falsche Werkzeug. Die Serienbuchung läuft deshalb über eine festgelegte Anzahl an Terminen, zum Beispiel zehn Monate von September bis Juni für ein Studienjahr, und endet danach bewusst (siehe FAQ unten).
So funktioniert's: Schritt für Schritt
Der Ablauf einer Serienbuchung folgt sechs Schritten, von der Quellbuchung bis zum geprüften Endergebnis. Kein einziger Schritt legt automatisch die komplette Reihe an, ohne dass Sie zuvor Gelegenheit zur Kontrolle hatten.
1. Quellreservierung oder Masterbuchung anlegen und prüfen
Jede Serienbuchung braucht eine bestehende Reservierung oder Masterbuchung als Vorlage. Legen Sie diese Quellbuchung zuerst wie gewohnt an und prüfen Sie sie sorgfältig: Zimmer, Personenanzahl, Preis und Leistungen werden für jeden Termin der Reihe unverändert übernommen. Ein Fehler in der Quellbuchung wiederholt sich sonst automatisch in jedem einzelnen Termin.
2. Konfiguration der Serie: Startdatum, Häufigkeit, Anzahl der Wiederholungen
Öffnen Sie die geprüfte Quellreservierung oder Masterbuchung und wählen Sie "Serienbuchung". Legen Sie Häufigkeit (wöchentlich oder monatlich), das Anreisedatum der ersten Wiederholung und die Anzahl der gewünschten Termine fest.
3. Vorschau prüfen: Termine, Preise, Gesamtsumme
Vor dem Anlegen einer einzigen Reservierung zeigt die Vorschau jeden Termin mit Anreise- und Abreisedatum sowie den kompletten Gesamtbetrag der Reihe. Nichts wird gespeichert, solange Sie diesen Schritt nicht bestätigen.
4. Erste zwei Buchungen erstellen und prüfen
igumbi legt zunächst nur die ersten beiden Termine der Reihe an. So können Sie das Ergebnis in Ruhe kontrollieren, bevor der Rest der Serie folgt.
5. Fortsetzen oder stoppen
Sind die ersten beiden Termine korrekt, setzen Sie die Serie fort und die restlichen Termine werden angelegt. Passt etwas nicht, stoppen Sie die Serie. Bereits erstellte Reservierungen bleiben dabei erhalten. Sie können die angelegten Reservierungen löschen.
6. Ergebnis und Zimmerzuweisungs-Warnungen
Am Ende zeigt die Zusammenfassung alle erstellten Reservierungen mit Status, Daten und Gesamtsumme. Konnte für einen Termin nicht jedes Zimmer automatisch zugewiesen werden, wird das als Warnung angezeigt statt die Buchung fehlschlagen zu lassen.
Masterbuchungen wiederholen
Beim Klonen einer Masterbuchung entsteht pro Termin eine komplette neue Gruppe mit allen zugehörigen Einzelreservierungen. Der Gruppenname folgt dabei dem Muster Präfix JJJJ-MM-TT, sodass jede wiederkehrende Gruppe eindeutig zuzuordnen ist. Alle Reservierungen einer Gruppe werden gemeinsam angelegt: Schlägt eine davon fehl, wird die komplette Gruppe zurückgerollt statt eine unvollständige Gruppe zu hinterlassen.
Mehr zum Grundprinzip von Masterbuchungen und wann Sie diese statt einzelner Reservierungen verwenden, lesen Sie im Artikel Masterbuchungen: Flexible Gruppen- und Firmenbuchungen abrechnen.
Monatliche Serienbuchung für Dauermieter
Für Boardinghouses, Mitarbeiterwohnungen und Studentenapartments läuft die Serienbuchung nach einem anderen Prinzip: Jeder Termin beginnt am ersten Tag eines Monats und endet am ersten Tag des Folgemonats. Das folgt der Aufenthaltslogik im Hotel (Anreise- und Abreisedatum einer Reservierung), nicht unbedingt der Nomenklatur in klassischen Mietverträgen. Entscheidend ist, dass zwischen zwei aufeinanderfolgenden Reservierungen keine Lücke entsteht: Das Abreisedatum eines Termins ist immer identisch mit dem Anreisedatum des nächsten. Da Kalendermonate unterschiedlich lang sind, wird der Tagespreis pro Monat neu berechnet, während der monatliche Gesamtbetrag konstant bleibt.
| Monatslänge | Tagespreis-Berechnung | Monatsbetrag |
|---|---|---|
| 31 Nächte | 900 / 31 = 29,03226 | 900 EUR |
| 30 Nächte | 900 / 30 = 30,00000 | 900 EUR |
| 29 Nächte | 900 / 29 = 31,03448 | 900 EUR |
| 28 Nächte | 900 / 28 = 32,14286 | 900 EUR |
Für ein Studienjahr wählen Sie als Häufigkeit "monatlich", als erstes Anreisedatum den 1. September und als Anzahl der Wiederholungen zehn Termine bis Juni. So durchläuft die Reihe automatisch alle Monatslängen zwischen 28 und 31 Nächten, ohne dass sich der abgerechnete Monatsbetrag ändert.
Was wird nicht übernommen
Damit die Serienbuchung sicher und ohne Nebenwirkungen bleibt, werden folgende Daten der Quellbuchung bewusst nicht kopiert:
- Rechnungen, Zahlungen und offene Beträge
- Zimmerzuweisungen und Belegungen (werden für jeden Termin neu berechnet)
- Gästeblätter, Check-In-Daten und Zugangscodes
- Gutscheine, Kreditkarten und Zahlungsaufforderungen
- E-Mails und Gastnachrichten
Für jeden geklonten Termin wird lediglich der offene Buchungsstatus verwendet. Terminierte, stornierte oder abgereiste Zustände der Quellbuchung werden nicht übernommen. Zum Erstellungszeitpunkt der Serienbuchung werden außerdem keine automatischen Gast-E-Mails verschickt, jede Serienbuchung entsteht also ohne doppelte oder verfrühte Gästekommunikation.
FAQ: Serienbuchung
Kann ich einzelne Termine der Serie stornieren?
Ja. Jede geklonte Reservierung ist eine eigenständige Buchung und lässt sich unabhängig von den übrigen Terminen der Reihe bearbeiten oder stornieren. Das macht die Serienbuchung auch für Monteurzimmer geeignet, bei denen sich einzelne Wochen kurzfristig ändern.
Werden Gäste per E-Mail benachrichtigt?
Nein. Zum Erstellungszeitpunkt der Serienbuchung werden standardmäßig keine automatischen Gast-E-Mails verschickt. Das verhindert doppelte oder verfrühte Kommunikation, etwa wenn ein Termin noch geprüft und eventuell wieder gestoppt wird.
Was passiert bei Zimmer-Engpässen?
Konnte für einen Termin nicht die volle Anzahl an Zimmern automatisch zugewiesen werden, wird die Reservierung trotzdem angelegt und mit einer Warnung versehen. So bleibt die Buchung sichtbar und kann manuell nachbearbeitet werden, statt fehlzuschlagen.
Funktioniert das auch für Masterbuchungen?
Ja. Beim Klonen einer Masterbuchung entsteht pro Termin eine komplette neue Gruppe mit allen zugehörigen Einzelreservierungen in einer Transaktion. Schlägt eine einzelne Reservierung fehl, wird die gesamte Gruppe dieses Termins zurückgerollt.
Wie oft kann ich eine Buchung wiederholen?
Die Anzahl der Wiederholungen ist auf 52 Termine pro Serie begrenzt. Das ist eine Sicherheitsgrenze gegen versehentlich zu große Serien und kann bei Bedarf künftig als Einstellung angepasst werden.
Wie wird der Preis bei monatlichen Dauermieten berechnet, wenn Monate unterschiedlich lang sind?
Der Tagespreis wird pro Monat neu berechnet, sodass der monatliche Gesamtbetrag über 28 bis 31 Nächte hinweg konstant bleibt. Der ursprüngliche Monatsbetrag der Quellreservierung dient dabei als Referenzwert für jeden Termin.
Kann ich die Zimmer zwischen den Semestern oder in den Sommerferien normal vermieten?
Ja. Die Serienbuchung läuft nur über die von Ihnen festgelegte Anzahl an Terminen, zum Beispiel zehn Monate von September bis Juni, und endet dann bewusst. Für die restliche Zeit, etwa im Sommer oder in den Semesterferien, bleiben dieselben Zimmer normal für kurzfristige Hotelbuchungen verfügbar.
Fazit
Die Serienbuchung macht aus stundenlanger Handarbeit ein paar Klicks, ohne dabei die Kontrolle aus der Hand zu geben. Sie sehen jede Reihe vollständig in der Vorschau, bevor auch nur eine Reservierung entsteht, und die ersten beiden Termine laufen zur Prüfung, bevor der Rest folgt. Ob wöchentliche Firmen- und Monteurbuchungen, flexible Schulungsgruppen oder monatliche Dauermieten in Boardinghouse und Studentenapartment: Ihre wiederkehrenden Gäste bekommen dieselbe sorgfältige Buchung wie beim ersten Mal, nur eben automatisch.
Mehr zu verwandten Themen: Masterbuchungen: Flexible Gruppen- und Firmenbuchungen abrechnen, Firmenreservierungen und E-Rechnung für Hotels in Deutschland: ZUGFeRD XML/PDF-Format.
Haben Sie Fragen zur Serienbuchung in Ihrem Betrieb? Kontaktieren Sie unser Support-Team, wir zeigen Ihnen die Funktion gerne live.
