Kreditkartenzahlungen mit Stripe in der Hotelsoftware

Testen Sie igumbi kostenlos für 30 Tage. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich.

Um Kreditkartenzahlungen bequem aus der Hotelsoftware abzuwickeln, haben wir Stripe integriert. Ein extra Kartenterminal wird für viele Fälle der Zahlungsabwicklung damit obsolet.

Was ist Stripe?

Stripe ist ein sicheres Bezahlsystem für Kreditkartenzahlungen. Stripe besticht durch ein klares und sauberes Interface, logische Strukturen und ist einfach und robust zu integrieren. Die Kosten/ Gebühren (Disagio) sind fair und transparent.

Die Stripe Kreditkartenzahlung kann schnell angemeldet werden und einfach mit der igumbi Hotelsoftware verbunden werden, um Kreditkartenzahlungen in der Webapp ohne physisches Kartenterminal abzuwickeln. Das macht diese Lösung auch mobil verfügbar.

Kosten und Konditionen

  • 1.4% Disagio + €0.25 pro Transaktion für Europäische Karten, sonst 2.9% +€0.25
  • Keine Setup-Gebühren
  • Keine Monatsgebühren
  • Kein Gerät/ Terminal notwendig

Stripe Pricing für Österreich, Stripe Pricing für Deutschland

Anmeldung bei Stripe

Stripe versucht die Anmeldung und das Onboarding so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Es bedarf keinerlei Papierkram oder das Faxen/ postalische Erbringung von Dokumenten oder Nachweisen.

Betriebe können alleine mit einer Email-Adresse und Telefonnummer ein Konto erstellen. Beim Anmeldevorgang kommt auch ein automatisierter Anruf um Ihre Kontaktnummer zu verifizieren.

Danach werden die Angaben zum Unternehmen (Untenehmenensgegenstand, Form der Firma, Firmenbuchnummer) sowie Personaldaten zum Inhaber des Stripe-Kontos direkt im Dashboard ausgefüllt.

Sobald ein Bankkonto zur Auszahlung bei Stripe hinterlegt wurde, kann Stripe die ersten Auszahlungen überweisen.

API Keys um Stripe mit igumbi zu verbinden

Um ein igumbi Hotel mit einem Stripe Account zu verbinden, werden in igumbi die Stripe API Keys eingetragen.

Es gibt 4 Keys in Stripe:

  • jeweils Test und Live
  • jeweils Secret und Public

Steigen Sie in igumbi im Setup ein und geben dort im Bereich "Zahlungen und Registrierkasse" die Stripe Keys ein. In der Regel werden die "live" Keys eingetragen. Die Test Keys sind für die Testung des Accounts und zur Erkundung der Interaktion zwischen igumbi und Stripe zur Verfügung gestellt.

In der Anfangsphase kann es sein dass Sie den Ablauf der Zahlungen noch testen wollen. Im linken Menü von Stripe, weiter unten gibt es einen Schalter zum Umschalten auf den Testmodus: "Viewing test data". Und dann zum Menüpunkt API gehen.

Zahlungstransaktionen testen

Ein Test der Zahlungstransaktion kann mit den Test-Kreditkartennummern von Stripe mit beliebigen Ablaufdatum und CVC Code gemacht werden. Es werden keine echten Zahlungen durchgeführt.

  • 4000000400000008 Österreichische Visa Karte
  • 4000002760000016 Deutsche Visa Karte
  • 4000007560000009 Schweizer Visa Karte
  • 30569309025904 Diners Club
  • 5555555555554444 US Mastercard
  • 4242424242424242 US Visa Karte
  • 378282246310005 US American Express

Die US Karten lösen das Feld mit der PLZ (Postleitzahl- / Zipcode) Eingabe aus. Hier bitte eine beliebige fünfstellige Nummer (z.B. 10001 New York, Chelsea, 11206 Brooklyn, Williamsburg oder 90210 Beverly Hills, Los Angeles) eingeben.

Die Karten funktionieren nur solange die in igumbi hinterlegten Stripe API Keys die Test API Keys sind.

Mehr Kartennummern zum Testen, mit unterschiedlichen Szenarien, finden Sie auf der Stripe Dokumentations-Seite.

Auszahlung (Payouts) der Umsätze

Standardmäßig ist die Auszahlung der Kreditkartenumsätze 7 Tage nach der Zahlungstransaktion im Wochenrhythmus eingestellt.

In den Stripe Einstellungen kann "monatlich" oder "täglich" gewählt werden. Die Zahlungen werden auch dann immer erst 7 Tage später ausbezahlt.

Gibt es einen fixen Tag in der Woche, an dem immer ausbezahlt wird?

Welche Bank zahlt aus?

Wie sehen die Abrechnungsaufstellungen/ Statements bei der Auszahlung aus?

Wo kann ich Infos über ein abgezogenes Disagio finden?

Eigene Verträge mit Kreditkartenfirmen?

Sind eigene Verträge mit den Kartenfirmen notwendig für Besonderheiten im Hotelgeschäft?

Stripe übernimmt sämtliche administrativen Aufgaben gegenüber den Kreditkartenunternehmen, sodass hier keine gesonderten Verträge unterzeichnet werden müssen oder extra Gebühren anfallen.

Zahlungstransaktionen (Payments)

Rechnung ausstellen

Die Grundlage einer Zahlung ist eine vorher ausgestellte Rechnung.

Die Hotel Rechnung wird vorerst ohne Eintragen einer Kreditkartenzahlung ausgestellt.

Zahlung erfassen

Bei der Eingabe der Kreditkartennummer wird bei Stripe ein Kundendatensatz (Customer) angelegt. Darunter wird die Kreditkarte angelegt. Die Kreditkartendaten liegen dann nur am Stripe Server. In igumbi ist lediglich eine Referenz auf die Kreditkartendaten gespeichert.

Eine Zahlung (Payment) wird in igumbi für die Rechnung angestoßen. Dieser löst das Anlegen einer Stripe-Transaktion aus. Die Zahlung könnte aus verschiedenen Gründen nicht durchgeführt werden (z.B. Karte gesperrt, Karte abgelehnt, Karte is nicht mehr gültig). Daher wird die Stripe-Transaktion eigenständig durchgeführt. Erst wenn eine erfolgreiche Stripe-Transaktion durchgeführt wurde, wird der Zahlungsdatensatz angelegt.

Wenn die Stripe-Transaktion nicht erfolgreich war, bleibt die Transaktion unvollständig gespeichert. Es gibt einen Link zum Charge oder Refund in Stripe mit Links zum Datensatz in Stripe.

Der Zahlungsdatensatz in igumbi ist mit der Stripe-Transaktion verknüpft.

Mehrfache Belastung der Kreditkarte

Um sicherzustellen, dass die Karte des Kunden mehrfach belastet werden kann, wird der Gast als Kunde (Customer) in Stripe angelegt. Die Customer_ID wird in igumbi beim Kunden und bei der Kreditkarte gespeichert. Damit ist es möglich die Karte mehrfach zu belasten.

Was sieht man im Stripe Backend?

Kunde = Customer

Stripe Transaktion = Payment

Balance = Sie können sehen, wann die Zahlungen zur Übertragung auf das Girokonto zur Verfügung stehen und wieviel abzüglich des Disagios pro Transaktion ausbezahlt wird.

Payouts = Auszahlung der Umsätze auf Ihr Bankkonto

Wie sieht die Transaktion beim Kunden aus?

In der Kreditkartenabrechnung des Gastes stehen folgende Details zu einer Zahlungstransaktion:

TBD

Storno/ Refundierung einer Zahlung

Wenn eine Kreditkartenzahlung, die mit Stripe bezahlt wurde, in igumbi storniert wird, so wird in Stripe ein "Refund" ausgelöst. Der Betrag wird wieder auf die Kreditkarte rückgebucht.

Die ursprüngliche Zahlung wird als refundiert markiert.

Stripe refundiert auch die Gebühren/ das Disagio, die auf die ursprüngliche Zahlung angewandt wurden.

Teilrefundierung

Der Zahlungsbetrag kann auch nur teilweise refundiert werden. Das kann z.B. notwendig sein wenn der Gast frühzeitig abreist.

Die betroffene Zahlung finden. Unterhalb der Stripe Zahlungstransaktion auf den Button "Teilrefundierung anlegen" klicken.

Den Zahlungsbetrag zum Refundieren eintragen: z.B. -120.00 .

Stripe Zahlungen Kassenreport

Die Stripe-Zahlungen werden mit der Bezahlungsart "Stripe" eingetragen.

Für Kunden in Österreich: Diese elektronisch abgewickelten Zahlungen sind im Rahmen der Registrierkassenpflicht nicht RKSV-signierungspflichtig.

Zahlungen für Buchungen über das online Buchungstool

Kreditkarten Formular im online Buchungstool

Wenn das Stripe Account aktiviert ist, können die Kartendaten bei der Buchung im online Buchungstool auf Ihrer Website entgegen genommen werden. Die Karte kann mit Hilfe der Zahlungsprozesse sofort belastet werden.

Die sofortige Belastung verketten einige Arbeitsschritte die sonst manuell im igumbi Backend getätigt werden würden.

Es stehen zwei Buchungs/ Zahlungs-Prozesse zur Verfügung:

  • Sofortige Belastung der Karte mit der Gesamtsumme der Buchung
  • Einzug der Anzahlung der Buchung mit dem Prozentsatz der in den Hotelstammdaten festgelegt wurde

Zum Nachvollziehen der Verarbeitung gibt es unter dem Menüpunkt "Auto-Reservierung" eine Liste der Buchungen. Der letzte Status der Verarbeitung wird pro Buchung angezeigt. Damit ist eine manuelle Prüfung der Buchung möglich und der Status kann mit dem Kunden abgeglichen werden.

Die Stripe Transaktionen sind verlinkt, sodass die Prüfung von fehlgeschlagenen Buchungen möglich ist.

Vollzahlung bei Buchungszeitpunkt

Wenn unmittelbar nach der Buchung die Kreditkarte mit dem vollen Betrag der gebuchten Leistung belastet werden soll, gibt es einen automatischen Prozess dafür.

Folgende Schritte werden durchgeführt

  • Verifikation ob die Kartendaten, die im Buchungsformular eingegeben wurden, valide sind.
  • Eine Rechnung für die gesamte Reservierung wird ausgestellt.
  • Die Karte wird mit dem vollen Rechnungsbetrag über Stripe belastet.
  • Wenn die Belastung der Karte funktioniert, dann wird mittels Automailer eine Reservierungsbestätigung verschickt.
  • Diese E-Mail Bestätigung kann mit der PDF-Rechnung als Anhang verschickt werden. Die Rechnung enthält die Information, dass diese vollständig bezahlt wurde.
  • Falls die Karte nicht automatisch belastet werden konnte, geht ein E-Mail an den Buchenden dass es Probleme bei der Kartenbelastung gab. Eine Kontaktaufnahme wird angekündigt.

Anzahlung bei Buchung

Wenn zum Zeitpunkt der Buchung eine Anzahlung zu Zahlen ist dann gibt es diesen Ablauf.

Die Höhe der Anzahlung wird berechnet:

Gesamtbetrag der Buchung * Anzahlungsprozentsatz aus den Hotelstammdaten 

Folgende Schritte werden in diesem Prozess durchgeführt

  • Verifikation ob die Kartendaten, die im Formular im Buchungstool auf Ihrer Website eingegeben wurden, valide sind.
  • Eine Anzahlungsforderung wird in igumbi erstellt.
  • Die Karte wird mit der Höhe der Anzahlungsforderung in Stripe belastet
  • Wenn die Belastung der Karte funktioniert, dann wird mittels Automailer eine Anzahlungsbestätigung verschickt.
  • Falls die Karte nicht automatisch belastet werden konnte, geht ein E-Mail an den Buchenden dass es ein "Problem beim Anlegen der Reservierung" gab. Eine Kontaktaufnahme wird angekündigt.

Channelmanager Reservierungsimport

Später die Karte belasten

Hotels benötigen zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Zyklus einer Reservierung Zugriff auf die Zahlungsdaten.

  • Unmittelbar nach dem Buchungseingang - nicht zu erstattende (non-refundable) Reservierungen
  • Im Fall eines Stornos - Stornogebühr
  • Kurz vor oder bei der Anreise - Logis-Rechnung vor Ankunft
  • Bei Abreise - Rechnung
  • Nach Abreise (bei Schäden)

Die Kreditkarte kann zu den jeweiligen Zeitpunkten belastet werden, da die Kartendaten bei Stripe hinterlegt sind.

Kunde bei Stripe anlegen

Beim Import der Reservierung vom Channel Manager werden die Kunden- und Kreditkartendaten bei Stripe hinterlegt.

Gut zu Wissen

EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Hier die Information zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf der Stripe Website.

Author: , igumbi.com . Ich bin auf twitter zu finden: @smtm, und als roland.oth auf Facebook

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Hotelsoftware

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