Mahnung Hotelrechnungen der per E-Mail Vorlage

Durch zeitnahes mahnen von offenen Rechnungen kommen Sie schneller zu Ihrem Geld

Wie Schreibt man eine Mahnung/ Zahlungserinnerung an Firmenkunden für offene Hotelrechnungen?

Die meisten Privatkunden müssen vor oder bei Abreise bezahlen. Bei Firmenkunden wird bei manchen Betrieben eine Ausnahme gemacht.

Offene Rechnungen urgieren

Manche Hotelrechnungen, meist von Firmenkunden, werden nicht beim Checkout oder vor der Anreise gezahlt. Die Rechnungen werden auf Ziel ausgestellt.

Ein Teil der Firmen sind langsame oder schlampige Zahler und wollen / müssen erinnert werden, dass die offene Rechnung zu zahlen ist.

Sie benötigen ein Mahnschreiben, oder freundlicher eine "Zahlungserinnerung".

Der Vorgang zum Versenden eines Mahnschreibens per E-Mail ist nun in der igumbi Hotelsoftware vereinfacht worden. Es kann, wenn das Erfassen der Zahlungen in Verwendung ist, einfach aktiviert werden.

Mahnungen Aktivieren

In den Menüpunkt "Setup" gehen (im linken Menü, bei den Hotel Stammdaten) und dort die Funktion "Mahnungen" aktivieren.

Eine neue E-Mail Vorlage für ein Mahnschreiben wird angelegt. Die Liste der offenen Posten bekommt den Menüpunkt "Mahnungen". Mit dem kann eine E-Mail Mahnung per Vorlagen E-Mails angestoßen werden.

E-Mail Vorlage prüfen

Die E-Mail Vorlage sicherheithalber prüfen und ggfls. die Formulierungen des Mahnschreibens auf die Besonderheiten Ihres Betriebs anpassen.

Wir sind keine Juristen (und Experten beim formulieren von Mahnschreiben) und haben das notwendigste hineingepackt um einen Mahnprozess mit der Vorlage zu betreiben.

Muster Mahnungs Vorlage

Offene Posten / Rechnungen Liste

Im Bereich der Rechnungen gibt es in der Mitte oben den Menüpunkt "offene Rechnungen".

Der Button für die Mahnung wird bei offenen Rechnungen gezeigt die noch offen sind und vor mehr als 14 Tagen ausgestellt wurden.

Diese Liste der offenen Rechnungen sollten Sie periodisch durchsehen und bei jedem Gast auf den Button Mahnung klicken um die Mahnung per Vorlagen E-Mail zu verschicken. Es öffnet sich ein Vorlagen E-Mail, ähnlich wie das Angebot oder die Buchungsbestätigung.

E-Mail Mahnungen verschicken

Eine Mahngebühr, die Sie eventuell verrechnen stellt keinen Position dar den Sie in Rechnung stellen. Im Mahnschreiben ist es wichtig, dass die offenen Rechnungen aufgeführt werden.

In der E-Mail Vorlage für das Mahnschrieben gibt es diese Elemente:

  • einen Block der offenen Rechnungen die für den Kundendatensatz offen sind.
  • Anführung der Mahngebühr - falls diese bei den Hotelstammdaten im Bereich Rechnung festgelegt wurde.
  • Die Summe des zu zahlenden Betrages: offene Rechnungen und Mahngebühr, falls keine Mahngebühr festgelegt wurde dann nur die Summe der offenen Rechnungen.
  • Eine Zahlungsfrist: wird mit einer Woche ab Heute in der Zukunft gesetzt.
  • Das Datum die bis wann die Zahlungseingänge berücksichtigt wurden ist das heutige Datum.

Darüber hinaus gibt es mehr oder wenige freundliche Formulierungen die Ihre Kunden, bzw. deren Buchhaltungsabteilung zur baldigen Zahlung der offenen Forderungen animieren soll.

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook
Jetzt unverbindlich probieren!

Testen Sie igumbi für 30 Tage. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.

Cookies helfen uns bei der Bereitstellung unserer Dienste. Durch die Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies setzen. Datenschutzerklärung & Cookies