Automailer für Hotels: automatisierte E-Mails für Buchungen

Für den automatischen zeitgesteuerten Versand von Hotel-/ FeWo-E-Mails nach dem Buchungseingang, vor der Ankunft oder nach der Abreise gibt es die Funktion des Automailers.

Automailer für automatischen zeitgesteuerten Versand der Hotel E-Mails: Reservieungsbestätigungen, E-Mail Vor Anreise / nach der Abreise.

Buchungsportale: Kontinuierliche Verschlechterung der Gästedaten

Die Buchungsportale haben in den letzten Jahren beim Export der Buchungen die Datenqualität der Personendaten kontinuierlich verschlechtert: Die E-Mailadresse wird verschleiert, das Geschlecht, die Anrede und die Sprache werden nicht mehr bekannt gegeben, die postalische Adresse wird nur teilweise übermittelt.

Die Buchungsportale machen alles, um die direkte Kommunikation zwischen den Hotels und den Gästen zu erschweren. Das offensichtliche Ziel der Portale ist es, die Kundenbeziehung zu besitzen und den Betrieben die Kommunikation mit den Gästen aufs Minimum zu reduzieren.

Der Automailer entlastet die Rezeption

Um dem entgegenzuwirken, haben wir den Automailer erstellt. Dieser nimmt die bestehende E-Mail Vorlagen mit Textbausteinen und hängt an diese eine zeitgesteuerte Automailer-Regel.

Die E-Mails werden für diese Vorlagen ab diesem Zeitpunkt automatisch verschickt. Die E-Mail Vorlagen können jedoch immer noch für den individuellen Versand genutzt werden.

Automailer für den automatischen zeitgesteuerten Versand der E-Mails bearbeiten

Das Anlegen einer Automailer-Regel funktioniert so:

  • Es wird eine E-Mail Vorlage ausgewählt.
  • Das Datumsfeld kann gewählt werden: transferred_at - nach dem Import aus dem Channel Manager, arrival_date - vor dem Anreisedatum, und departure_date - nach der Abreise.
  • Zeitversatz: Wie viele Minuten/ Stunden/ Tage bezogen auf das Datum / Datumsfeld. Es gibt zur Auswahl wenigen Minuten, über Stunden bis zu 14 Tagen.
  • Stunde/ Minute Die Uhrzeit für den Versand - wird bei den An- und Abreise-basierten Automailer-Regeln angewandt. Wählen Sie eine günstige Zeit, in der Sie auf die Antworten Ihrer Gäste reagieren können/ wollen.
  • Davor: Wenn das "Davor"-Feld aktiv ist, wird die E-Mail vor dem Datumsfeld verschickt, sonst danach.
  • Sprache: Die Sprache der Gäste. Wenn die Auswahl leer bleibt, werden die E-Mails an alle Gäste geschickt, egal welche Sprache im Gast-/ Kundendatensatz eingetragen ist. Hierfür würde sich eine E-Mail in mehreren Sprachen anbieten, in der Sie den jeweiligen Text in den verschiedenen Sprachen hintereinander anführen.
  • Aktiv: Sie können die Automailer-Regel aktivieren/ deaktivieren.

Im System werden die eingegebenen Kombinationen auf Sinnhaftigkeit überprüft.

Die verschickten E-Mails sind am Symbol des von einem Kreis umrundeten Kuverts zu erkennen.

Liste der E-Mails die mit dem Automailer aus der igumbi Hotelsoftware verschickt wurden.

Sprache der Gäste festlegen

Damit die automatisch verschickten E-Mails in der richtigen Sprache versandt werden, wird bei Nichtanlieferung der Sprache beim Buchungsimport, die Sprache beim Personendatensatz anhand dem Land des Gastes zugeteilt.

Die Sprache kann später am Personendatensatz geändert werden.

So wird bei der Zuteilung vorgegangen:

  • Generell wird Englisch angenommen.
  • Deutsch wird gewählt, wenn die Reservierung aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz kommt.
  • Spanisch wird gewählt, wenn die Reservierung aus Spanien oder Mexiko kommt.
  • Wenn kein Land angeliefert wird, wird vom System Englisch gewählt.

Diese E-Mails sollten Sie als Automailer aufsetzen

Automatische Buchungsbestätigung/ Welcome E-Mail nach Buchungsimport aus einem Buchungsportal

Eine automatisierte E-Mail direkt nach dem Eingang der Buchung ist wichtig, um mit dem buchenden Gast Kontakt aufzunehemen.

Aus praktischen Gründen ist der direkte Kontakt zum Hotel notwendig, besonders wenn es um die Anreise und Ankunftskoordination geht. Mit der Welcome E-Mail nach der Buchung kann dieser Vorgang des Versands der Hotel Reservierungsbestätigung nun automatisiert werden.

Der E-Mail Versand der Buchungsbestätigung kann zeitversetzt eingeplant werden , zum Beispiel 5 oder 10 Minuten später, muss also nicht unmittelbar nach dem Einlesen der Buchung erfolgen.

Sie können nützliche und wichtige Informationen für die Bucher schicken, um einen Dialog mit dem buchenden Gast einzuleiten. Unmittelbar nach der Buchung ist wohl der Zeitpunkt, in dem der Gast am empfangsbereitesten ist für einen Dialog.

  • Anreise-Info: Ab wann kann das Zimmer bezogen werden?
  • Finden des Eingangs (bei Apartments), Besonderheiten in der Handhabung der Haustür
  • Kontaktinfo beim Check-In: Mobil-/ Telefonnummer und Ansprechperson(en)
  • Parkplatz-Information: Wo genau? Kosten, Zahlungsformen für das Parkticket (Münzen/ Kartenzahlung)
  • Informationen zum Frühstück
  • Late Check-In Arrangements, bzw. Infos über die Öffnungszeiten der Rezeption, Informationen über Self-Check-In/ Schlüsselsafe/ Key Safe/ Codes
  • Anbieten von Transfer vom Flughafen/ Bahnhof/ Hafen
  • Informationen zu Taxis in der Stadt
  • Wichtige Hausregeln
  • WLAN / WIFI Passwort
  • Frage, ob Kinder mitkommen bzw. ob es Wünsche für die Aufbettung gibt.

Vor der Anreise: Information zum Check-In/ Daten für den Meldeschein

Verschicken Sie ein paar Tage vor der Anreise eine Checkin E-Mail, um die genauen Personendaten zu erheben, die für den Meldeschein/ das Gästeblatt notwendig sind.

Sinnvoll sind 2-4 Tage vor der Anreise, damit Sie eventuell einen Bürotag erwischen, bzw. wenn der Gast schon unterwegs ist, damit der Gast Zeit finden kann, um die Informationen (auch der mitanreisenden Gäste) zu sammeln.

Diese Datenfelder sind meistens noch notwendig, damit das Gästeblatt im Voraus ausgefüllt werden kann:

  • Vollständige Namen aller anreisenden Gäste
  • Nationalität
  • Geburtsdatum
  • Pass oder Personalausweis

Typische Themen, die oft kurz vor der Anreise in Ihrem Checkin-In E-Mail kommuniziert/ geklärt werden müssen:

  • genaue Ankunftszeit
  • Ihre Kontaktperson/ Telefon oder Mobilnummer und Namen der Person für den Checkin
  • Safe Code/ Key Code
  • Tipps für die Anreise mit den öffentlichen Verkehrsmittel und/oder das Parken: Günstigst gelegene Garage in der Nähe. Gäste, die mit Ihrer Örtlichkeit nicht vertraut sind, sind froh über praktische Hinweise.

Die Liste der Reservierungen, an die die automatische E-Mail vor der Anreise geschickt wird, wird kurz vor 8 Uhr in der Früh abgerufen. Die E-Mail wird an jene Reservierungen versandt, die sowohl eine E-Mailadresse eingetragen als auch ein Zimmer zugeteilt haben.

Der Versand der Checkin E-Mail erfolgt zu dem von Ihnen festgelegten Zeitraum. Die meisten unserer Betriebe nutzen den Zeitbereich zwischen 9:00 - 11:00 als Versandzeit.

Nach der Abreise: Aufruf zur Bewertung des Hotels

Senden Sie nach der Abreise (am besten 2-4 Tage danach) eine automatische E-Mail mit der Bitte um eine Bewertung. Sie verweisen auf jene Bewertungstools/ Portale, die Ihnen in der organischen Gästeaquise am meisten helfen.

Typischerweise sind das:

  • Ein Bewertungsformular/ Bewertungstool, das Sie auf Ihrer Website eingebunden haben
  • Ihre Facebook-Seite: hier gibt es Beweruntungsapps, die sich in die Facebook-Seite einbinden lassen
  • Ihr Tripadvisor Listing
  • Google Places/ Business Listing
  • Nur an letzter Stelle sollten Sie, wenn überhaupt, die Buchungsportale aufführen. Diese werden Ihre Gäste ohnehin mit Ihren eigenen Bewertungsaufrufen bombardieren.

Hier ist wohl das Timing besonders wichtig. Sie sollten beobachten, wann die Buchungsportale typischerweise die Bewertungsaufrufe schicken und versuchen diesen zuvorzukommen.

Die Liste der Reservierungen, an die die automatische E-Mail nach der Abreise geschickt wird, wird kurz vor 8:00 in der Früh aktualisiert. Die E-Mail wird an jene Reservierungen versandt die sowohl eine E-Mailadresse eingetragen haben als auch ein Zimmer zugeteilt haben.

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